Hoe vaak komt er een it'er aan je bureau om te zeggen dat de it teveel kost? Hoe vaak komt een leverancier langs met een zelfde boodschap? Hooguit een nieuwe leverancier die het roept, maar vervolgens ben je weer meer geld kwijt en is het it landschap weer een stukje verder uitgebouwd. Dit komt omdat een it'er zich fundamenteel met it bezig wil houden.
Eckart Wintzen beschreef dit fenomeen haarscherp. Hij gaf aan dat als je iemand aan stelt als fleet manager voor het beheer van de leaseauto’s dat het gevolg dan is dat de wagenparkkosten oplopen. Die gaat namelijk allemaal dingen verzinnen voor de lease-rijder om zijn functie relevant te houden.
Wist je dat er een orgaan bestaat voor het actueel houden van rekenmethoden op basis scholen? Denk je dat de directeur van dit orgaan ooit zal roepen dat we nu wel een optimum bereikt hebben? Nee, en daarom bestaat dit nog steeds; er veranderen regelmatig nog de methoden.
De it-afdeling zal dus niet snel uit zichzelf komen om te zeggen dat het allemaal eenvoudiger moet.
Infrastructuur is een commodity
Hoe hard het ook ontkent wordt, infrastructuur is een commodity geworden en als dit nog niet zo is, zal het niet lang meer duren. Ik heb talloze discussies gevoerd waarbij het argument steeds gebruikt wordt dat ik onvoldoende van infrastructuur begrijp. Ik begrijp infrastructuur prima, namelijk dat het een fundament is waarop je alles bouwt en dat je een fundament niet als een wiel steeds opnieuw uit gaat vinden, maar dat je het fundament gebruikt wat grote partijen voor je gebouwd hebben op grote schaal zodat je het goedkoop af kunt nemen. Ik gebruik hetzelfde fundament als enterprise organisaties en dat voor een fractie van de kosten. Infrastructuur is namelijk niet iets waarmee je je bezig zou moeten houden. Dit is echt niet anders dan de infrastructuur van ons land van wegen, water, elektriciteit en ga zo maar verder. Wie infrastructuur nog niet als handelswaar afneemt betaald teveel. Punt.
Boekdrukkunst
Wat is goedkoper? Afdelingen zelf hun printer laten aanschaffen, of kiezen voor een standaard en deze bedrijfsbreed uitrollen? Uiteraard dat laatste. Het onderhouden van allemaal verschillende printers is lastig in support, maar ook voor het in voorraad houden van toners.
Hoe denk je dat boekdrukkunst vijfhonderd jaar geleden ontvangen werd? Lang niet iedereen zag direct de impact op de schriftgeleerden die alle boeken nog met de hand overschreven. Het zelfde zie je nu als het aan komt op cloud computing. Kantoorautomatisering is een commodity, een standaard handelsartikel wat nu nog als maatwerk verkocht word. Een deel van de bedrijfsprocessen is misschien uniek, maar de basis van kantoorautomatisering is email, agenda en documenten die worden gebruikt door gebruikers met één of meer rollen. Standaardiseer wat standaard is.
De legacy draak
It kan dus simpel en infrastructuur hoeft niet duur te zijn, maar deze constatering staat haaks op de werkelijkheid. Want die is dat er veel geld betaald wordt voor it en de kosten jaarlijks oplopen. Projecten mislukken regelmatig en deadline en budget worden geregeld overschreven. Ook kantoorautomatisering is tot op heden vaak als maatwerk benaderd en alles is aan alles gekoppeld.
Een tijd terug had ik de opdracht om een bi-tool te maken waarin de performance van medewerkers gemeten werd. De aanwezige data was niet fijnmazig genoeg dus werd deze handmatig aangevuld terwijl men eigenlijk organisatorisch wijzigingen hadden moeten uitvoeren om dit probleem bij de wortel aan te pakken. Een it-oplossing wordt echter vaker verkregen om de organisatorische wijziging te vermijden en daarin ligt de crux. It is dus in feite mensenwerk.
