Het ict-programma Speer (Strategic process and enabled reengineering) gaat het ministerie van Defensie zo'n negenhonderd miljoen euro kosten. Dat is bijna een verdubbeling ten opzichte van de huidige 481 miljoen euro die het ministerie hiervoor vrijgemaakt heeft. Dat stelt de Algemene Rekenkamer. Ook moet Defensie veel meer werk maken van de voortgang ervan, want hoe langer gewacht wordt, hoe langer het duurt voor de voordelen van het nieuwe systeem benut kunnen worden. Defensie rechtvaardigt de hoge kosten voor Speer tot nu toe altijd omdat met de invoering ervan grote besparingen te behalen zouden vallen.
Het project Speer is een van de grootste en langstlopende ict-projecten van de rijksoverheid. In mei 2000 startte het ministerie van Defensie een aanbesteding voor de levering van materieel-logistieke programmatuur (zogeheten software voor erp: enterprise resource planning) en het onderhoud daarop. Alle krijgsmachtdelen stappen over op dit ict-systeem dat op SAP is gebaseerd. Ook werden er aanbestedingen uitgeschreven voor advies-, implementatie- en migratiepartners. Het project liep de afgelopen jaren diverse malen vertraging op. Afronding ervan, er zijn wel al delen in gebruik, staat nu gepland voor medio 2015 (was oorspronkelijk 2012). Daarbij gaat het om de basisfunctionaliteit.
Volgens Defensie liggen de kosten voor Speer inmiddels op 481 miljoen euro (was in 2004 165 miljoen euro, exclusief twintig miljoen euro licentiekosten). De Algemene Rekenkamer schat in dat de totale kosten tot halverwege 2013 ongeveer 650 miljoen euro bedragen. Voor het afronden van het implementatietraject en de noodzakelijke doorontwikkeling is naar schatting van de Algemene Rekenkamer nog eens 250 miljoen euro nodig (zie kader 1).
Complex
Minister Jeanine Hennis-Plasschaert laat in een reactie weten deze bedragen niet te herkennen waarbij zij zich beroept op het feit dat het ict-project van voor 2008 stamt. Voor het inzichtelijk maken van de integrale kosten geldt pas vanaf 2008 het Rapportagemodel voor grote ict-projecten van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, stelt zij. De Algemene Rekenkamer vindt dat dit argument anno 2014 moeilijk vol te houden is, zeker gezien de herijking van het project in 2010 en de nog komende periode van doorontwikkeling.
De Algemene Rekenkamer heeft Speer de afgelopen jaren zeer kritisch gevolgd. In december 2012 stelde de rekenkamer nog dat de reorganisatie bij de krijgsmacht en de verschillende verbeterplannen voor beheerzaken in toenemende mate op gespannen voet staan met een succesvolle invoering van het erp-project Speer. Ook het verregaande ict-uitbestedingstraject dat Defensie heeft opgestart, maakt de zaak extra complex. Een onderdeel daarvan is een perceel voor het uitbesteden aan de markt van het functioneel beheer en applicatie-onderhoud.
Omvangrijke migratie
In de recente eindrapportage over Speer (zie kader 2) geeft het ministerie aan dat ongeveer 50 procent van de defensieonderdelen al zijn overgegaan op het erp-systeem. Enkele belangrijke defensieonderdelen moeten echter nog migreren, zoals de onderhoudsbedrijven en de belangrijke wapensystemen van de Marine en de Luchtmacht. Bovendien zijn door de gekozen migratiestrategie gebroken ketens ontstaan, die het ministerie pas aan elkaar kan verbinden wanneer alle systemen en eenheden volledig op Speer over zijn.
