Inrichten DMS/RMS/Zaaksysteem een eitje!

In de praktijk zie ik dat organisaties enthousiast zijn over het realiseren van digitaal werken. Een onderdeel van digitaal werken is het implementeren van een dms/rms/zaaksysteem. Organisaties realiseren zich helaas te weinig dat een goede inrichting één van de belangrijkste onderdelen is van het succesvol implementeren van zo'n systeem.

Organisaties besteden vaak te weinig aandacht aan het (voor)definiëren van hun gewenste werkwijze. Dit gebeurt veelal uit onwetendheid over de zaken die ze dienen te regelen. In de praktijk blijkt dat het dan bij de implementatie moeilijk wordt om een goede vertaalslag te maken naar de inrichting van het systeem. Gevolg hiervan is dat de inrichting wordt overgelaten aan de productleverancier die niet altijd de juiste partner is om dit op te pakken. De productleverancier komt hierdoor in een lastige positie om de nieuwe werkwijze voor de organisatie te bepalen. Als organisatie kan je dit voorkomen door je bewust te zijn van het feit dat er een aanwezig ‘gat’ is tussen aankoop en inrichting van je systeem.

Het inrichten van een dms/rms/zaaksysteem is als het bouwen van een woning. Voor het bouwen van een woning heb je bijvoorbeeld een bouwtekening en bestek nodig. Voor het inrichten van een dms/rms/zaaksysteem dien je ook enkele zaken op orde te hebben. Als organisatie kan je er niet automatisch van uitgaan dat het op orde hebben van deze zaken tot de verantwoordelijkheid van de productleverancier behoort.

Juiste inrichting

Welke zaken dien je als organisatie te regelen voor een juiste inrichting van je dms/rms/zaaksysteem?

– Nulmeting huidige situatie en vertaalslag gewenste situatie
Een belangrijke eerste stap is het onderzoeken en analyseren van de huidige en gewenste situatie. Welke knelpunten of tekortkomingen ervaren je medewerkers in de huidige situatie? Welke verbeteringen wensen medewerkers? Welke oplossingsmogelijkheden zijn er? Wat zijn de (globale) investeringen voor het realiseren en onderhouden van de gewenste verbeteringen? Is digitaal werken hetzelfde als analoog werken? Vereist digitaal werken een andere manier van werken? Welke inspanningen vraagt het van ons als organisatie om het systeem zodanig ingericht te krijgen, dat het past bij de werkwijze die we ambiëren?

Dit zijn allemaal vragen die je als organisatie dient te beantwoorden vóórdat je eigenlijk overgaat tot de aankoop van een dms/rms/zaaksysteem. Heb je het systeem al gekocht, maar heb je deze exercitie nog niet uitgevoerd, dan is het zeker aan te raden je knelpunten, wensen en eisen, alsnog in kaart te brengen. Ervaring leert dat er tijdens zo’n onderzoek veel meer zaken naar voren komen dan eerst aan gedacht was. Het onderzoeken, analyseren en scherp beschrijven van de knelpunten en verwachtingen geeft goed zicht op de juiste aanpak.

– Processen op orde
Het beschrijven van je processen is een logische stap, maar niet overbodig om te benoemen. Besteed aandacht aan het optimaliseren van je bedrijf- en werkprocessen en het vaststellen van de beschreven processen door de proceseigenaren/-verantwoordelijken. Beschrijf de processen niet te abstract. De productleverancier moet de procesbeschrijvingen kunnen gebruiken om de vertaalslag te maken naar de benodigde functionaliteiten (bijvoorbeeld workflow en archiveringsfunctionaliteiten).

– Maak inrichtingsdocumenten
Voor een passende inrichting van je systeem heb je als organisatie de verantwoordelijkheid om te zorgen voor het opstellen van een aantal inrichtingsdocumenten. Dit kan een ordeningsstructuur, een metadata schema en een autorisatieschema zijn. Behalve dat het opstellen van deze inrichtingsdocumenten je als organisatie de kans biedt om je gewenste werkwijze te vertalen naar concrete functionaliteiten, biedt dit proces je nogmaals de ruimte om afwegingen te maken en besluiten te nemen over je nieuwe werkwijze.

In de ordeningsstructuur geef je aan welke ordening je als organisatie wilt gebruiken voor het ordenen van je documenten, dossiers en/of zaken in het systeem. De ordeningsstructuur bestaat uit een ordening van je processen en onderliggende activiteiten; het benoemen van de type documenten, dossiers of zaken; het benoemen van hoofs-en subonderwerpen, trefwoorden of zaakcategorie (indien je gebruik hiervan wilt maken); en niet te vergeten het benoemen van het gebruik van een selectielijst voor het waarderen van de documenten, dossiers of zaken. Per sector, branche of domein is er vaak al een selectielijst vastgesteld die je kunt of zelfs moet gebruiken. Bijvoorbeeld selectielijst hogescholen en selectielijst beroepsonderwijs en volwasseneducatie. Een selectielijst is een waarderingsinstrument waarmee organisaties bepalen hoe lang zij hun archiefbescheiden bewaren. Het voordeel van een ordeningsstructuur is dat het structuur en indeling geeft aan je systeem.

In een metadata schema geef je aan welke functionele en technische metadata velden (bijvoorbeeld proces, verantwoordelijke afdeling, zaakcategorie, unieke documentnummer) je als organisatie wilt gebruiken in het systeem. Ook geef je aan hoe je de metadata wilt gebruiken en welke afspraken er zijn over de toekenning (bijvoorbeeld toekenning door het systeem of door een medewerker) en het gebruik van de vastgestelde metadata en met welke andere (primaire) systemen (inclusief Active Directory) je het dms/rms/zakensysteem je wilt koppelen. Het voordeel van metadata is dat medewerkers het kunnen gebruiken om de door hun gewenste documenten, dossiers of zaken eenvoudiger terug te vinden.

In het autorisatieschema geef je aan welke medewerkers, welke rechten hebben op basis van hun functie en rollen voor de verschillende dossier-, zaak- en documenttypen. Het voordeel van een autorisatieschema is dat je van te voren nadenkt over de beveiliging en toegankelijkheid van de informatie in je systeem en het ook zo kan inrichten.

De inrichtingsdocumenten zijn niet op zichzelf staande documenten. Ze moeten in samenhang en in relatie tot elkaar worden gemaakt. Indien dit niet gebeurd zal het in de praktijk niet de gewenste voordelen opleveren.

– Inrichten DMS/RMS/Zaaksysteem
Op basis van de vastgestelde procesbeschrijvingen en inrichtingsdocumenten wordt het systeem door de productleverancier ingericht. Behalve dat de inrichtingsdocumenten een positieve invloed hebben op de inrichting van je systeem, zijn het ook eisen die vanuit de Archiefwet (1995) en de Archiefregeling (2010) wordt gesteld aan organisaties die een bestuursorgaan zijn of organisaties die openbaar gezagtaken uitvoeren. Bijvoorbeeld overheidsinstellingen en onderwijsinstellingen.

De door mij genoemde stappen zullen zeker niet uitputtend zijn, maar gelet op de positieve praktijkervaringen, zie ik deze stappen als belangrijke stappen voor een goede inrichting van je dms/rms/zaaksysteem. Succes!