Hoe vaak komt er een it'er aan je bureau om te zeggen dat de it teveel kost? Hoe vaak komt een leverancier langs met een zelfde boodschap? Hooguit een nieuwe leverancier die het roept, maar vervolgens ben je weer meer geld kwijt en is het it landschap weer een stukje verder uitgebouwd. Dit komt omdat een it'er zich fundamenteel met it bezig wil houden.
Eckart Wintzen beschreef dit fenomeen haarscherp. Hij gaf aan dat als je iemand aan stelt als fleet manager voor het beheer van de leaseauto’s dat het gevolg dan is dat de wagenparkkosten oplopen. Die gaat namelijk allemaal dingen verzinnen voor de lease-rijder om zijn functie relevant te houden.
Wist je dat er een orgaan bestaat voor het actueel houden van rekenmethoden op basis scholen? Denk je dat de directeur van dit orgaan ooit zal roepen dat we nu wel een optimum bereikt hebben? Nee, en daarom bestaat dit nog steeds; er veranderen regelmatig nog de methoden.
De it-afdeling zal dus niet snel uit zichzelf komen om te zeggen dat het allemaal eenvoudiger moet.
Infrastructuur is een commodity
Hoe hard het ook ontkent wordt, infrastructuur is een commodity geworden en als dit nog niet zo is, zal het niet lang meer duren. Ik heb talloze discussies gevoerd waarbij het argument steeds gebruikt wordt dat ik onvoldoende van infrastructuur begrijp. Ik begrijp infrastructuur prima, namelijk dat het een fundament is waarop je alles bouwt en dat je een fundament niet als een wiel steeds opnieuw uit gaat vinden, maar dat je het fundament gebruikt wat grote partijen voor je gebouwd hebben op grote schaal zodat je het goedkoop af kunt nemen. Ik gebruik hetzelfde fundament als enterprise organisaties en dat voor een fractie van de kosten. Infrastructuur is namelijk niet iets waarmee je je bezig zou moeten houden. Dit is echt niet anders dan de infrastructuur van ons land van wegen, water, elektriciteit en ga zo maar verder. Wie infrastructuur nog niet als handelswaar afneemt betaald teveel. Punt.
Boekdrukkunst
Wat is goedkoper? Afdelingen zelf hun printer laten aanschaffen, of kiezen voor een standaard en deze bedrijfsbreed uitrollen? Uiteraard dat laatste. Het onderhouden van allemaal verschillende printers is lastig in support, maar ook voor het in voorraad houden van toners.
Hoe denk je dat boekdrukkunst vijfhonderd jaar geleden ontvangen werd? Lang niet iedereen zag direct de impact op de schriftgeleerden die alle boeken nog met de hand overschreven. Het zelfde zie je nu als het aan komt op cloud computing. Kantoorautomatisering is een commodity, een standaard handelsartikel wat nu nog als maatwerk verkocht word. Een deel van de bedrijfsprocessen is misschien uniek, maar de basis van kantoorautomatisering is email, agenda en documenten die worden gebruikt door gebruikers met één of meer rollen. Standaardiseer wat standaard is.
De legacy draak
It kan dus simpel en infrastructuur hoeft niet duur te zijn, maar deze constatering staat haaks op de werkelijkheid. Want die is dat er veel geld betaald wordt voor it en de kosten jaarlijks oplopen. Projecten mislukken regelmatig en deadline en budget worden geregeld overschreven. Ook kantoorautomatisering is tot op heden vaak als maatwerk benaderd en alles is aan alles gekoppeld.
Een tijd terug had ik de opdracht om een bi-tool te maken waarin de performance van medewerkers gemeten werd. De aanwezige data was niet fijnmazig genoeg dus werd deze handmatig aangevuld terwijl men eigenlijk organisatorisch wijzigingen hadden moeten uitvoeren om dit probleem bij de wortel aan te pakken. Een it-oplossing wordt echter vaker verkregen om de organisatorische wijziging te vermijden en daarin ligt de crux. It is dus in feite mensenwerk.
