De ruggengraat voor bedrijven die zwaar leunen op logistieke dienstverlening wordt al sinds jaar en dag gevormd door X.400-systemen. Een bewezen, beproefde en stabiele technologie voor berichtenverkeer. Via KPN International maken talloze internationale ondernemingen er gebruik van: het aantal X.400-postbussen neemt nog steeds toe. Quanza zorgt dat de infrastructuur probleemloos functioneert en ontzorgt KPN als aanspreekpunt voor klanten.
Bewezen technologie heeft als grootste voordeel dat het simpelweg doet wat je er als organisatie van verwacht, dat het veilig en robuust is, kortom, gewoon werkt. Voor ondernemingen waarin logistiek een bedrijfskritisch proces is, zoals supermarkten en defensie, is sinds de jaren tachtig van de vorige eeuw een bedrijfssysteem voor berichtenverkeer in gebruik, gebaseerd op de zogenaamde X.400-technologie. E-mail en elektronische berichten tussen computersystemen worden via dit platform gegarandeerd en veilig verstuurd, op basis waarvan verantwoord de bestellingen klaargezet worden voor transport en betalingsopdrachten naar banken kunnen worden gestuurd. Haperingenin of het uitvallen van dit berichtenverkeer leiden onherroepelijk tot het stilvallen van transporten en leveringen van bijvoorbeeld frisdrankfabrikanten. En dat heeft voor alle partijen aanzienlijk omzetverlies tot gevolg, als ook juridische aansprakelijkheden en reputatieschade .
Het X.400-platform wordt door KPN International al jarenlang als dienst aangeboden. Behalve de X.400-mailboxen, biedt KPN International voor dit platform ID-mailboxen aan, te vergelijken met een webmailoplossing, waardoor ondernemingen op verschillende locaties over mailtoegang beschikken. Daarnaast omvat de dienstverlening rondom dit platform back-upsystemen, beveiliging tegen spam en ´black and white-listing´ van toegestane en ongewenste afzenders.
Uitbesteden van onderhoud
Onlangs maakte KPN International een strategische keuze waarbij KPN zich concentreert op het vermarkten van de berichtendienst en het technische beheer van de infrastructuur aan een partner uitbesteedt. Echte uitbesteding, waarbij KPN het kernproces onder eigen merk onderbrengt bij een derde partij.
Voor de technische infrastructuur voor het X.400-platform zocht KPN International naar een partij die op professionele wijze de infrastructuur kan onderhouden, ondersteunen, beheren en optimaliseren. Voor deze taak kwam Quanza in aanmerking dankzij eerdere projecten die het Amsterdamse ict-bedrijf voor KPN International had voltooid.
In het voorstel om de X.400-infrastructuur te onderhouden kwam Quanza,op basis van onderzoek, met een heldere invulling voor het onderhoud en de helpdesk én gaf een advies voor optimalisatie. Joost Rutten, marktmanager bij KPN International: ‘Het voorstel van Quanza behelsde een functionele invulling van het onderhoud en het bemannen van de helpdesk. Daarnaast denken de experts van Quanza actief mee. Ze kijken kritisch naar het proces waarbij ze scherp naar optimalisatie streven. Zo adviseerde Quanza verbeteringen in de systeemomgeving en de architectuur van de infrastructuur. Dit resulteerde in een hardware-opwaardering naar een nieuw platform dat in twee verschillende datacenters is opgebouwd, daarmee is tevens een uitwijk gecreëerd.’
Optimale continuïteit
Aan de hand van het voorstel van Quanza werd eerst de naadloze overstap gemaakt naar de systeemomgeving in de twee datacenters. Quanza leverde hiertoe de storageoplossing, de servers, en implementeerde de virtualisatie-oplossing. Daarnaast zijn er nieuwe scripts geschreven voor de gebruikte X.400-applicaties, zoals voor de mailserver, het spamfilter, de viruschecker en de helpdeskfunctie.
Frans ter Borg, directeur van Quanza: ‘Voor KPN International hebben we vanuit onze brede expertise een efficiënte en functionele oplossing gerealiseerd waarmee de continuïteit van de veelgebruikte berichtendienst maximaal gegarandeerd is. Met de kennis en kunde die wij in huis hebben, kunnen wij dergelijke bedrijfskritische omgevingen slim en schaalbaar inrichten.’
Quanza bemant ook de helpdesk voor de technische ondersteuning van de klanten. Dat betekent dat internationale klanten bij vragen en problemen direct contact hebben met medewerkers bij Quanza. Onderdeel van deze servicefunctie is dat Quanza klanten proactief informeert over onderhoudsactiviteiten en attendeert op storingen in de communicatie, bijvoorbeeld omdat servers op de zwarte lijst staan waardoor leveranciersmails niet bezorgd worden.
Daarnaast voert Quanza maandelijks een billing run uit, de facturering, waarna KPN International een keurig overzicht per klant krijgt over welke werkzaamheden er zijn uitgevoerd, welke incidenten zich voordeden en hoe deze zijn aangepakt en verwerkt. Voor het melden van incidenten implementeerde Quanza bovendien een nieuw systeem waarmee klanten makkelijker incidenten kunnen melden en waarmee vanuit Quanza en KPN International de voortgang goed te volgen is. Tot slot houdt Quanza ook de documentatie van het platform bij, die nu ook bijgewerkt en compleet is. Inmiddels zijn op dit punt veel verbetering aangebracht, met tijdwinst als voornaamste en aangenaamste voordeel.
Open sfeer en resultaat
Rutten is tevreden over de voortvarende aanpak van Quanza: ‘Van begin af aan hebben wij in een open sfeer kunnen werken. Alle vragen kunnen wij op tafel leggen, en daar krijgen wij open en eerlijk antwoord op.” Binnen enkele maanden was de gewenste omgeving ingericht en operationeel. Het berichtenplatform is daarmee 24/7 in de lucht, en KPN International heeft er vanuit technisch en organisatorisch oogpunt weinig omkijken meer naar. Rutten: ‘Wij profiteren op dit punt van de kennis die Quanza in huis heeft over het X.400-platform. Door het uitbesteden van deze bedrijfsprocessenblijft het voor ons bedrijfseconomisch aantrekkelijk om de dienst te continueren en te handhaven.’
Met het resultaat van de uitbesteding van de technische infrastructuur van het berichtenplatform is Rutten tevreden: ‘Quanza beheert de complete infrastructuur en zorgt dat alles feilloos blijft werken. Hierdoor neemt de professionaliteit van onze dienstverlening toe. Om te zorgen dat het ook zo blijft werken, hebben wij wekelijks contact met Quanza over lopende zaken, voorvallen en incidenten.
