De kosten van opslag zijn niet gelijk aan de prijs

Efficiënte opslag kan er in belangrijke mate toe bijdragen dat it ook bij budgettaire beperkingen zijn doelstellingen blijft behalen. Zelfs wanneer er nieuwe informatiebronnen en nieuwe toepassingen bij komen. Door te plannen voor de lange termijn en rekening te houden met meer factoren dan alleen de aanschafkosten kan de efficiency verbeterd worden en zijn echte kostenvoordelen mogelijk.

De meeste it-managers zijn zich maar al te goed bewust van het feit dat dataopslag in veel gevallen een groot deel van het beschikbare it-budget in beslag neemt. En die kosten schieten omhoog nu organisaties steeds meer informatie genereren en bewaren. Een van de valkuilen waar bedrijven echter nog regelmatig in vallen bij het kiezen van een opslagoplossing, is dat er vooral wordt gekeken naar de initiële investeringskosten. Ze vergeten echter om de totale tco –  van alle factoren die te maken hebben met het beheren van data – in kaart te brengen en mee te nemen in het financiële plaatje.

Opslagbehoefte neemt toe, budget blijft gelijk

Architecten en beheerders hebben te maken met twee tegenstrijdige uitdagingen. De eerste is de behoefte vanuit de organisatie om steeds meer gegevens op te slaan. Maar tegelijkertijd wordt van ze gevraagd om binnen het beschikbare budget te opereren. Daar komt bij de verwachting dat efficiënter wordt omgegaan met opslag, bijvoorbeeld door beter gebruik te maken van onbenutte capaciteit, voordat extra opslagcapaciteit kan worden toegevoegd. Tegelijkertijd verandert ook de aard van de opgeslagen informatie. In de gezondheidszorg moeten bijvoorbeeld steeds meer digitale beelden in zeer hoge resolutie worden opgeslagen en opgevraagd, terwijl bij veel organisaties een groeiende behoefte ontstaat om allerlei informatie uit sociale media op te slaan en te analyseren.

Hoe kan ervoor gezorgd worden dat dit soort data automatisch wordt bewaard volgens de juiste dataclassificatie (‘tier’)? Banken en verzekeraars zijn weer op zoek naar nieuwe mogelijkheden om aan de hand van grootschalige data-analyses frauduleus gedrag te detecteren. Dit alles vraagt om opslagoplossingen die in deze en andere mogelijkheden kunnen voorzien, zonder extra investeringen.

De uitdaging voor it-managers hierbij is dat de levenscyclus van het overgrote deel van de informatie die in het datacenter wordt gegenereerd, begint op het primaire opslagsysteem. Daarom hebben de investeringskosten voor dat primaire opslagsysteem vaak de meeste aandacht als wordt gekeken naar een nieuwe oplossing. Maar die focus op de initiële kosten voor een opslagsysteem leidt af van de totale kosten waar een organisatie over een periode van meerdere jaren mee te maken krijgt op dit gebied.

De grote vraag die organisaties zich zouden moeten stellen bij dergelijke trajecten is: wat zijn de werkelijke kosten van opslag gedurende de gehele levenscyclus? Om dat te kunnen bepalen moeten we veel verder kijken dan naar alleen de aanschafkosten (CapEx). De daadwerkelijke kosten omvatten alle technologieën, processen en werkstromen binnen de organisatie die op de een of andere manier gerelateerd zijn aan de opslag en het gebruik van informatie. Daarbij gaat het om een aantal categorieën:

• Aanschaf-gerelateerde kosten – onder andere hardware- en softwarekosten, onderhoudskosten, de kosten van dataduplicaten, migratiekosten, et cetera.
• Beheer, operationele en lifecycle-kosten – onder andere het beheer van opslag, backup en disaster recovery, de tijd die nodig is voor de provisioning van diensten en toepassingen, kosten voor de afvoer en afhandeling van verouderde systemen, et cetera.
• Impact op de bedrijfsvoering – onder andere de kosten ten gevolge van gepland onderhoud en van ongeplande uitval, zowel op materieel gebied (vervangingskosten) als op het gebied van verloren omzet, tijd, et cetera.
• Kosten gerelateerd aan algemene risico’s – onder andere de kosten voor het herstel na een calamiteit, kosten ten gevolge van dataverlies, risico’s met betrekking tot compliance, et cetera.
• Kosten voor het beschermen van data – onder andere de kosten van kopieën, back-up-infrastructuur en -media, beveiliging en encryptie, etcetera.
• Milieu-, energie- en andere kosten – onder andere kosten voor energieverbruik en koeling, kosten voor de ruimte in het datacenter, kosten voor afvoer gevaarlijk afval, et cetera.