Het ministerie beoogt door het implementeren van een erp-systeem vier doelen te realiseren, te weten:
1. Een effectievere materieel-logistieke ondersteuning van operaties;
2. Het ondersteunen van het nieuwe besturingsmodel;
3. Het realiseren van een besparing van 1030 voltijdseenheden en een vermindering van de exploitatiekosten met tachtig miljoen per jaar;
4. Het verbeteren van de informatievoorziening door sanering van de vele Iegacy-systemen.
Vaart maken
In het huidige adviesrapport waarschuwt de rekenkamer de minister meer vaart te maken met het project en scherpere deadline te stellen dan medio 2015, waar Defensie het over heeft als het gaat om de invoering van de basisfunctionaliteit. Een degelijk plan van aanpak is nodig om het implementatieproject goed aan te sturen en te beheersen. Ook de plannen voor de doorontwikkeling moeten sneller opgepakt worden waarbij informatie over alle samenhangende kosten van de belangrijkste wapensystemen een plek krijgt. Hoe langer gewacht wordt, hoe langer het duurt voor de voordelen van het nieuwe systeem benut kunnen worden, aldus de Algemene Rekenkamer.
De minister zal in het voorjaar 2014 de Tweede Kamer informeren over het plan van aanpak van de uitgewerkte roadmap en over de planning en realisatie ervan in de voortgangsrapportages Speer (implementatie erp). Afgelopen oktober vond bij het Rijk nog een toets plaats van de basisimplementatie erp in het kader van een Gateway Review. De resultaten hiervan zijn daarna besproken in een rondetafelgesprek met de Algemene Rekenkamer. De risico’s en aanbevelingen die tijdens deze review en het rondetafelgesprek zijn genoemd, zijn meegenomen in de uitwerking van de roadmap, aldus Hennis-Plasschaert.
Kosten
Het ministerie van Defensie heeft het programmabudget in de afgelopen jaren diverse malen herijkt en het budget steeds naar boven aangepast. Anno 2013 bestaat het programmabudget van circa 481 miljoen euro uit de volgende kostenposten:
• Investeringen in erp: 276 miljoen;
• Exploitatievoorbereiding: 125 miljoen
• Aanpassingen van Iegacy-systemen: 32 miljoen;
• Dubbele beheerslasten: 48 miljoen.
Volgens de Algemene Rekenkamer is de Tweede Kamer hierover steeds geïnformeerd via de halfjaarlijkse voortgangsrapportages Speer. Maar in deze voortgangsrapportages bleven verschillende kostenposten buiten beschouwing, waaronder:
• De kosten van de migratie van een volledig wapensysteem;
• De inzet van eigen personeel in de programmaorganisatie;
• De kosten voor opleiding en training;
• De doorontwikkeling van erp na beëindiging van het programma.
De Algemene Rekenkamer schat daardoor de totale kosten tot halverwege 2013 veel hoger in, op ongeveer 650 miljoen euro. Voor het afronden van het implementatietraject en de noodzakelijke doorontwikkeling is daarnaast nog ongeveer 250 miljoen euro nodig.
Evaluatie
Het ministerie heeft naar aanleiding van de uiterst moeizame invoering van Speer hierover een eindrapportage laten opstellen door adviesbureau HEC. De vijf hoofdconclusies hieruit zijn:
1. Bezuinigingsdruk stimuleerde de keuze voor een risico volle aanpak. Onder druk van bezuinigingen heeft het ministerie bij de start gekozen voor de meest risicovolle implementatiestrategie waarbij standaardisatie en integratie gelijktijdig plaatsvonden.
2. Ambitie en sturing sloten niet op elkaar aan. Aanvankelijk ontbrak een centrale sturing op het project en sloop de verzuiling van het ministerie het project binnen. Dit bemoeilijkte het standaardiseren van de werkprocessen.
3. Er ontbrak een visie op de samenhang tussen verschillende verandertrajecten. Een samenhangende besturing van de reorganisatietrajecten en de implementatie van erp ontbrak in het begin.
4. Oud en nieuw naast elkaar ondergroef het draagvlak. Het langdurig naast elkaar bestaan van een oude werkwijze ondersteund met de legacy-systemen en een nieuwe werkwijze ondersteund met het erp-systeem leidt er toe dat de voordelen van het nieuwe systeem niet zichtbaar worden en het draagvlak voor het nieuwe systeem afneemt.
5. Nieuw systeem dwingt innovatie niet af. Anders dan aanvankelijk werd verondersteld, dwingt het gekozen erp-pakket verbetering van de werkprocessen niet af. Innovatie van werkprocessen vindt alleen plaats als daar expliciet op wordt gestuurd.