Legacy is het huidige werkende systeem dat aan het eind van zijn levenscyclus terecht is gekomen en waarmee de kosten oplopen. Deze legacy draak verslaan is waar veel organisaties tegenop zien, maar het gevaar hierin is dat als je als bedrijf de it-kosten niet omlaag kunt brengen je in feite een gat creëert dat door concurrenten kan worden opgepakt. Je moet uniek zijn of goedkoop. In de middenmoot gaat het vaak mis.
De draak verslaan bestaat uit het inlossen van technische schuld; verworvenheden uit het verleden die nu hun tol eisen. Eén van de belangrijkste activiteiten om deze schuld in te lossen bestaat uit het rationaliseren van het applicatielandschap. Dit betekent afscheid nemen van tools, ontwikkelingen stop zetten, zaken simpeler maken. Dit is een uitdaging die moed en organisatorisch talent behoeven. Het gaat namelijk gepaard met pijn en weerstand.
Leverage
Het beslissen over het inzetten van technologie zou maar op basis van één principe genomen moeten worden, namelijk met de vraag; ‘zit er een hefboom in?’. Levert het veel meer op dan om het niet te doen? Kan er meer werk gedaan worden met minder arbeid? Verlost het ons van een pijn? Kunnen we iets sneller doen zonder dit middel? Automatiseert of versnelt het een bedrijfsproces? Helpt het de mensen om meer werk in minder tijd te doen?
Daarbij geldt ook de vuistregel; als de hefboom klein is zou dit in relatie moeten staan tot het risico.
Conclusie
It kan veel goedkoper en hier zijn drie inzichten van belang. Namelijk dat dit een organisatorische uitdaging is, dat it op basis moet van commodity infrastructuur/kantoorautomatisering en dat it’ers of leveranciers waarschijnlijk niet de beste raadgevers zijn.
Ik zal niet beweren dat it simpel is, maar er moet wel van een simpele basis uitgegaan worden en inzet op basis van hefboomwerking. Zo komt de complexiteit dus te liggen op het juiste niveau en zijn de kosten weer beheersbaar geworden.
Henri,
Grappig om mijn woorden en opmerkingen over jou terug te zien 🙂
Er zijn een aantal onderwerpen in dit artikel waar ik het mee en ook niet mee eens ben. Vanwege tijdgebrek kan ik helaas niet op alles ingaan.
Voor nu, ja, ict kost geld en dat komt naar mijn mening doordat veel businessmodellen, primaire en ondersteunende bedrijfsprocessen verouderd zijn. Je moet elke 3-5 jaar de conditie van je bedrijfsprocessen herzien. Doe je dat niet dan ziet je met enorme kosten van legacy en inefficentie. Ik heb hier eerder een artikel over geschreven:
https://www.computable.nl/artikel/opinie/management/4704821/2379250/ictinnovatie-redt-de-business-niet.html
Dat je geen infrastructuur nodig zou hebben spreek ik niet echt tegen. Dat is iets wat zich over 10 jaar gaat voordoen. Bedrijven hebben zeker 10 jaar nodig voor tranformatie van de huidige ict-vorm naar de nieuwe vorm, lees cloud. Cloud heeft ook deze tijd nodig om verder ontwikkeld en volwassen te worden. Deze twee wegen zullen de komende jaren naar elkaar toe groeien en na circa 10 jaar bij elkaar komen.
En we hebben tegen die tijd een nieuwe legacy: Cloud!
Henri,
Als eerste moet je een verschil maken tussen wat dichtbij de gebruiker staat en verstopt ligt in het datacenter. Dat e-mail, office en nog een heel rijtje andere kantoorautomatisering goedkoper kan is correct. Je kunt hier al flink besparen door bijvoorbeeld niet voor Exchange maar Zimbra te kiezen om wat te noemen. Heel wat lastiger wordt het met maatwerk waarin de business logica ligt opgesloten. Je hebt gelijk dat het meer een organisatorische kwestie is dan techniek maar hoeveel organisaties hebben hun ‘koppelvlakken’ in beeld?
