Archiveren van email is net zoiets als een verzekering afsluiten. Je doet het soms omdat het verplicht is, maar ook omdat je het archief nodig hebt als het goed mis gaat. Ben je je er wel bewust van hoe belangrijk het is om snel terug te kunnen zoeken in email? Nee? Dan is er zeker nog nooit iets misgegaan?
De belastingdienst stelt als eis dat de administratie van een onderneming zeven jaar wordt bewaard, en wel zodanig, dat het ook weer ingezien kan worden. Ook facturen, afspraken en agenda’s vallen onder de administratie. En wie maakt er nou geen afspraken via email? Factureren gaat tegenwoordig ook steeds vaker via email, en de agenda staat ook in Exchange. Daarmee is het bewaren van email dus gedurende zeven jaar verplicht. Als je zaken doet met het buitenland, of je hebt een vestiging in het buitenland, maar ook als je in een bepaalde sector actief bent, dan kunnen er nog hogere eisen worden gesteld aan die bewaarplicht.
Stel, je doet wat veel organisaties doen. Je zet een limiet per persoon, een quotum van enkele gigabytes op de email, en je vraagt aan je werknemers of ze regelmatig hun mail willen ‘opschonen’. Je gaat er even van uit dat de belastingdienst niet moeilijk doet. Wat gebeurt er dan als jouw bedrijf opeens in een hoog oplopend juridisch conflict terecht komt? Dan kan plotseling iedere email die voorheen redelijk onbenullig leek, het grootste verschil uitmaken. Dan wordt het opeens belangrijk; hoe werd er intern over die ene klant gesproken? Welke afspraken werden er – ook intern – over deze klant gemaakt? In zo’n geval ben je blij met elk bericht dat je nog terug kunt vinden.
Probleem
Bewaren van email is dus verplicht en verstandig. Maar met een standaard Exchange-server is dat niet te doen. De opgehoopte, nooit gebruikte email gaat dan een onevenredige druk leggen op die Exchange-server. Gaan we dan toch ‘opschonen’? Met de gigabytes van het bewuste quotum? En de essentiële correspondentie en afspraken uitprinten voordat ze digitaal worden gewist? Helaas, daar gaat de belastingdienst niet mee akkoord. Digitale correspondentie moet ook digitaal worden bewaard. Met het oog op eventuele rechtszaken en de snelheid van terugzoeken, is het ook verstandiger om email digitaal te hebben, en wel alles – en niet een deel.
De backup is toch ook archief?
Kan dan de backup niet als archief worden gebruikt? Die hebben we toch al. Ja, het zou kunnen, maar er kleven wel twee bezwaren aan:
Zoeken in backups is (heel) lastig. Backups zijn heel slecht doorzoekbaar. Bewaarde administratie moet in te zien zijn, en dat is met backups maar beperkt het geval.
Backups worden niet geconverteerd (archieven wel). Een echt archief wordt meegenomen bij een eventuele conversie naar een nieuw systeem. Een backup wordt nooit geconverteerd. Dus wanneer het bedrijf overschakelt op een nieuw systeem, is de backup waardeloos. Voor de backup is dat misschien niet zo van belang, maar voor een ‘backup-als-archief’ wel.
Oplossing
De technische oplossingen zijn er. Er zijn systemen die ervoor zorgen dat op basis van bepaalde regels, email volautomatisch naar een archief wordt weggeschreven. Dat archief bevindt zich dan op een apparaat dat veel goedkopere opslag biedt dan de Exchange server. Vaak is dat wel trager dan de Exchange server zelf, maar dat is toch minder belangrijk. Alle mail blijft wel benaderbaar. Zoeken in email kan wel heel snel, en het terugvinden van email die gaat om een bepaald onderwerp, denk aan het juridische conflict, kan in een handomdraai. In sommige gevallen is zelfs zoeken met een app op de mobiele telefoon mogelijk.
Soms hebben dat soort systemen nog meer functies. Omdat het min of meer gaat om een schil om Exchange heen, kan zo’n systeem bijvoorbeeld ook bijhouden wie wanneer toegang had tot welke gegevens. Of kan worden ingesteld dat gebruikers bepaalde bestanden niet mogen versturen (bijvoorbeeld databases, muziek of video).
Een goed archiveringssysteem voor Exchange kan een hoop kopzorgen schelen. Net als een verzekering.
Beste Fred,
Dank voor je opinie.
Een mooi issue dat je aanhaalt, wat vaak wordt vergeten, namelijk het op de juiste wijze archiveren van risicovolle en door wet- en regelgeving vereiste informatie, waaronder e-mails (incl. bijlagen).
Als archiveringssysteem is Outlook sowieso niet geschikt en Outlook is ook niet gemaakt voor het archiveren van e-mails. Het wordt wel samen met netwerkschijven veel gebruikt door medewerkers, vanwege een heleboel oorzaken, zoals gebrek aan een juiste werkwijze en faciliterende archiveringssysteem om e-mails snel en eenvoudig te archiveren, ook dat medewerkers onvoldoende kennis hebben over welke e-mails risicovol zijn en hierdoor in aanmerking komen voor een adequate archivering; en het gebrek aan inzicht over de gevolgen.
