Overstap naar het nieuwe werken loont

Volgens het jaarlijkse onderzoek van de Rotterdam School of Management en de Erasmus Universiteit Rotterdam zijn werknemers weinig enthousiast over het nieuwe werken (hnw). De belangrijkste belemmeringen voor werknemers zijn angst voor het verlies van een eigen, vaste werkplek, het verlies van het contact met collega's en een mismatch tussen hnw en de bestaande organisatiecultuur. Toch heeft hnw veel voordelen en veel bedrijven ondersteunen initiatieven.

Flexibel werken heeft veel voordelen voor zowel werkgever als werknemer. Maar ook het gevreesde, hectische woon-werkverkeer in de ochtend neemt niet weg dat de kantoor- en bureaucultuur als een warm bad is voor werkgevers en werknemers. Effectieve communicatiemiddelen zijn de sleutel tot het nieuwe werken, zodat bedrijven in staat zijn om hun werknemers, verspreid over meerdere kantoren, toch samen in één virtueel kantoor te houden. Hnw-middelen kunnen basic tools zijn – zoals instant messaging – , in te zetten voor snelle instantcommunicatie. Maar ook videosamenwerkingstechnologieën die een ‘in-office’ ervaring simuleren. Op deze manier kan een samengesteld team overal samenwerken aan projecten. Moderne video-conferencing-oplossingen zijn meer dan ooit geschikt voor directe realtime samenwerking.

Samenwerken vanuit huis

De mogelijkheid hebben om het hectische woon-werkverkeer in de ochtend te voorkomen, is slechts een van de vele voordelen die hnw biedt. Een flexibele werkomgeving en op afstand werken kunnen de efficiëntie en productiviteit verhogen, werknemerstevredenheid vergroten en het ziekteverzuim verminderen.

Hoe kun je ervoor zorgen dat de overstap naar hnw soepel verloopt? Er is een schat aan ict-middelen voor bedrijven en werknemers om de vrijheid te vergroten en vanuit huis of op een andere locatie op afstand te werken. En tegelijkertijd kan een team of afdeling nog steeds samenhangend, dynamisch en efficiënt functioneren. Een unified communications-strategie is een voorbeeld: die stelt iedereen in staat toegang te krijgen tot alles wat met hun werk te maken heeft, waar ze ook zijn. Video-conferencing en instant messaging stellen veel bedrijven in staat om hun werkmethoden te herstructureren, hun indirecte kosten te verlagen en medewerkers zodanig te faciliteren, dat ze realtime overal kunnen samenwerken.

Allereerst een fundamenteel advies: zorg ervoor dat de werkomgeving optimaal is ingericht op productiviteit. Dus zorg ervoor dat je volledig aangesloten bent op alle netwerken en servers, en thuis een ruimte hebt ingericht die dient als ‘kantoor’. Werken vanaf de luie bank in de woonkamer werkt niet. Houd vervolgens rekening met de volgende twee tips die zorgen voor een soepele overstap en veel van de obstakels wegnemen.

1. De wereld blijft draaien, zelfs wanneer je niet op kantoor bent. Werken op afstand kan de bedrijfsprocessen ook efficiënter maken, waaronder een van de grootste verbruikers van tijd en middelen: de teamvergadering. Virtuele vergaderingen via video-conferencing zijn meestal korter, bieden minder mogelijkheden voor afleiding en maken het makkelijker om vast te houden aan de agenda. Dus zorg ervoor dat je geen fantoom wordt in je eigen bedrijf door het implementeren van robuuste video-conferencing-systemen. Op deze manier kunnen je collega’s je zien praten in plaats van dat ze luisteren naar een stem zonder lichaam.

2. De juiste technologie is van het grootste belang, maar kijk ook eens naar de werkomgeving thuis. Die moet er professioneel uitzien: rustig, netjes en kantoorachtig. Zorg ervoor dat er geen deur achter je rug is. Want familieleden die in- en uitlopen, dat ziet er onprofessioneel uit. De verlichting moet bijdragen aan de kwaliteit van het beeld dat je voorschotelt aan de rest van je team. Pas op voor felgekleurde kleding: die kan op video een rare schittering geven.

Productiviteit

Zoals elk bedrijf met thuiswerkers je kan vertellen: die zijn vaak productiever dan op kantoor, en juist zeker niet minder productief. Mijn werkgever publiceerde de resultaten van een onderzoek waaruit blijkt dat telewerkers tot 39 procent productiever zijn dan kantoormedewerkers – dit biedt aanzienlijke financiële en zakelijke voordelen. En wij doen wat we zeggen: ongeveer 90 procent van de onze medewerkers werkt gedeeltelijk of fulltime op afstand. Video-conferencing (vooral mobiele) speelt een belangrijke rol in een flexibelwerkenstrategie. Hierdoor kunnen medewerkers face-to-face communiceren met zowel collega’s als klanten, waar ze ook zijn. Nu flexibele werktijden invoeren, betekent dat bedrijven de komende jaren de voordelen ervan plukken.

Door het omarmen van flexibele werktijden kunnen bedrijven – groot en klein – kosten besparen en hun productiviteit verhogen. Daarnaast zijn ze in staat de werk-privébalans van hun medewerkers aanzienlijk te verbeteren; een balans die essentieel is voor het behouden van medewerkers. Iedereen heeft verschillende fasen in zijn of haar leven, waarbij een baan van negen tot vijf meer of minder handig is. Medewerkers de keuze geven, kan een stimulans zijn om ze op de lange termijn aan de organisatie te binden.

Uiteindelijk leidt het nieuwe werken tot productievere medewerkers die, ongeacht de locatie, beter kunnen samenwerken.

Hilde Verlee, country sales director Benelux Polycom