De nieuwe Aanbestedingswet, wat zijn de ervaringen?

De nieuwe Aanbestedingswet is nu ruim driekwart jaar in werking en van toepassing op alle grotere ict-aanbestedingen. Een mooi moment om terug te kijken en de ervaringen op een rijtje te zetten. Dit artikel is gebaseerd op een inventarisatie van de ervaringen van de aanbestedingsadviseurs waarmee ik samenwerk. Zij hebben diverse Europese aanbestedingen onder de nieuwe Aanbestedingswet begeleid.

Soepele overgang
Over het algemeen kan gesteld worden dat aanbestedende diensten vlot en zonder veel problemen zijn overgeschakeld op de nieuwe regels. Dit heeft echter wel een behoorlijke inspanning gevraagd. Aanbestedende diensten hebben zich goed op de hoogte moeten stellen van de nieuwe wet en vooral ook van de gids proportionaliteit. Ook zijn de documentmodellen die men bij aanbestedingen gebruikt bijgewerkt, moest het inkoopbeleid op de nieuwe aanbestedingregels worden aangepast en een klachtenprocedure worden ingericht.

Eén rechtszaak
Aanbestedende diensten passen de nieuwe regels over het algemeen goed toe. Dit blijkt uit het feit dat er slechts één (relevante en zeer recente) gerechtelijke uitspraak is geweest over de nieuwe wet. Deze uitspraak ging over afwijking ten opzichte van de gids Proportionaliteit.

Zestig klachten
De nieuwe Commissie van Aanbestedingsexperts heeft ruim zestig klachten ontvangen. De klachten gingen eveneens vaak over het onderwerp proportionaliteit. Op dit moment zijn er 21 adviezen uitgebracht door de Commissie. Dat er weinig discussies zijn, komt mogelijk doordat ook de leveranciers aan de nieuwe regels moeten wennen en nog niet weten hoe een rechter op een klacht zal reageren. De ervaring leert wel dat er (vrijwel) niet door ondernemers wordt geklaagd indien aanbestedende diensten afwijken van zaken die in de gids Proportionaliteit worden voorgeschreven, bijvoorbeeld bij het wel samenvoegen van percelen of het wel gunnen op prijs (althans, bij goede opgave van reden).

Geen verlaging administratieve lasten voor inkopers
De administratieve lasten zijn voor de inschrijvers mogelijk afgenomen (dit is niet in het kader van dit artikel geïnventariseerd), door de aanbestedende diensten worden deze juist als (veel) hoger ervaren. De motivatieplicht en het vastleggen van alle gemaakte keuzes geeft een serieuze lastenverzwaring. Ook het niet of nauwelijks mogen samenvoegen van inkoopvolumes (tot één perceel) leidt tot een lastenverzwaring zowel bij de beoordeling als bij het contractbeheer en -management. De regels omtrent meervoudig onderhandse aanbestedingen tenslotte brengen ook een lastenverzwaring met zich mee.

Samenvoeging van percelen
De wet heeft onder andere als doel meer kansen te geven aan kleinere partijen. Opdrachten moeten daarom worden uitgesplitst in percelen. Echter, de ervaring leert dat als het totale inkoopvolume is opgesplitst in (te) kleine percelen, de inspanning van inschrijven op een Europese aanbesteding groot wordt ten opzichte van de omzet die te behalen valt. De vraag is of de wet hier niet zijn doel voorbij schiet.

Het niet mogen samenvoegen van percelen maakt verder dat er aanbestedingen zijn geweest waarbij de opdrachtwaarde van de kleine percelen stijgt (ten opzichte van de huidige situatie) en de opdrachtwaarde voor het perceel met het grootste inkoopvolume daalt. De totaalprijs steeg hierbij licht. Deze verschuiving wordt mogelijk veroorzaakt doordat de kosten ‘eerlijker’ door de inschrijvers worden gecalculeerd maar maakt dat vooraf opgestelde ramingen soms niet worden gehaald. De eerlijkere verdeling van de kosten lijkt een goede zaak, met name ook voor kleinere ondernemers.

Kleinere ondernemers
De deelname van het mkb aan Europese aanbestedingen lijkt beperkt te blijven. Aandachtspunt is dat het mkb vaak niet kan voldoen aan eisen op het gebied van milieu en/of sociale criteria. Ook maken (kleine) ondernemers nog steeds fouten bij het op orde hebben van de officiële documenten. De Eigen verklaring geeft een verlichting van de administratieve last maar bij gunning zullen toch nog steeds (en dan binnen korte tijd) de juiste documenten moeten worden aangeleverd. Dit is een belangrijk aandachtspunt gebleken want een inschrijver zal deze documenten op dat moment wel ‘op de plank’ moeten hebben. Als dat niet het geval is komt de gunning in de knel omdat de doorlooptijd van het aanvragen van sommige documenten soms langer is dan de gestelde termijnen.