Legacy is het huidige werkende systeem dat aan het eind van zijn levenscyclus terecht is gekomen en waarmee de kosten oplopen. Deze legacy draak verslaan is waar veel organisaties tegenop zien, maar het gevaar hierin is dat als je als bedrijf de it-kosten niet omlaag kunt brengen je in feite een gat creëert dat door concurrenten kan worden opgepakt. Je moet uniek zijn of goedkoop. In de middenmoot gaat het vaak mis.
De draak verslaan bestaat uit het inlossen van technische schuld; verworvenheden uit het verleden die nu hun tol eisen. Eén van de belangrijkste activiteiten om deze schuld in te lossen bestaat uit het rationaliseren van het applicatielandschap. Dit betekent afscheid nemen van tools, ontwikkelingen stop zetten, zaken simpeler maken. Dit is een uitdaging die moed en organisatorisch talent behoeven. Het gaat namelijk gepaard met pijn en weerstand.
Leverage
Het beslissen over het inzetten van technologie zou maar op basis van één principe genomen moeten worden, namelijk met de vraag; ‘zit er een hefboom in?’. Levert het veel meer op dan om het niet te doen? Kan er meer werk gedaan worden met minder arbeid? Verlost het ons van een pijn? Kunnen we iets sneller doen zonder dit middel? Automatiseert of versnelt het een bedrijfsproces? Helpt het de mensen om meer werk in minder tijd te doen?
Daarbij geldt ook de vuistregel; als de hefboom klein is zou dit in relatie moeten staan tot het risico.
Conclusie
It kan veel goedkoper en hier zijn drie inzichten van belang. Namelijk dat dit een organisatorische uitdaging is, dat it op basis moet van commodity infrastructuur/kantoorautomatisering en dat it’ers of leveranciers waarschijnlijk niet de beste raadgevers zijn.
Ik zal niet beweren dat it simpel is, maar er moet wel van een simpele basis uitgegaan worden en inzet op basis van hefboomwerking. Zo komt de complexiteit dus te liggen op het juiste niveau en zijn de kosten weer beheersbaar geworden.
Als er een IT’er aan je bureau komt om te zeggen dat “het” (onterecht) meer gaat kosten heb je “het” verkeerd georganiseerd. De verantwoordelijkheid voor projecten en kleine veranderingen moet je bij de gebruiker leggen die dan middels inmiddels eeuwenoude projectmanagement-technieken de zaak kan gaan besturen. Als een IT’er onbegrijpelijke taal uitslaat moet je hem dwingen om “het” in gewoon Nederlands uit te leggen. Wedden dat dan blijkt dat ie “het” zelf ook niet snapt. IT is al lang niet meer voor de IT’er maar kan met groot gemak door de niet-IT’er gedaan worden.
Dank voor de reacties!
PaVaKe, DE it bestaat niet :-), ik denk dat je TCO en risico moet opdelen in functie. Kantoor Automatisering / Productie / R&D et cetera. Zo zal niet alles nog commodity zijn, maar wat ik nu zie is dat niets commodity is.
Als een onderdeel standaard is ingezet, is systeem beheer daarover ook standaard geworden en zijn mensen dus vervangbaar.
Cruciale server klinkt als niet commodity en/of legacy, dus dat valt hierbuiten.
Je opmerking over manager en overbodig… dat klopt en ligt precies in het verlengde van mijn boodschap, want wat voor it geld, kun je doortrekken naar veel meer in de organisatie. Je maakt je organisatie slanker, want als je standaardiseert, standaard software gebruikt kun je meer met minder en hoeft het niveau van een deel van de medewerkers ook minder hoog te zijn. Het lijkt een beetje op Lean & six sigma.
Johan, elke IT-er zou deze instelling moeten hebben en dat kan ook, er blijft genoeg leuks over. Ook zijn er nog genoeg vlakken waar van alles gebeurt en het is geenszins mijn bedoeling om als it simpel af te schilderen. Ieder bedrijf heeft processen, veel applicaties, integratie vraagstukken, et cetera, maar laten we de werkzaamheden op het juiste niveau plaatsvinden. Alles onder de integratie en presentatielaag moet in mijn ogen zo standaard mogelijk zijn. Alles daarboven raakt al snel de it en de business.
