De rijksoverheid bevindt zich midden in een grootschalig verandertraject naar een Digitale Werkomgeving Rijksdienst (DWR). Deze DWR moet tijd- en plaatsonafhankelijk werken mogelijk maken. De achterliggende ict-infrastructuur wordt daarbij voor alle rijksdiensten zoveel mogelijk geüniformeerd en gestandaardiseerd.
Het RIVM had eind 2010 een verouderde ict-omgeving. De systemen waren traag, informatie was soms slecht toegankelijk en er was weinig controle op licenties. Het programma DWR bood een visie op de toekomst.
Het RIVM is een bijzondere organisatie. Er werken veel wetenschappers die samenwerken in internationale netwerken en veelal met veeleisende applicaties, zoals software waar ze modellen mee kunnen maken of grote datasets mee kunnen doorrekenen. Die applicaties vragen vaak veel rekenkracht en geheugencapaciteit van de systemen. Dat maakt dat het alles behalve eenvoudig is om tijd- en plaatsonafhankelijk werken te realiseren. Waar normale kantoorautomatisering (ka) gemakkelijk is te virtualiseren en via ieder device kan worden aangeboden, is dat bij de wetenschappelijke applicaties waar het RIVM mee werkt niet altijd het geval. De shared service organisatie voor ict bij de overheid levert een standaard ka-omgeving, maar die is voor het RIVM lang niet voldoende.
Het RIVM schakelde Login Consultants in voor advies. User virtualisatie bleek een cruciale succesfactor te zijn. Dat wil zeggen dat de gebruikers worden losgekoppeld van de applicaties, besturingssystemen en apparaten. In een proof of concept (poc)-opstelling is een stack opgebouwd die duidelijk aangaf welke keuzes er op iedere laag gemaakt moesten worden om tijd- en plaatsonafhankelijk werken mogelijk te maken in de uitdagende it-omgeving die het RIVM heeft. Ten tijde van de poc waren er slechts twee oplossingen die dat konden. De keus viel op Appsense vanwege de mogelijkheden die het pakket bood om het naar eigen inzicht in te richten. De poc liep naadloos over in een pilot met ongeveer honderd gebruikers. Op dat moment kwam ICT-Partners aan boord om de projectmedewerkers van RIVM te ondersteunen met technische kennis. Na de succesvolle pilot is de nieuwe virtuele werkplek in een halfjaar tijd uitgerold naar alle medewerkers.
Nu de vdi-omgeving ongeveer twee jaar in gebruik is, is het tijd voor de volgende fase, waarin de stabiliteit wordt verhoogd en nog verder wordt gesleuteld aan de performance. Login Consultants gaat een scan doen van de hele omgeving om te zien of en waar er bottlenecks zitten, en ICT Partners voert de Appsense Health Check uit. Waarschijnlijk komen uit beide diagnostische onderzoeken enkele verbeterpunten die de omgeving nog stabieler en sneller maken.
Gezien het innovatieve karakter van dit project en de hoogwaardige kennis en expertise die het RIVM heeft opgedaan, onderzoekt de ict-afdeling nu of zij samen met het KNMI een shared service organisatie kan oprichten die ict-diensten levert aan wetenschappelijke instituten. De belangrijkste les die het RIVM daarin meeneemt is dat de gebruiker echt centraal moet staan als je een werkplek gaat virtualiseren. Sterk user management is een absolute voorwaarde. Niet alleen om je gebruikers tevreden te houden, maar ook om de kosten voor beheer te beperken.
