Worstelen met uitdagingen information governance

De exponentiële groei van data en de toenemende wet- en regelgeving zorgen ervoor dat organisaties worstelen met uitdagingen rond de naleving van compliancyregels op het gebied van informatiebeheer. De grote vraag is: hoe kunnen we onze informatie het beste beheren, opslaan, archiveren en opvragen met het oog op compliancy? En tegelijkertijd ervoor zorgen dat onze waardevolle informatie gemakkelijker kan worden ingezet voor innovatie?

Vaak verschilt de wet- en regelgeving op het gebied van informatiebeheer per land. Er moet rekening gehouden worden met talloze stukken wet- en regelgeving, waarbij grote multinationals soms moeten voldoen aan duizenden internationale wettelijke vereisten. Voor organisaties die actief zijn in meerdere landen, is dan ook een bedrijf omvattende, integrale, internationale benadering nodig voor het beschermen, bewaren en verwijderen van gegevens. Daar komt nog eens bij dat wetten of regels vaak worden gewijzigd. Dit betekent dat tegen de tijd dat een organisatie eindelijk grip heeft op een bepaalde wet of regel, deze inmiddels misschien al verder is ontwikkeld en aangepast. Daardoor zijn de processen die hier intussen voor zijn ingericht, mogelijk niet meer van toepassing of rechtsgeldig.

Het implementeren van processen die ervoor zorgen dat informatie effectief en automatisch volgens compliancyregels beheerd wordt, biedt vele voordelen. Het maakt het mogelijk om de levenscyclus van informatie effectief te managen, evenals gecentraliseerd en beleid gestuurd data management. Tegelijkertijd worden ontoegankelijke, inefficiënte informatiesilo’s geëlimineerd. Zo kunnen organisaties de hoogst mogelijke waarde uit hun informatie halen, om de innovatie te stimuleren, het klantverloop te minimaliseren en nieuwe omzetkansen te identificeren en te benutten.

Concreet biedt  information governance voordelen op onder andere de volgende gebieden:

• Gegevensgroei: zorgt ervoor dat alle soorten data beheerd, behouden, geïnventariseerd, beschermd en geanalyseerd kunnen worden, om te voldoen aan governance-eisen. Tegelijkertijd maakt dit e-discovery mogelijk, waarmee nieuwe en vaak waardevolle informatie in data kan worden ontdekt.
• Kosten: verhoogt de efficiëntie en het gebruik van informatiemiddelen, terwijl de geïmplementeerde data-infrastructuur gereed is voor de toekomst.
• Complexiteit: ontkoppelt de data van applicaties en infrastructuur, en maakt informatie makkelijker beschikbaar voor e-discovery of andere zakelijke doeleinden.

Holistische benadering

Bij het toepassen van information governance wordt niet langer iedere wettelijke verplichting afzonderlijk aangepakt, maar gaat het om een holistische benadering op basis van geautomatiseerde processen en effectief beleid. Information governance beschrijft hoe informatie binnen een organisatie dient te worden gecontroleerd om te kunnen voldoen aan zowel wet- en regelgeving als aan de operationele en andere vereisten van de onderneming. Voor de organisaties draait het daarbij om het adresseren van de uitdagingen waar de belangrijkste stakeholders binnen de organisatie voor staan. Een cio kan zich bijvoorbeeld afvragen: ‘Hoe lang moeten we informatie bewaren’. Iemand die verantwoordelijk is voor compliancy wil weten: ‘Hoe kunnen we zorgen voor compliancy in meerdere rechtsgebieden?’. En bij een informatiemanager gaat het om de vraag: ‘Hoe kunnen we snel en op de beste wijze voldoen aan informatieverzoeken van regelgevers?’.