Hans, beveiligen van je data is in mijn ogen juist net iets wat bij uitstek wel commodity is vanuit technisch perspectief. Het grootste gevaar van data zit niet in de it maar in het organisatie stukje van mensen en governance (processen) en dus de conclusie uit je laatste paragraaf is in mijn ogen dus juist!
Marcel, er zit een enorme hefboom in IT, alleen doe je die deels teniet door niet te standaardiseren. Pak de hefboom zonder de kosten op te laten lopen. Goede IT leidt in mijn ogen tot besparingen. Sterker nog we automatiseren nog te weinig! Ik pleit dus voor meer IT 🙂
Andre: Eens. Aandacht ofwel Vitamine A lost zeer veel zaken op.
cpt: In de basis helemaal mee eens. Inrichting is voor veel software een groot deel van het gebruik en er zitten altijd losse eindjes aan processen en hoe dit kan worden geautomatiseerd. We maken ook allemaal fouten en door de tijd heen worden fouten duurder (technical debt). Dit blijft ook mensenwerk en dit is niet zo maar weg te automatiseren. Legacy is in die zin goed omdat het in de basis processen automatiseert. Maar legacy betekent ook veroudering en er vanaf stappen is een groot risico en kost ook (veel) geld. Dit zijn gewoon feiten in mijn ogen. Punt is dat er veel mogelijkheden zijn bijgekomen en dat het nu mogelijk is bepaalde zaken eenvoudiger te maken zodat de uitdagingen vooral spelen waar ze het meeste opleveren, maar de transitie is niet makkelijk en als voorbereiding daarop moet je bereid zijn verlies te nemen door te rationaliseren en te standaardiseren.
Zoals reza zegt is cloud de legacy van morgen. Ofwel, wat we nu als “state of the art” beschouwen zal vroeg of laat verouderd zijn. Maar hoe beter je de zaken gescheiden houdt hoe beter je onderdelen kunt rationaliseren en vervangen waardoor je de legacy niet zo hoog op laat lopen als nu het geval is in primaire bankprocessen.
Maar gooi die benen eens op het bureau en kijk wat er zich afspeelt. Als je beseft wat er allemaal aan elkaar hangt wil je er bijna niet aan denken om dit “op te lossen”. Toch zal iemand die pil een keer moeten nemen 🙂
Meestal staat de kantoor automatisering redelijk los van de rest, dus is dat misschien een goed vertrekpunt.
Nog een nabrandertje in reactie op Ewout.
Hell yeah! Reken maar dat het niet eenvoudig is op te lossen. En zeker het risico en de kosten om van legacy naar een nieuwe it te komen is soms onmogelijk hoog, maar doorgaan zal zeker ook tot het einde van je life cyclus als organisatie leiden, tenzij je de bank bent of de overheid.
Ik heb ook zeker niet de wijsheid in pacht om even te vertellen hoe het moet. Er is veel leiderschap, moed en visie nodig voor dit proces. Heel veel mensen hebben niet de juiste competenties en het is zo complex dat het ook niet aanlokkelijk is om eraan te beginnen. Als het makkelijk was had iedereen het allang gedaan.
De enige handvatten die ik geef is rationaliseren, het gescheiden houden van zaken in een modulaire opbouw. Je moet dus altijd als een chirurg iets kunnen verwijderen en vervangen. Dit kan nooit als alles aan alles hangt. Vandaar dat rationaliseren nodig is en governance om ervoor te zorgen dat het alles aan alles hangen nooit meer gedaan wordt.
En als laatste wederom: Laat het fundament commodity zijn, en wellicht dat dit veel weerstand oproept omdat commodity ook nadelen heeft.
@Henri De cloud ontwikkelingen betekenen misschien dat infrastructuur als commodity beschouwd kan worden: een heel netwerk en machinepark in een hand om draai beschikbaar. Ik denk dat het verder geen enkel verschil zal betekenen voor het onderhoud wat nu ook al gebeurt. Je netwerk moet onderhouden worden, machines en applicaties moeten beheerd worden. Ook dan. Misschien zorgt deze ontwikkeling wel voor meer verwarring en is het medicijn erger dan de kwaal. Ik voorzie nog een woud van virtuele machines en systemen waar we straks geen eind meer aan weten. Een bestaande situatie in de overtreffende trap.