Je wandelt me echter iets te makkelijk over de problemen die zitten in mid-office welke probeert alle ‘ICT-terpen’ met elkaar te verbinden, de legacy die vaak organisch gegroeid is door de eisen vanuit de business maar waar deze afnemers niet meer de kosten van willen dragen omdat er iets sexiers is gekomen. Dat nog veel legacy operationeel wordt gehouden zit niet ook niet zo zeer in de techniek maar in de afhankelijkheid van de service die voor de automatisering gebruik maakt van een verouderd systeem. Service Release Management is namelijk nogal uitdagend door de ‘disconnected’ processen die er in het beheer zijn.
Ik ben het maar deels eens met je conclusie, de beheersbaarheid van de kosten ligt dan wel in de organisatie maar zo simpel is dat nog niet op te lossen. Niet in de basis waar data, applicaties en systemen langer mee gaan dan de ontwikkelingen op de desktop. Het is dus niet even de bits van EBCDIC één positie naar links verplaatsen om zo te profiteren van de ASCII commodity. Migratiekosten zijn soms hoger dan te behalen besparingen waardoor het economisch gewoon voordeliger is om door te gaan met legacy. En uiteindelijk wordt elke nieuwe technologie zelf ook weer achterhaald door de snelheid van ontwikkelingen.
Wat fijn om twee goede reacties te krijgen van mijn grootste fans!
Reza, waar je mee om gaat wordt je mee besmet, dat je dingen van jou in mijn verhaal terug ziet komen zal ik niet ontkennen.
Ewout, als het simpel was kon iedereen het! En ik besef dat ik uiteraard kort door de bocht ga en dat een (grote) bedrijfsvoering gewoon complex is. Want naast techniek heb je cultuur, machtsverhoudingen, competenties, processen en is een verandering per definitie pittig en risicovol.
Veel mensen interesseert it geen klap, alleen met die houding kom je er niet aangezien it praktisch een core feature is van iedere organisatie. Het zal dus voorlopig uitdagend blijven en hier zijn geen pasklare oplossingen voor als in : Doe dit, doe dat en dan komt het goed.
Ik snap de teneur van het stuk en ik kan er een heel eind in meegaan. Maar zoals Ewout al aangeeft wordt wel heel erg snel over het feit heengestapt dat legacy systemen heel veel bedrijfsspecifieke logica bevatten en niet bestaat uit 100% generieke logica. Natuurlijk ieder bedrijf kan SAP/BPCS/JDEdward/NameYourFavouriteOrRelevantApplication aanschaffen en daarmee kan veel ontwikkeltijd worden bespaard, maar wat meer wel dan niet ontbreekt in die pakketten is de logica die specifiek van toepassing is in het bedrijf; en meestal is die logica juist /het/ hart van het bedrijf, de raison d’être, het onderscheidende kenmerk waaraan het bedrijf haar bestaan ontleent. En dat moet echt ingebouwd, en als het even tegenzit moet het weer opnieuw als er weer een nieuwe versie van dat pakket uitkomt.
Wat het bedrijf heeft gekocht is tijd: de ontwikkelafdeling heeft in een keer een blank canvas gekocht waarop deze de bedrijfsspecifieke kenmerken kan aanbrengen. Als alles helemaal van de grond af aan had moeten worden ontwikkeld was het waarschijnlijk veel meer geld en tijd kwijt. Je mag aannemen dat de meeste kinderziekten eruit zijn gehaald en dat nog te ontdekken pubertijdsproblemen er op een later moment worden gepatched.
Dat aanbrengen van de nieuwe functionaliteit kost geld (want tijd), en je kunt het natuurlijk uitbesteden aan de leverancier, maar die doet het ook niet voor niets.
Maar de eerste vraag die moet worden gesteld is: “welk probleem wil men eigenlijk oplossen met het vervangen van de legacy applicatie?”. Daaruit kan een kosten/baten analyse komen waar dan alternatieven kunnen worden afgewogen…. maar ook dat kost geld. Ooit wel eens een manager aan je bureau gehad die zei dat management teveel kost?
