De ontwikkelingen op het gebied van cloud-oplossingen gaan razendsnel. Vrijwel elk primair proces kan ondersteund worden door software uit de cloud: klant- en relatiebeheer (Salesforce, Microsoft Dynamics CRM), productiviteit en projecten (Microsoft Office 365, BaseCamp), productie (SAP, Microsoft Dynamics AX), document- en contentbeheer (Sharepoint, DocBase), marketing (Hubspot, Marketo) en financiën (Exact Online, Twinfield).
Zelfs het realiseren van koppelingen kan tegenwoordig via de cloud (Zapier). Waar voorheen maatwerk echt ontwikkeld moest worden door programmeurs van de leverancier, gaat men nu steeds meer toe naar het op basis van parameters en zelf aanpasbare workflows, stamtabellen, rapportages en schermen passend maken van een ondersteunende applicatie (veelal middels het ‘knip en plak’ principe). Er komt geen regel harde programmacode meer kijken bij het inrichten van de applicatie op basis van de eisen, wensen en processen van de eindgebruikersorganisatie. Als we die ontwikkeling doortrekken dan zal het waarschijnlijk geen tien jaar meer duren voordat er geen enkele software meer lokaal draait behalve de besturingssystemen en browsers.
Grote consequenties voor beheer
Dit gezegd hebbende moeten we ons realiseren dat dit enorme consequenties heeft voor de beheerorganisatie. Systeem- en netwerkbeheer zal zich moeten focussen op het beschikbaar stellen en onderhouden van de internetverbinding, het interne netwerk, de werkstations en andere devices. Dit zal voornamelijk op afstand plaatsvinden. Applicatiebeheer zal ook extern worden belegd en voor een groot deel verschuiven naar de leveranciers van de cloud-oplossingen. Het beschikbaar maken en houden van de applicatie, het doorvoeren van wijzigingen, het beheren van de onderliggende databases, het realiseren en in stand houden van koppelingen en het oplossen van technische problemen in de software is geen interne aangelegenheid meer en blijft ook goeddeels ‘onder water’. En voor de gebruikersorganisatie geldt nog altijd: de software moet gewoon werken….
Zaken als autorisatiebeheer, de opleiding en begeleiding van eindgebruikers, het schrijven van maatwerk handleidingen, het beheer van stamtabellen, het maken van (management)rapportages en het opstellen en monitoren van sla’s zijn daarbij belangrijke aandachtspunten. Nu vaak nog noodgedwongen belegd bij it-ers, maar gezien de verplaatsing van it-activiteiten naar de externe leveranciers zal hier ook een verschuiving moeten plaatsvinden. Deze activiteiten zou je als organisatie namelijk nooit uit handen willen geven, ze liggen té dicht tegen de dagelijkse processen aan. Men heeft iemand nodig die duidelijk zicht heeft op en kennis heeft van de bedrijfsprocessen, makkelijk kan praten met zowel de eindgebruiker, de manager en de leverancier en in staat is om de vertaalslag te maken van de wensen van de eindgebruiker naar inrichting van de software. Kortom: men heeft een goede functioneel beheerder nodig.
Functioneel beheerder wordt it-regisseur
Op dit moment is de functioneel beheerder in veel organisaties nog een op een specifieke applicatie gerichte, veredelde helpdeskmedewerker. Het profiel van de functioneel beheerder zal door de hierboven beschreven ontwikkeling moeten veranderen naar een proactieve it-regisseur. Niet alleen het management van de eindgebruikersorganisatie moet dit inzien, ook de functioneel beheerders zelf moeten actief aan de slag met het veroveren van de juiste positie in de organisatie (en voorkom daarbij het U-model). Wees zichtbaar in de organisatie, durf ‘nee’ te zeggen waar nodig, luister meer naar de eindgebruiker dan naar de leverancier, stuur op heldere en eenduidige sla’s, toets en test datgene wat de leveranciers opleveren vanuit eindgebruikersperpectief, hou de ontwikkelingen op technologisch gebied en in het bedrijfsproces goed in de gaten en ga focussen op je ultieme doel: een perfect op de bedrijfsprocessen aansluitende informatievoorziening.
Ik voel me toch enigszins genoodzaakt een reactie te geven op de commentaren.. 😉
Ik breek in mijn artikel geen lans voor het wel of niet overstappen naar clouddiensten. Ik noem slechts voorbeelden van diensten en probeer de ontwikkelingen op dat vlak te duiden. Mijn boodschap is dat áls men overstapt naar cloud diensten dat men zich moet realiseren dat op het vlak van o.a. de begeleiding en training van eindgebruikers, de functionele inrichting en parametrisering van de cloud dienst en de dagelijkse, operationele communicatie met de leveranciers een belangrijke taak ‘achterblijft’ bij de organisatie. En dat wat ons betreft de functioneel beheerder de aangewezen persoon is om deze taken voor zijn of haar rekening te nemen. Deze toch zeer belangrijke activiteiten zien wij regelmatig tussen wal en schip vallen omdat er in het transitieproces van ‘lokaal’ naar ‘cloud’ geen rekening mee wordt gehouden.
En even over de term ‘functioneel beheerder’: wat ons betreft is de definitie van een functioneel beheerder een professional die de business als opdrachtgever heeft en zich bezighoudt met het (laten) aansluiten van de beschikbare ict op de werkprocessen in de organisatie. Het is dus geen ‘harde’ it-functie maar een functie waarbij communicatie en regie een sleutelrol spelen, vandaar de term it-regisseur. Dit overigens in lijn met de frameworks BiSL (functioneel beheer) en ASL (applicatiebeheer), het beheermodel van Looijen en het 9-vlaks model van Rik Maes.
@Martijn Buurman. U beschrijft in uw artikel allerlei zaken die in een zichzelf respecterende IV organisatie nu ook al geregeld zouden moeten zijn. Waar het in de praktijk vaak ontbreekt is juist die sturing en regie waar u het over heeft.
Het in de Cloud zetten of via de Cloud betrekken van allerlei functionaliteit mag op zichzelf niet de aanleiding zijn om de zaken nu eens goed te gaan regelen. Dat is maar al te vaak een slecht excuus voor het feit dat het nu al niet deugt en IT er bijgevolg een potje van maakt.
Hoe dan ook, als de genoemde zaken inderdaad goed geregeld zijn kan er een beter besluit worden genomen inzake het wel of niet naar de Cloud gaan en met welke gewenste functionaliteit dit moet gebeuren. In de praktijk zou het dan alsnog aantrekkelijker kunnen zijn de zaken gewoon in huis te houden.
De regie over de (al dan niet via de Cloud) door externe leveranciers te leveren functionaliteit dient natuurlijk wel bij IT beheer te liggen en niet bij Functioneel beheer.