‘Het optimaliseren van het purchase-to-pay-proces heeft een positieve uitwerking op de prestaties van studenten’. Deze stelling lijkt misschien wat vergezocht, maar toch zijn Marcel Bergenhenegouwen en Maarten Timmers van de Hogeschool van Amsterdam (HvA) ervan overtuigd dat een geautomatiseerd inkoop- en factuurverwerkingsproces bijdraagt aan meer aandacht voor de student (en daarmee aan betere studieresultaten).
De Hogeschool van Amsterdam wist in korte tijd een organisatie met voornamelijk papieren facturen om te buigen tot een volledig gedigitaliseerde omgeving waarin iedere medewerker zich moeiteloos kan vinden. Met in totaal meer dan 3200 vaste medewerkers en ongeveer vijftigduizend studenten die de Hogeschool van Amsterdam telt, is dit opleidingsinstituut een gerenommeerd ‘zwaargewicht’.
De medewerkers, verdeeld over zeventien locaties in de hoofdstad, bestellen dagelijks tientallen producten en diensten. Al deze artikelen genereren een factuur. Maar door de enorme factuurstroom en budgethouders die deze facturen dienen te accorderen, raakte er soms een factuur zoek en werd hierdoor een betalingstermijn niet altijd gehaald. Via de interne post gingen facturen van locatie naar locatie en werden rekeningen niet op tijd afgetekend. Alles was de Hogeschool eraan gelegen het purchase-to-pay-proces (ofwel: het bestel- tot betaalproces) te optimaliseren…
Marcel Bergenhenegouwen, teamleider Inkoop bij de Hogeschool van Amsterdam: ‘Per jaar ontvangen wij zo’n 35.000 rekeningen bij de Hogeschool van Amsterdam. Slechts 8 procent van deze facturen is gebaseerd op een inkooporder en kan daarmee direct met de factuur worden gematched. Maar van de overige facturen was het ‘in de oude situatie’ nog maar de vraag waar én wanneer deze binnenkwamen. Zo kon het voorkomen dat een factuur werd gestuurd naar een van de ‘bestellers’ op een van onze zeventien locaties. Wanneer een factuur bij ons binnenkwam, werd hij geregistreerd en gecodeerd om vervolgens via de interne post de organisatie door te gaan. De budgethouder kreeg de factuur op zijn bureau, accordeerde hem en de factuur ging met dezelfde interne post terug om vervolgens door de financiële administratie te worden voldaan. Geen overzichtelijke, efficiënte of wenselijke workflow.’
Alles voor de student
Maarten Timmers, hoofd Financiële Administratie, vult aan: ‘De afdeling Crediteuren telt 25 medewerkers die zich zowel voor de Hogeschool van Amsterdam als de Universiteit van Amsterdam inzetten. In onze werkzaamheden wordt er namelijk geen onderscheid voor beide opleidingscentra gemaakt. We merkten al geruime tijd dat er veel tijd en energie verloren ging in het opsnorren en verwerken van ‘verloren facturen’. Dat proces moest simpelweg veranderen. Zoals het betaalproces tot voor kort verliep, kon het simpelweg niet langer.’
‘Meerdere collega’s hebben de mouwen opgestroopt en met ons meegedacht. Vanaf 2007 waren er al signalen het betaalproces door automatisering te willen aanpakken. De oude garde op de crediteurenadministratie heeft het destijds goed gedaan: er waren van leverancierskant weinig klachten. Maar deze medewerkers waren het met ons eens dat er structureel iets moest veranderen. Juni 2012 was dan ook een landmark: de afdelingen Facility Services, het Administratief Centrum én de ict-afdeling hebben elkaar toen gevonden. Tezamen hebben de afdelingen besloten dit samen op te pakken en het tot een succesvol einde te brengen. In de hele keten ging het namelijk niet goed: zo werden er bij bestellingen geen kostenplaats opgegeven en kwam een factuur ‘stuurloos’ binnen.’