Ik ben het niet helemaal eens dat de systemen (b.v. recordmanagementsystemen) perse traag zijn. Dit klinkt alsof dit soort systemen per definitie traag kunnen zijn. Indien de systemen traag zijn, is het afhankelijk van een aantal factoren waaronder veelal server capaciteitsproblemen.
Dus wil je dit probleem aanpakken, dan zal er meer gefocust moeten worden op organisatorische aspecten. Beleid formuleren, het beter bewust maken van medewerkers over de risico’s m.b.t. digitaal archiveren en het operationeel krijgen van een goed werkend recordmanagementsysteem.
Groeten,
Marianne
Tja, als je het over cloud hebt, dan is dit zo’n non-issue.
Neem een goede cloud email provider EN neem een dienst die alle email archiveert (voor juridische compliance en/of f*ck-ups).
Dit is echt een no-brainer. Kost tussen de 6 en 20 euro per gebruiker per maand (dat is inclusief archiveren) en meestal krijg je er ook nog een heel pakket aan voordelen bij.
Nu hoor ik de stormtroepen al aan de deur rammelen “Zo werkt het niet in de enterprise”. Op een paar uitzonderingen na roep ik dan “Zo werkt het *wel* in de enterprise”. Of je moet Randstad, Universiteiten, Ahold en een hele lange lijst andere namen geen enterprise noemen.
Fred,
Email archivering veroorzaakt vaak een cultuurschok in de organisatie. Hier gaat vaak veel tijd en energie aan verloren.
Hoe kijk jij hier tegen aan? En wat is jouw ervaring hier mee?
Beste Heren,
Het archiveren van risico volle e-mails is niet iets dat in persoonlijke e-mail boxen moet gebeuren. Het is hierdoor niet breed toegankelijk. Niet nu en ook niet in de toekomst. Ook al gaat het in de cloud, dan nog moeten e-mails in een gezamenlijke toegankelijke systeem worden gearchiveerd.
Marianne,
Archiveren moet je organisatiebreed doen. En moet echter ook op de persoonlijke mailbox uitgevoerd worden. Je zal verbaasd zijn hoeveel belangrijke data er vaak verloren gaat als een werkgever weg gaat of ontslagen wordt.
Ook is er buiten de bewaarplicht ook een technische uitdagingen. Ik kom klanten tegen waar de mail omgeving 40% per jaar groeit en het restoren van de mail database langer dan 48 uur duurt. Hier heeft archivering dus ook veel toegevoegde waarde.
Voor dat je gaat archiveren moet je wel je data classificeren. Want alles verplaatsen naar je archief zorgt op een andere laag weer voor wildgroei.
Marianne,
Archiveren moet je organisatiebreed doen. En moet echter ook op de persoonlijke mailbox uitgevoerd worden. Je zal verbaasd zijn hoeveel belangrijke data er vaak verloren gaat als een werkgever weg gaat of ontslagen wordt.
Ook is er buiten de bewaarplicht ook een technische uitdaging namelijk wildgroei. Ik kom klanten tegen waar de mail omgeving 40% per jaar groeit en het restoren van de mail database langer dan 48 uur duurt. Hier heeft archivering dus ook veel toegevoegde waarde.
Voor dat je gaat archiveren moet je wel je data classificeren en een beleid uitstippelen. Niet alles is even belangrijk. Want door alles verplaatsen naar je archief, zorg je op een andere laag weer voor explosieve groei.
Ruud,
Is inderdaad iets dat organisatiebreed moet gebeuren.
In de praktijk zie ik steeds meer de vraag terugkomen hoe de opgeslagen informatie in persoonlijke mailboxen en op netwerkschijven te classificeren (waarderen) en eenvoudig over te brengen. Alles van Outlook en netwerkschijven migreren naar een systeem is inderdaad niet de oplossing, want dan treden er weer andere issues op zoals, het niet eenvoudig kunnen zoeken en vooral terugvinden van de juiste informatie, in de wildgroei aan informatie.
Marianne,
Zitten we toch nog op 1 lijn 😉
Dank voor je toelichting.
Ruud,
Zeker weten 🙂
Fred,
Leuk verhaal maar oude wijn in nieuwe zakken stoppen lost niet het probleem op want laat e-mail maar weg, veel bedrijven misbruiken de back-up als archief. Jobs met retention periods van 7 jaar of langer terwijl het medium maar de helft van de tijd meegaat en ligt te verstoffen in de kast.
Marianne maakt een rake opmerking want zoals de back-up niet geschikt is voor de archivering geldt dat bij mailsystemen voor record management. Dingen worden namelijk nog weleens gebruikt waarvoor ze niet bedoeld en ontworpen zijn, van persoonsgegevens tot medische dossiers zitten er in e-mail boxen.
Maar dat alles zal wel komen omdat elke vraag met techniek opgelost wordt, alles wordt een spijker als je alleen maar een hamer hebt. Benieuwd hoe Sharepoint trouwens in het verhaaltje past want ook daar worden dingen meegedaan die zowel het zoeken als archiveren bemoeilijken. Maar ja, het genie beheerst de chaos en de rest heeft ‘Big Data’