Iton ondersteunt de Gemeente Arnhem bij het ontwerpen en implementeren van een nieuwe it-infrastructuur. Een digitale werkomgeving via desktopvirtualisatie maakt het nieuwe werken mogelijk en verhoogt de slagvaardigheid en professionaliteit bij de Gemeente Arnhem.
Door veranderende omstandigheden in de maatschappij, de economie en op sociaal gebied, heeft de Gemeente Arnhem een nieuwe visie voor de organisatie gedefinieerd. Om slagvaardigheid en professionaliteit te realiseren, moest er een cultuuromslag plaatsvinden. De Gemeente is bovendien verhuisd naar een centrale huisvesting met elfhonderd werkplekken voor veerienhonderd medewerkers en heeft zo flexwerken geïntroduceerd. ‘We zochten een ict-oplossing om dit nieuwe werken te ondersteunen, op de hoofdlocatie, in het stadhuis waar nog eens 250 medewerkers zich bevinden en bij sporthallen, het havenkantoor, musea, het zwembad en thuis’, zegt Richan Postmus, hoofd ict bij de Gemeente Arnhem. ‘Bovendien moest de nieuwe werkomgeving inspelen op de toenemende vraag naar mobiele devices en byod.’
Oplossingen vergeleken
De gemeente heeft oplossingen vergeleken en een pilot uitgevoerd om de functionele behoeftes van de virtuele werkplek vast te leggen. Na een Europese aanbesteding medio 2012 is Iton, een Platinum Citrix Solution Advisor, gekozen als partner. Gezamenlijk is de architectuur ontworpen en de nieuwe omgeving ingericht. Toegang vanaf locaties buiten het gemeentelijke netwerk wordt gerealiseerd door de Citrix NetScaler Gateway die veilige ssl-toegang regelt en Vasco tokens voor extra authenticatie. Op dit moment gebruiken al veertienhonderd medewerkers de gehoste werkomgeving op Citrix Xenapp – een component van Citrix Xendesktop. De omgeving is volledig gevirtualiseerd op Citrix Xenserver. Voor de overige vierhonderd zwaardere gebruikers – zoals cad-ontwerpers – wordt Citrix Xendesktop ingericht, waardoor de virtuele desktop uiteindelijk op 100 procent van alle werkplekken gebruikt wordt.
‘We krijgen te horen dat het werken binnen de nieuwe infrastructuur een verademing is. De flexibiliteit waarmee men overal kan werken op elk device sluit naadloos aan bij het nieuwe werken. Een projectleider voor een nieuwbouwwijk kan bijvoorbeeld afwisselend op het stadskantoor, in het informatiecentrum of bij een bedrijf samen met aannemers werken. Iedereen mag gebruik maken van de flexibele werkplekken en thuis werken als dat zinvol is. Vroeger moest je hier toestemming voor vragen, maar tegenwoordig sturen we op zelfverantwoordelijkheid’, vervolgt Postmus. Bij het nieuwe werken van de gemeente past tevens de ondersteuning voor byod. Mobiele telefoons in eigendom van de gemeente zijn afgeschaft en medewerkers bellen met hun privé telefoons en ze krijgen een vergoeding voor toestel en abonnement. ‘We willen het voor onze medewerker zo gemakkelijk mogelijk maken. De keuzevrijheid voor Android-, Apple- of Microsoft-smartphones sluit aan bij vereenvoudiging van ict. Met deze mobiele devices hebben medewerkers toegang tot het Wi-Fi-netwerk en tot de virtuele werkomgeving.’
Snelheid, actualiteit en besparing
Door de centrale omgeving hebben alle medewerkers altijd de beschikking over de laatste vrijgegeven versies van applicaties en alle updates. ‘Deze actualiteit is al een groot voordeel en was in de oude situatie onmogelijk te realiseren. De werkomgeving is daarnaast drastisch sneller geworden. De pc aanzetten, booten, inloggen en applicaties starten kostte vroeger zes tot zeven minuten. Zelfs al gedurende de pilot bleek dat de Citrix-oplossing een veel betere ervaring bood voor de gebruikers, waardoor de medewerkers de pilotomgeving wilden blijven gebruiken.’ Citrix Xenapp verlengt de levensduur van de pc’s, doordat ze als thin client worden ingezet. Als ze technisch afgeschreven zijn, worden ze vervangen door thin clients wat de toch al soepele omgeving nog eens een fractie sneller maakt.
De gemeente heeft het gehele applicatielandschap geconsolideerd en het aantal terug gebracht naar 350 stuks, die zijn getest en gemigreerd met Citrix Appdna en gevirtualiseerd met App-V op de Xenapp-farm. Citrix Appdna wordt nog steeds ingezet om up-to-date te blijven en als risicoanalyse om applicatie-updates te testen. Virtualisatie helpt om het beheer minimalistisch in te richten tegen relatief lage kosten. ‘De Citrix-oplossingen bieden ons een eenvoudige beheeromgeving, gestandaardiseerde desktops en controle over alle applicaties en updates. We hebben het beheer terug gebracht van drie naar twee fte’s.
Met Citrix als strategische keuze, kijkt de gemeente naar ontwikkelingen, zoals Citrix Sharefile als aanvullende dienst bij het nieuwe werken als een volledige desktop niet nodig is. ‘Verder zijn we erg geïnteresseerd in Citrix Xenmobile MDM om het byo-concept verder uit te breiden met bijvoorbeeld tablets’, besluit Postmus. ‘Hiermee zijn alle devices te beheren en is het authenticatieproces voor applicaties te verbeteren. We blijven de snelle ontwikkelingen in mobiliteit nauwgezet volgen.’
Interessant te weten hoe en welke oplossingen de gemeente in haar pilot vergeleken heeft voordat ze voor de oplossing van Citrix gekozen hebben. Dit kan best nuttig zijn voor andere gemeenten of organisaties voordat ze het wiel opnieuw gaan uitvinden.
Verder ben ik benieuwd tot hoeverre er rekening gehouden is met de kosten van beheer en onderhoud van deze nieuwe omgeving met verschillende componenten. Als ik lees dat “De pc aanzetten, booten, inloggen en applicaties starten kostte vroeger zes tot zeven minuten” dan denk ik dat de kennis, middelen en architectuur van deze ictomgeving flink verouderd was.
Hoopelijk heeft de gemeente in haar berekeningen met dit punt rekening gehouden. Want met opleiden van je beheerders ben je er nog niet!