Ook over de kantoorautomatisering als commodity heb ik mijn twijfels. Ik denk dat het nooit op zichzelf staande onderdelen zijn en er altijd verwevendheid is met de rest van de organisatie en het bedrijf. Met die specifieke eigenschappen en die ander bedrijfsspecifieke applicaties waar ongetwijfeld links mee zullen bestaan. De organisatie dan maar aanpassen aan de software daar geloof ik niet in, het lijkt me een karwei wat lastiger is dan je denkt. Niet alleen de organisatie maar ook de bestaande software zal onder loep genomen moet worden. Als je zo een actie begint moet je volgens mij ten einde raad zijn.
Ik ben dan ook extreem conservatief, werkt het en voldoet het dan is er eigenlijk geen enkele redenen om de zaken volledig op zijn kop te zetten. Dan heb je genoeg aan je upgrades en aanpassing. Ben het ook volkomenm eens met @cpt met de opmerking: welk probleem wil je oplossen met het vervangen van de legacy? Dat is de eerste vraag die je moet stellen. Ik heb inmiddels al zoveel onzin over legacy gelezen. Gaat het fout? Legacy. Nogmaals legacy kan ook staan voor bewezen, uitontwikkeld, betrouwbaar. En dan nog kan ik me voorstellen dat je tot de conclusie komt dat er wat moet gebeuren. Functionerende legacy geeft je iig tijd om goed na te denken. Haastige spoed is zelden goed, zeker in de ICT.
Waar ik denk dat wel goed bezuinigd kan worden dat zijn de ontwikkelingstrajecten. Dat kan met veel minder mensen. Als je alle proces (scrum, lean, lean six sigma, kanban etc etc) gebeleiders en ander it bureaucraten en tussenlagen weghaalt schiet het al een stuk op. Een andere goed tip voor bezuiniging voor een organisatie is om te investeren in eigen onafhankelijke ict kennis. En je niet uitleveren aan een externe partij.
IT met losse handen, nee ik geloof er niet in.
Louis, je bent inderdaad de IT-er zoals ik ze heel veel tegenkom. Er zullen ook meer it-ers het met jou eens zijn, dan dat mijn mening omarmt wordt.
Wat betreft “Welk probleem wil je oplossen met het vervangen van je legacy?”
– Oplopende kosten die steeds minder in verhouding staan met de opbrengsten
– Een enorme rem op innovatie. Het houdt allerlei andere zaken tegen
– Alles hangt aan alles en dit gaat steeds verder waardoor je echt nooit meer kunt schakelen
– Het wordt steeds moeilijker en duurder om mensen te vinden met kennis van je legacy.
Want ja, legacy is een functionerend systeem, maar zoals gezegd; verouderd. Niet alle werkende systemen van jaren oud zijn legacy.
Je opmerking dat commodity infrastructuur ook onderhouden moet worden. Sure, maar tegen een fractie van de kosten! Het staat totaal niet in verhouding met de huidige manier van infrastructuur onderhouden en dat is mijn kritiek naar jou en laat me een voorbeeld geven. Ik geef zeer regelmatig workshops, lezingen, seminars en kennis sessies. Vaak aan IT-ers. Na praktisch elke sessie zijn de aanwezigen toch wel onder de indruk van wat er mogelijk is en dat betekent dus dat het nieuw voor ze is wat ik ze laat zien. Dus neem nu eens echt de tijd om te onderzoeken hoe deze diensten werken, hoe meer je te weten komt, hoe meer je onder de indruk zult zijn, al zal ik niet ontkennen dat er nog genoeg zwakke kanten aan zitten. Alleen gaan de verbeteringen zo snel dat er met gezwinde spoed de nadelen steeds minder worden.