Bron: Eindrapportage Programma Speer – Terugblik bij invoering erp bij Defensie. Ministerie van Defensie en PBLQ HEC (SDU, 2013).
SPEER kost 900 miljoen? Dan heeft u het rapport van de Rekenkamer niet goed gelezen. Interne kosten zijn namelijk niet meegenomen in de rapportages. SPEER kost dus een veelvoud van de gerapporteerde 900 miljoen.
Zie versie 2 van mijn analyse: http://www.viergever.info/nl/MinDefSpeer.aspx
Prive automatiseren we
– om dingen sneller, efficienter, betrouwbaarder, controleerbaarder enzo te laten verlopen
– of omdat het algoritme op zich al zo mooi is
– omdat het steeds weer zelfde algoritme zonder automatisering doen, erg saai is
– omdat het dus saaie arbeid bespaart
Professioneel automatiseren we voor brood op plank en bezigheidstherapie.
Jong geleerd oud gedaan:
Deze vuist op deze vuist, deze vuist op deze vuist.
Deze trend op deze trend en zo klim ik naar boven.
Luister even wat de business vraagt, luister wat die vraagt vandaag.
Zeg maar ja of zeg maar nee, doe maar mee.
In het licht bezien van de strijd tussen de publieke en private sector is dit project toch wel een eclatant succes voor de bedrijven Cap, IBM/Ordina, Atos en Logica. Denk eens in hoeveel nieuwe keukens, IKEA items en voertuigen zijn verkocht van die 900 miljoen. Het positieve secundaire effect van al die mislukte overheidsprojecten is immers ook niet te verwaarlozen !
De discussie richt zich steeds meer op de “hoe” en “waarmee” vraag. Feitelijk moeten we onderzoeken “wat” Defensie beoogt, met het programma SPEER. De invloed en de reikwijdte van de dis-benefits zijn onderschat, maar ook het ontbreken aan leiderschap ( niemand is er van !) heeft binnen Defensie geen goed gedaan. Prince 2, MSP en IPMA konden als Programma/Project management methode dit proces niet meer keren. Ik vind persoonlijk het advies van de algemene rekenkamer een juiste, zo snel mogelijk de werkende delen implementeren en accepteren. Daarnaast communiceren, het houden van workshops en vooral werken aan draagvlak.
Het meest pregnante aan dit soort artikelen is dat het telkens weer zo eenvoudig aanwijsbaar is waar en waarom het fout gaat. Het zijn eigenlijk klassiekers waar men telkens weer aan voorbij gaat.
J.A. Hennis-Plasschaert Geen kennis/affiniteit met IT
14-10-2010/05-11-2012 drs. J.S.J. Hillen Geen kennis/affiniteit met IT
22-02-2007/14-10-2010 E. van Middelkoop Geen kennis/affiniteit met IT
27-05-2003/22-02-2007 H.G.J. Kamp Geen kennis/affiniteit met IT
12-12-2002/27-05-2003 H.G.J. Kamp (interim) Geen kennis/affiniteit met IT
22-07-2002/12-12-2002 mr. A.H. Korthals Geen kennis/affiniteit met IT
03-08-1998/22-07-2002 mr. F.H.G. de GraveGeen kennis/affiniteit met IT
Zij zullen stuk voor stu bezweren wat voor geweldige bestuurders zij wel toch niet zijn…. op kosten van de belastingbetaler. Dicht bij de materie te hebben gezeten enkele malen kwam je de klassiekers gewoon weer tegen.
Geen kennis van Lineaire Wetmatigheden
Wanneer je je begeeft op het terrein van lineair project management, en je hebt er topambtenaren bij die van alles wensen en willen, ook op momenten dat dit volkomen contra is op tijd en wijze, dan krijg je dit soort trajecten.
Verlies door inertie
Een aanzienlijk deel van de verliezen zit hem eveneens zit hem in de ambtelijke inertie. Men gaat op elkaar wachten op cruciale momenten of wacht even met het nemen van noodzakelijke beslissingen waardoor er steeds vaker vertraging plaats neemt.
