Ik vraag mensen regelmatig wat het eerste in ze opkomt als ze aan de zorg denken. Het meest genoemd worden: verpleging, ambulance, ziekenhuis, gehandicaptenzorg en huisarts. De eerste associatie ligt vaak bij iets wat iemand onlangs nog heeft meegemaakt. Het opvallende is echter dat het, op de laatste na, allemaal om zaken gaat en niet om personen. Terwijl, als je doorvraagt, de ervaring juist wel om personen draait.
Terwijl ik dit schrijf zit ik in de trein tussen Rotterdam Alexander en Rotterdam Centraal. Ik lees op een bedrijfspand de tekst: ‘Mensen maken het verschil’. Zo is het maar net! De vraag is alleen: Hoe stellen wij mensen in staat om het verschil te maken? Goed werkgeverschap, medewerker tevredenheid, opleiding, attitude en nog veel meer is te noemen. Echter, omdat dit artikel over ict gaat, focus ik me daarop.
Ik kom als adviseur dagelijks bij ziekenhuizen en woonzorgcentra. De grote vraag die ik krijg is: ‘help ons als instelling onze kwaliteit te verhogen en onze kosten te verlagen’. Als er één sector is waar dit heel goed mogelijk is, dan is het wel de zorg. Veel administratieve handelingen worden nog dubbel gedaan. Als je iets dubbel doet gaan de kosten omhoog en de kwaliteit juist naar beneden. Niet meer doen dus!!
Waar zitten de mogelijkheden? Paar concrete voorbeelden:
Een medewerker wordt ziek. Nu meldt de medewerker dit meestal bij zijn leidinggevende of de planner. Er zijn altijd meerdere belanghebbenden die allemaal de verzuimmelding vastleggen. Dit kan ook anders: medewerker meldt zich ziek via zijn app, of belt zijn leidinggevende. Hoe dan ook: de melding wordt één keer gedaan en wordt automatisch in de dienstroosterplanning als afwezigheid doorgezet.
Een medewerker declareert onkosten. Hoe gaat dit nu? De medewerker haalt een declaratieformulier, vult zijn gegevens in, vult in om welk bedrag het gaat, niet de bon aan het formulier en brengt het formulier naar zijn leidinggevende. Leidinggevende tekent voor akkoord en brengt het naar de salarisadministratie. Gevolg: onnodige acties, duurt vaak lang, gaat regelmatig mis. Dit kan ook anders: de medewerker scant via zijn app de bon, geeft in om wat voor soort kosten het gaat, vult het bedrag in en klikt op ‘verzenden’. Klaar. Leidinggevende en salarisadministratie worden automatisch geïnformeerd en kunnen accorderen. Dit kost nauwelijks tijd en het raakt nooit kwijt.
Uit onderzoek blijkt dat bij digitaal declareren in plaats van op papier declareren per declaratie tien minuten wordt bespaard. Gemiddeld doet een medewerker één declaratie per maand. Bij overstap naar de Werkkostenregeling (WKR) is er sprake van een veelvoud aan declaraties. De besparing is in de meest voorzichtige berekening dus minimaal twee uur per medewerker per jaar. Tijd die ook direct aan de Zzrg besteed kan worden. Tel uit de winst!
Bijkomend voordeel van digitaal declareren is dat je meteen voldoet aan de fiscale bewaarplicht.
Terwijl je dit leest kun je zelf nog tientallen andere voorbeelden geven hoe ict het werk leuker, makkelijker en goedkoper kan maken! Ict maakt het werk voor de zorgprofessional leuker, en maakt tijd vrij voor het echte werk: de zorg voor de patiënt of cliënt.
@allen, dank voor jullie reacties!
Eens, de voorbeelden die ik noemde zijn zeker niet uitgesproken zorg. Wat ik belangrijk vindt, is dat je schrijft vanuit je eigen expertise. Mijn werkgebied is ICT aan de back-office kant van zorgorganisaties, en ja, dat is inderdaad uitwisselbaar met vrijwel ieder type organisatie. Maar daarom… moet je het als instelling dus zeker niet laten liggen!! Het zou interessant zijn om de correlatie te bepalen tussen de mate van automatisering van een zorgorganisatie aan de back-office kant, en de client- en medewerkertevredenheid. Weet niet of het ooit onderzocht is, maar ik vermoed sterk dat die relatie er duidelijk is.