Stichting Centrum Indicatiestelling Zorg (CIZ) heeft Portero in gebruik genomen, het nieuwe primaire processysteem dat gebruik maakt van het Opentext Cordys-platform. Op basis van dit systeem handelt het CIZ jaarlijks meer dan één miljoen AWBZ-zorgaanvragen af en bepaalt daarmee of mensen recht hebben op zorg in het kader van de AWBZ. Portero is omstreden omdat het CIZ de leverancier van het vorige registratiesysteem, Gino, in de aanbesteding buitenspel zette. Door het wegvallen van het CIZ als grote klant moest Gino eind 2013 ruim twintig mensen ontslaan.
Het CIZ indiceert of toetst de aanspraak op AWBZ-zorg. Met een indicatie van het CIZ weten mensen hoeveel zorg, die valt onder de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten (AWBZ), ze kunnen krijgen en in welke vorm. Dit bepaalde recht op zorg vertegenwoordigt op jaarbasis een waarde van circa 28,5 miljard euro. Het nieuwe systeem Portero ondersteunt dertienhonderd CIZ-medewerkers en zeventienduizend externe gebruikers bij de indicatiestelling.
Volgens CIZ zijn een betere aansluiting van het systeem op het proces en meer flexibiliteit in de aanpasbaarheid belangrijke drijfveren geweest om voor een business process management (bpm)-oplossing te kiezen. Belangrijke eisen bij de keuze van een nieuwe, webgebaseerde oplossing waren de mogelijkheden op het gebied van processturing en zaakgericht werken. Het geïntegreerde Business Operations Platform van Opentext Cordys bood deze mogelijkheden. CIZ trok Atos aan om op basis van de Cordys-technologie het gehele indicatieproces, van aanvraag tot afronding, in één dynamisch procesmodel te gieten.
Casemanagement en regelruimte
Chief information officer Robin van Iperen: ‘Ook hebben we kritisch gekeken naar mogelijkheden op het gebied van zaakgericht werken. De keuze is met name op het Opentext Cordys BPM-platform gevallen vanwege de integraliteit van het platform. De beschikbaarheid van verschillende componenten in één softwaresuite is voor ons belangrijk. Bovendien zijn we nu in staat om via korte cyclische methoden nieuwe toepassingen te ontwikkelen. Door getekende processen direct visueel voor te leggen aan de eindgebruiker is de kans op afwijkingen in de software veel kleiner. Dus sneller resultaat aan de kant van de eindgebruiker en minder kans op fouten: what you see, is what you get.’
Een ander voordeel van Portero boven Gino is dat er meer vrije regelruimte is, stelt de cio. ‘Dat wil zeggen, medewerkers hebben nu meer keuzevrijheid om zelf te bepalen welke vervolgstap het beste past. Dit biedt toegevoegde waarde want niet iedere aanvraag is hetzelfde en soms is er een uitstapje nodig of kunnen bepaalde stappen in het proces worden overgeslagen. Voorheen was er een aantal vaste stations binnen het proces die je moest doorlopen.”
Schofferen
CIZ gebruikte sinds 2006 het registratiesysteem Gino (Geïntegreerd Informatie Netwerk Ouderenzorg) voor de ondersteuning van de indicatiestelling AWBZ-zorg. Nieuw management wilde echter af van dit in haar ogen traditionele systeem, dat echter in al die jaren zeer stabiel had gedraaid. Het softwarebedrijf Gino voelde zich door CIZ buitenspel gezet omdat elk overleg over vernieuwingen die het wilde doorvoeren tot niets leidde. Ook het fallback-scenario met een redundant systeem dat Gino aanbood, werd door CIZ genegeerd.
Sterker nog, de uitvoeringsorganisatie schoffeerde Gino door medio 2012 een spoedaanbesteding voor 1,5 miljoen euro uit te schrijven waarbij het zonder tegenkandidaten softwarebedrijf Cordys selecteerde voor de ontwikkeling van een back-upvoorziening voor zijn primaire systeem. In het gunningsdocument voerde het CIZ zogenaamde ‘serieuze gebreken in het huidige it-systeem die door het CIZ niet konden worden voorzien.’ In het kader van het ict-vernieuwingstraject had het CIZ in 2010 al gekozen voor het bpm-platform van Cordys als ontwikkelplatform.
Het Groningse bedrijf pikte dit niet en stapte naar de rechter. Die gaf het bedrijf deels gelijk en liet ruimte open voor het indienen van een schadeclaim. Gino en CIZ kwamen in april 2013 tot een minnelijke schikking waarbij naast een schadeloosstelling werd overeengekomen dat Gino CIZ diensten zou verlenen tot medio 2014. Het wegvallen van CIZ als grote klant is echter een zware aderlating voor Gino. Het bedrijf anticipeerde hierop door de omvang van de organisatie eind 2013 drastisch terug te brengen van ruim vijftig naar dertig man.