In mijn optiek is information governance gebaseerd op een compleet scala aan automatische processen, controles en technologieën die organisaties helpen om maximale waarde uit hun data te halen, terwijl de risico’s en kosten worden geminimaliseerd. Een organisatie die compliancy wil aanpakken, moet om te beginnen kijken hoe dit momenteel binnen de organisatie is ingericht en vervolgens de nodige beleidsregels opstellen, implementeren en afdwingen. In de praktijk is dit echter een niet te onderschatten taak. Alleen het verkrijgen van goed overzicht van en inzicht in alle vereisten waaraan moet worden voldaan, is al een flinke klus.

Inventarisatie

Er zijn echter wel degelijk praktische richtlijnen en methodes om information governance effectief aan te pakken. Er moet bijvoorbeeld een zo volledig beeld gevormd worden van welke soorten gegevens er binnen de organisatie aanwezig zijn, van gestructureerde tot ongestructureerde data (tekstdocumenten, spreadsheets, Powerpoint-bestanden, geluidsopnamen, video’s, sensor- en logdata , of externe gegevens, zoals informatie uit social media). Daarbij moet ook worden vastgelegd hoe deze informatie wordt verzameld, opgeslagen , gebruikt en beheerd – voor de lange termijn. Vervolgens moet er een diepgaande audit van die informatie plaatsvinden, om te bepalen waar de informatiemiddelen zich bevinden, wie ze gebruikt, of ze van belang zijn voor wet- en regelgeving en hoe ze momenteel beveiligd zijn. Essentieel voor het slagen van een dergelijk programma is dat ook de belangrijkste executive stakeholders het governance-raamwerk en het hieruit voortvloeiende beleid ondersteunen.

De volgende stap betreft het vaststellen van een robuust beleidsraamwerk dat alle wettelijke en statutaire bepalingen en standaarden adresseert, evenals het bedrijfsbeleid. Hierbij gaat het onder andere om beleidsregels voor de retentie van informatie, de classificatie van legacy content, het identificeren van dubbele data en het vaststellen hoe meta data gebruikt kan worden voor compliancy. Doel is een solide fundament voor de toekomst te realiseren, met een beleidsraamwerk op basis waarvan de informatiemiddelen op kosteneffectieve wijze automatisch kunnen worden beheerd, en om te identificeren welke informatie de meeste waarde biedt of juist voor de grootste pijnpunten zorgt. Is het beleidsraamwerk eenmaal opgesteld, dan moeten policies uitgerold en afgedwongen worden die betrekking hebben op alle data die de onderneming opslaat, beheert en gebruikt.

Gezien de omvang van de gegevens die in ogenschouw genomen moeten worden en om de complexiteit en kosten onder controle te houden, is vergaande automatisering van de processen die het beleidsraamwerk moeten ondersteunen een absolute voorwaarde. En dankzij geautomatiseerde processen op basis van beleidsregels, is het ook mogelijk om relatief eenvoudig te voldoen aan nieuwe of gewijzigde wet- en regelgeving. Het interessante is dat de organisatie ook meteen nieuwe mogelijkheden krijgt om meer waarde te genereren uit de informatie die op deze wijze beheerd wordt. Met een helder inzicht in de behoeften op regelgevend, zakelijk en corporate niveau kan een organisatie ook beter begrijpen hoe best practices het beste kunnen worden ingezet, waar gebruik gemaakt kan worden van bestaande processen en beleidsdefinities en hoe de kosten ook in de toekomst onder controle gehouden kunnen worden.

Een ding is zeker: de omvang en de complexiteit van gegevens die bedrijven creëren, opslaan en beheren, groeien exponentieel. De naleving van wet- en regelgeving is steeds meer een punt van zorg, nu de risico’s en de hoogte van mogelijke boetes drastisch toenemen. Effectieve information governance-praktijken kunnen ervoor zorgen dat de naleving minder complex en kostbaar worden. Het is duidelijk dat vooral de bedrijfskundige en organisatorische aspecten van information governance de grootste uitdaging zullen zijn voor bedrijven. In mijn optiek zijn de ondersteunde technologische oplossingen die hiervoor nodig zijn, beschikbaar en (verhoudingsgewijs) eenvoudig in te richten.