Project verloop
Een drama is ook het verloop van IT professionals op de projecten tijdens. Daardoor word kennis onvoldoende geborgd waardoor er vaak dezelfde stappen weer opnieuw moeten worden gedaan.
Falende commercie
Aansluitend op vorige is het dan ook regelmatig zo dat de nieuw aangetredene vind dat de voorganger daar en daar het niet goed heeft gedaan dus bepaalde stappen over moeten worden gedaan.
Het is in ieder geval stuitend om te moeten zien dat een traject uiteindelijk dertien jaar aan het duren is en dat het meten van resultaten klaarblijkelijk te ingewikkeld geworden is.
Tragisch.
Grappig hoe altijd de sales overal de schuld krijgt. In elk respecterend ict-bedrijf tekent de delivery altijd mee voordat een offerte de deur uitgaat. Sales bepaalt idd de doelprijs maar daar ligt altijd een technische calculatie onder, afkomstig van de technisch specialisten. Oftewel de marge is de speelruimte, niet de benodigde tijd.
Met veel verbazing lees ik de vele (onnozele) reacties van mensen (bv nr1) die denken dat je dit soort grote veranderingstrajecten als een soort hobby kan aanpakken. Alsof een stratenmaker wel even een nieuwe rondweg om Amsterdam ontwerpt, alle stadsdelen op 1 lijn weet te brengen en te houden, de bezwaarschriften weet af te handelen en deze weg ook nog eens op tijd in zijn eentje weet op te leveren. Kortom, schoenmaker blijf bij je leest!
Overigens zeg ik niet dat het niet beter kan. In elk traject worden fouten gemaakt en de kunst is om ervan te leren. Waar ik mij wel bij aansluit is dat sommige projecten zo groot zijn dat het bijna onmogelijk is om deze binnen tijd en geld succesvol af te sluiten. Dit zie je in de ICT maar ook in de bouw.
Precies, Accountmanager.
Probeer niet als stratenmaker een rondweg te ontwerpen. En probeer ook niet als IT-er een organisatie te veranderen. De essentie waarom SPEER zo is gelopen.
@ Accountmanager
Sprekende uit ervaring is het niet altijd zomaar de accountmanager maar meerderen in de organisatie, alleen even IT wise sprekend dan, die de plank zo eenvoudig mis kunnen slaan waar het verkoop betreft. Men kan dan te makkelijk bepaalde onhaalbare concessies doen met alle gevolgen van dien.
We hebben het hier overigens ook over de klassieker niet kundig genoeg zijn de vertaalslag IT-NON IT te kunnen maken of het verkeerd managen van verwachtingen.
Wanneer processen en procedures niet conform de materie, waarop je IT neerzet, zijn, dan heb je pas werkelijk iets waar je tegen aan kijkt dat lijkt op….. Speer?
Grappig dat 80% van degenen die in IT werken niet eens schijnen te begrijpen met welke wetmatigheden je te maken hebt laat staan dat zij zich daar aan kunnen conformeren.
Niet persoonlijk bedoeld maar wel als signaal.
Grappig dat SAP projecten bij de overheid, steeds duurder uitvallen dan vooraf gepland.
Weten ze bij de overheid niet wat ze willen?
Of is de aanbestedingsprocedure een procedure die aan alle kanten rammelt?
@Mauwerd Prive automatiseren is natuurlijk je ook bezighouden met de computer omdat een leuk ding is, de systemen en talen kunnen mooi zijn kortom een bron van vermaak. En je hebt gelijk over het automatiseren al werk, het is ook brood op de plank. Het is bezigheidstherapie, je werkt hopelijk met leuke mensen en als het even meezit doe je ook nog leuke dingen met de computer en raak je niet verstrikt in de IT apenrots. Helaas is dat niet altijd zo, ik heb in het verleden ook ervaringen gehad waar ik echt de lol in de computer kwijtgeraakt was en weer moest ervaren dat het niet aan het ding ligt.
@NicoViergever Interne kosten worden toch zelden meegenomen bij het noemen van de kosten van een project?