In principe is het leven heel simpel. Alles kan goedkoper. Als je er maar aandacht aan besteedt. Die tijd wordt een probleem in de regel niet gegund. Dus: ze hieven het glas, deden een plas en alles bleef zoals het was.
Je gaat het pas zien, als je er op gaat letten, dat is dus met it kosten ook zo.
Ik snap dit soort artikelen nooit, ga eens terug naar de typemachine en goed nadenken hoe het toen was, voordat er IT was ging alles met de hand en in kelders met archieven. onzinnig onderwerp mijns inszien.
Laat ik nou zo’n ITer zijn die zichzelf graag weg automatiseert. Want als het werk wat ik doe zo makkelijk te automatiseren is valt de uitdaging ook weg.
Moet de stelling niet zijn: “de uitvoering van de processen die leiden tot de realisatie van de dienst of het product (de kern van het bestaan van de organisatie) kost altijd te veel”?
Om de een of andere reden is de primaire organisatie in staat om de schuld van haar eigen disfunctioneren af te schuiven op IT. En daarmee is IT altijd te duur. Hoe is ze dat gelukt?
1. IT is lekker vaag. We hebben geen idee hoe het werkt, het heeft nog steeds een hoog nerd imago en alles wat IT ons niet uit kan leggen kunnen we aanwijzen als de oorzaak van het niet goed functioneren van onze processen in plaats van dat die processen zelf de oorzaak zijn.
2. IT is per definitie duur, omdat het functioneren van functionaliteit verbeterd kan worden met duurdere spullen. Legacy werkt nog steeds prima, zolang het draait op de zwaarste processors en het soepelste geheugen. Het niet doorzien van deze vicieuze cirkel en/of het niet willen of kunnen doorbreken daarvan leidt alleen maar tot steeds hoger wordende IT kosten. In relatie met 1 is de schuldige snel aangewezen.
3. Terecht wordt de risicofactor aangehaald. Infrastructuur is commodity, maar bijvoorbeeld het beveiligen van je data niet. Wie onvoldoende acht slaat op de risico’s is per definitie duurder uit. En omdat 1 en 2 van toepassing zijn komt ook hier de beslisser in de ‘business’ er vaak mee weg te wijzen naar inefficiënte en dus te dure IT.
Als het gaat om het zuivere begrip “te dure IT” dan praten we niet zozeer over spullen of slecht ondersteunende functionaliteit, maar vooral over de organisatie en uitvoering van de IT serviceprocessen. Mensenwerk dus.
Te dure IT vanuit businessperspectief ligt maar al te vaak aan de business zelf. Maar volgens mij laat Henri tussen de regels die boodschap ook al doorkomen.
Ik ben het oneens met de stelling dat IT _altijd_ te duur is. Als dat zo zou zijn, dan was de beste bedrijfsvoering het uitfaseren van IT en alles met de hand administreren.
IT wordt alleen te duur als je er niet voor waakt dat je dure oplossingen gaat maken voor situaties die niet vaak voor komen. Je moet goed in de gaten houden wat de kosten zijn voor een systeemaanpassing ten opzichte van de business value.
Overigens is het IT vakgebied zich daar ook steeds meer van bewust en maakt allerlei bewegingen richting het meedenken met de portemonnee van de klant. Dat is immers beter voor de langetermijnrelatie.
IT kost past te veel als je geen goed risico en TCO-overzicht kunt maken.
Roepen dat iets goedkoper kan is makkelijk, het tegendeel wordt meestal pas duidelijk als het te laat is.
Als het IT park goed draait, waarom zou je dan 3 man nodig hebben voor beheer, dat kan toch ook met 1?
Klinkt als een eenvoudige bezuiniging, totdat die ene systeembeheerder op vakantie in Zuid Afrika zijn been breekt, en ineens 6 weken wegblijft. Uiteraard valt dit samen met een stroomstoring op kantoor, waardoor een cruciale server niet meer opkomt, en de router die het netwerkverkeer naar buiten verzorgd sneuvelt……
Overigens was mijn eerste gedachte na de eerste zin: en hoe vaak roept een manager dat hij overbodig is …. maar dat terzijde