Er zijn nog genoeg cases voor legacy en ik ben niet tegen *alle* legacy, dat zou onzin zijn. Maar als legacy een probleem is, dan zijn er genoeg middelen om hiermee om te gaan, dit is minder een technische uitdaging en meer een organisatorisch ding waar visie, moed en leiderschap bij komen kijken.
@Henri Ha ha, dat je me een IT’er vind zoals je veel tegenkomt vind ik leuk om te horen.
De ene legacy zal de andere niet zijn, de argumenten die je noemt om iets aan daaraan te doen (oplopende kosten, rem op innovatie, geen mensen) kunnen gerust waar zijn maar ik vind dan dat je het wel hard moet maken en precies aan moet kunnen geven waar dat probleem zit. Ik gaf al aan, ik geloof best dat er redenen kunnen zijn om iet aan de legacy te doen maar niet zomaar. Geen algemeenheden. Vandaar dat ik ook aangaf, zorg als organisatie dat je zelf de kennis hebt om dat te kunnen beoordelen. Het antwoord van een externe partij op die vraag kan ik haast wel bedenken.
Over het onderhoud van je infrastrucuur, ik heb het niet over echte machines en kabels maar over het onderhoud van je virtuele infrastructuur, machines en software. Ik heb zelf het idee dat het geen fractie zal zijn maar misschien zit ik er volledig naast. Denk eerder van dezelfde orde. Ik ben uiteraard heel benieuwd naar de diensten en ontwikkelingen die mij overtuigen van wat er mogelijk is en waar de winst valt te halen.
@Henri: ik ben het niet helemaal met je eens dat een leverancier waarschijnlijk niet de beste raadgever is. Ik denk dat juist de kracht van een leverancier moet zijn om bedrijven te helpen bij het zoeken van een goede vervanging voor hun legacy systemen. Door dan de juiste alternatieven aan te bieden, zoals IaaS of SaaS in combinatie met bijvoorbeeld Open Source, kunnen bedrijven daadwerkelijk kosten besparen.
Christiaan, dank voor je reactie. Okee, als ik mijn stelling omdraai krijg je: De leverancier is waarschijnlijk de beste raadgever… hmm dat klinkt ook niet goed toch? Sommige leveranciers blijken misschien de beste raadgever, maar in de regel is het zo dat een leverancier uiteindelijk altijd met zijn eigen oplossing komt en dat zal niet altijd de beste oplossing zijn. Onafhankelijk adviseurs hoeven overigens ook niet altijd de beste adviezen te geven, maar dat terzijde. Wat ik wel merk is dat veel it-ers niet op de hoogte zijn van veel ontwikkelingen en dat de mogelijkheden nu totaal anders zijn dan vijf jaar geleden en dat is een bruggetje naar Louis.
Helemaal mee eens dat je zaken hard moet maken en ik besef me dat mijn artikel niet specifiek is.
Wat betreft je 2e paragraaf, inderdaad, je zit er volledig naast 🙂 Nouja, laat me het nuanceren. Als je het opzet zoals het bedoeld wordt, dan zijn de kosten aan onderhoud van je (virtuele) infrastructuur nagenoeg 0, ze zitten voor een zeer groot deel versleuteld in de dienst en gebeuren dus buiten je zicht, en het deel waar jezelf verantwoordelijke bent is volledig geautomatiseerd. Ik laat het je met liefde zien.
@Henri: haha de beste raadgever klinkt ook niet goed inderdaad. Het is inderdaad afhankelijk van de leverancier of de oplossing de beste oplossing voor de klant is. Ik vind het zelf altijd belangrijk om een oplossing te bieden of te ontwikkelen dat helemaal in lijn ligt met de wensen en eisen van de klant. Het gaat ons niet om het advies of product wat het meeste geld voor ons oplevert maar om het advies of product wat het meest geschikt is voor de klant.
Wat betreft IT-ers die niet op de hoogste zijn van ontwikkelingen zit het hrm denk ik ook in het feit dat ze niet out-of-the-box durven en willen denken. Want waarom bijvoorbeeld voor de cloud kiezen als de IT-er nu volledig in control is over zijn eigen servers. Een goede IT-er moet juist out-of-the-box kunnen kijken!