‘Door het optimaliseren van deze processen, waarbij het ook de bedoeling is dat alle facturen voortaan op één adres zouden binnenkomen, kan de Hogeschool zich uiteindelijk richten waarvoor het is bedoeld: goed en gedegen onderwijs voor haar ‘klant’. In dit geval: de student. Wanneer budgethouders namelijk minder tijd aan administratieve verplichtingen kwijt zijn, hoe meer tijd zij voor de student overhouden. Hoe beter georganiseerd de Hogeschool van Amsterdam, hoe beter onze studenten worden geholpen.’
Op zoek naar een partner
In juni 2012 werd intern het startschot werd gegeven om op zoek te gaan naar een partij die de automatisering van het factuurverwerkingsproces voor zijn rekening zou nemen. Bergenhenegouwen: ‘De afdeling Inkoop was al bezig met een document waarin was opgesteld hoe het inkoopproces te verbeteren. Hierdoor ontstonden er in één klap twee belangrijke deelprojecten die tegelijkertijd konden worden uitgerold. Een tipping point waarbij the sense of urgency bij iedereen kwam bovendrijven. In de aanbesteding die volgde, kwam ICreative als beste partij uit de beoordeling. Vooral de gebruiksvriendelijkheid en de rapportagemogelijkheden van Basware’s factuurverwerkingsoplossing die in de bestaande it-infrastructuur zou worden opgenomen, gaven de doorslag.’
Wat dat betreft heeft de Hogeschool van Amsterdam er geen gras over laten groeien, want de implementatiefase volgde zeer rap. ‘In november 2012 zijn we met de definitiefase gestart waarin alle voorwaarden zijn opgenomen. Na de definitiefase en het optimaliseren van het procuratieregister was de oplossing snel geïmplementeerd en konden we alle betrokkenen leren hoe met de nieuwe, gebruiksvriendelijke goedkeuringsmodule om te gaan. In april 2013 startten we met een pilot, en de geluiden van alle betrokkenen waren meer dan positief. ‘Het wijst zich eigenlijk allemaal vanzelf’. Eind juli 2013 was de hele Hogeschool van Amsterdam ‘over’ op digitale factuurverwerking.’
‘Binnen een periode van negen maanden hebben we deze klus weten te klaren, en dat is snel. Op dit moment worden de laatste puntjes op de i gezet, waarbij onder meer de leveranciers worden benaderd met het verzoek vanaf heden facturen digitaal aan te leveren. We hebben het hierbij over ongeveer tienduizend leveranciers die vanaf 1 november alleen nog facturen elektronisch kunnen opsturen. Digitale facturen zijn nu eenmaal de toekomst.’
Op tijd betalen
Binnen de Hogeschool van Amsterdam is geen plek meer voor ronddwarrelende of verdwaalde ‘papieren’ facturen. Timmers: “De maatschappelijke norm is een betalingstermijn van dertig dagen waaraan we door de implementatie van de ICreative-oplossing kunnen voldoen. 65 procent wordt inmiddels binnen deze termijn betaald. We blijven hierbij wel afhankelijk van de goedkeuring door budgethouders, maar we kunnen met een druk op de knop zien waar een factuur zich ‘ophoudt’. We hebben nu het gevoel volledig in control te zijn, en dat is een prettige gedachte.”
Op de crediteurenadministratie van de Hogeschool van Amsterdam werkt nog steeds hetzelfde aantal medewerkers. Er komen natuurlijk nog steeds foutieve facturen binnen en dat zal voorlopig zo blijven. Maar nu komt er meer tijd vrij voor andere werkzaamheden. ‘We hebben nu meer tijd voor kwaliteit dan voor kwantiteit’, besluit Timmers. ‘Denk aan het monitoren van openstaande posten en het beheren van de workflow. Het digitaliseren van het factuurverwerkingsproces levert dus kwalitatieve administratie op. Waar eerst geen tijd voor was, daar kunnen medewerkers nu wél tijd voor vrijmaken.’