Eigen verklaring
Het gebruik van de Eigen verklaring wordt verder wisselend beoordeeld. Soms is het positief, omdat er duidelijkheid is met één document (dat kan worden hergebruikt) maar vaak ook negatief omdat het een omvangrijk document is dat eerst doorgrond moet worden en dat onvolledig is bij inzet van Combinanten of inzet van derden. In deze gevallen zijn nog steeds extra verklaringen/documenten nodig.

TenderNed
Ook de ervaringen met TenderNed zijn wisselend. Veel aanbestedende diensten waren gewend aan Aanbestedingskalender en zagen daarom de toegevoegde waarde van TenderNed niet. Zij vonden de verandering lastig en onnodig. Dit werd versterkt door de kinderziektes en bugs die TenderNed in het begin had. Er zijn echter ook zeer positieve geluiden; duidelijk, overzichtelijk en prettig dat de overheid dit faciliteert. Overigens hebben veel aanbestedende diensten weinig met TenderNed van doen omdat zij een eigen tender management systeem gebruiken (dat gekoppeld is met TenderNed). Inschrijvers geven aan TenderNed positief te beoordelen omdat er zo één (betrouwbare) plek is waar zijn hun bedrijfsgegevens hoeven aan te leveren.

Beter specificeren
Het gebruik van kerncompetenties en van ‘EMVI verplicht’ wordt als positief ervaren. Door gebruik van kerncompetenties worden in de ervaring van Emeritor aanbestedende diensten nog meer verplicht om goed na te denken over hetgeen moet worden aanbesteed. Ook het (verplicht) gebruiken van EMVI maakt dat aanbestedende diensten worden gedwongen duidelijk af te wegen wat zij meer of minder belangrijk vinden. Doordat er vaak meerdere kerncompetenties worden gevraagd blijft het voor de kleinere partijen nog wel lastig om geselecteerd te worden.

Termijnen
De kortere termijnen die sinds de nieuwe Aanbestedingswet gehanteerd mogen worden zijn voor inschrijvers nogal eens lastig. Er wordt regelmatig gevraagd om uitstel van de sluitingsdata indien de minimale termijnen worden gehanteerd (of termijnen die hier dicht bij in de buurt liggen). Aanbestedende diensten dienen zich daarom vooraf goed op te hoogte te stellen van wat haalbaar en realistisch is voor de inschrijvers, bij grote en complexe aanbestedingen zal dit vaak langer zijn dan de minimale termijnen. Bij kleinere opdrachten worden de kortere termijnen als prettig ervaren.

Worden de gestelde doelen gehaald?
Kijkend naar de belangrijkste doelen van de nieuwe Aanbestedingswet kan het volgende worden geconcludeerd:

• Doel 1: Meer concurrentie, meer kansen voor kleine bedrijven.
  Op basis van ervaring tot dusver leeft niet het gevoel dat er meer kleine ondernemers op aanbestedingen inschrijven. Hierbij kan worden aangetekend dat in de inventarisatie met name grotere aanbestedingen zijn meegenomen die voor kleinere ondernemers minder aantrekkelijk zijn.
• Doel 2: Minder administratieve lasten.
  De administratieve lasten voor ondernemers zijn mogelijk gedaald maar voor aanbestedende diensten zeker niet.
• Doel 3: Betere naleving van de wet- en regelgeving.
  Op basis van de inventarisatie kan hierover geen conclusie worden getrokken. Binnen de steekproef is de regelgeving gevolgd en kan niet beoordeeld worden in hoeverre andere organisaties hier van afwijken. Het aantal klachten lijkt beperkt.
• Doel 4: Betere besteding van belastinggeld.
  Onderdelen in de nieuwe wet maken dat aanbestedende diensten goed (en mogelijk beter) moeten nadenken over wat zij willen inkopen. Bijvoorbeeld door het niet meer uitsluitend mogen beoordelen op prijs en het gebruiken van kerncompetenties. Of hieruit geconcludeerd kan worden dat belastinggeld beter besteed wordt is op basis van de geïnventariseerde gegevens niet te concluderen.
• Doel 5: Eenvoudiger afhandeling van klachten.
  Het klachtenloket bij de aanbestedende dienst en de Commissie van Aanbestedingsexperts maken het zeker laagdrempeliger een klacht in te dienen. Het aantal klachten lijkt tot nu toe beperkt.