Dit zijn allemaal factoren die van invloed zijn op de uiteindelijke TCO van een oplossing. Wanneer alle opslaggerelateerde zaken in ogenschouw worden genomen, hebben we het vaak over een lineaire toename in de tijd en moeite die nodig is voor het beheren van opslag, vooral als er ook nog tijdrovende klussen zoals data migraties nodig zijn. Een organisatie die een compleet overzicht opstelt van alle kosten voor de opslag van informatie zal tot de ontdekking komen dat de initiële investering slechts een klein deel is van de totale kosten.

Naast het fysiek opslaan en beschermen van gegevens, zijn er bijvoorbeeld nog tal van andere processen en componenten die van invloed zijn op het kostenplaatje. Zo moet ten gevolge van nieuwe en veranderende wet- en regelgeving op het gebied van information governance steeds meer informatie steeds langer bewaard worden. Daarvoor dienen een complete infrastructuur en beleidsregels gecreëerd te worden om het archiveren, opzoeken en opvragen van informatie in goede banen te leiden. Een ander voorbeeld is disaster recovery. Dit is een essentieel onderdeel van het hele opslagproces dat aanzienlijke kosten met zich meebrengt, bijvoorbeeld voor de replicatiesystemen, de benodigde bandbreedte en een dubbel uitgevoerde opslaginfrastructuur. En ook dit alles moet natuurlijk weer beheerd worden.

Rekenmodel

Om meer inzicht te krijgen in de ‘economics’ van opslag  hebben wij een uitgebreid en leverancieronafhankelijk rekenmodel ontwikkeld, waarmee inmiddels voor ruim 1.500 grote organisaties over de hele wereld een complete inventarisatie is gemaakt van alle opslaggerelateerde kosten. Dat heeft een aantal interessante uitkomsten opgeleverd. Zo blijkt dat de aanschafkosten vaak slechts 20 tot 33 procent van de totale kosten voor opslag uitmaken. De resterende kosten komen voor rekening van 37 andere, aan opslag en informatiebeheer gerelateerde TCO-factoren. Ook verrassend is de uitkomst dat bij veel organisaties slechts 25 procent van de totale opslagcapaciteit daadwerkelijk wordt benut.

Hieruit valt te op te maken dat de kosten voor een opslagoplossing niet gelijk zijn aan de aanschafprijs. Organisaties die hun opslagkosten goed in de hand willen houden, moeten om te beginnen bepalen wat in hun situatie de belangrijkste kosten zijn die gemeten en gecontroleerd moeten worden. Het beperken van de kosten is niet een kwestie van de voordeligste producten kiezen; het gaat om het bouwen van een opslagarchitectuur die de brede doelstellingen van de organisatie op het gebied van de bedrijfsactiviteiten en kostenbeheer ondersteunt. En de belangrijkste elementen van dergelijke rendabele opslagarchitecturen zijn: opslagvirtualisatie, dynamische classificatie (‘tiering’) van opslag en thin provisioning. Daarbij moeten organisaties een manier vinden om goed te volgen hoe investeringen in opslagmiddelen zich gedurende de hele levensduur terugbetalen. Als al deze elementen samenkomen in een opslagarchitectuur, is de totale impact veel groter dan de som van de individuele onderdelen.

Daarbij is het goed om te realiseren dat, hoewel de toegepaste opslagtechnologieën in de loop van de tijd zeker zullen veranderen en zich verder zullen ontwikkelen, de bovengenoemde elementen van een economisch verantwoorde benadering van opslag ook in de toekomst blijven gelden.