Ziekenhuisgroep Twente (ZGT) voldoet aan álle 24 veiligheidsnormen op het gebied van kwaliteit en veiligheid van medische technologie van TÜV Nederland. ZGT heeft daartoe meerdere modules uit de Infoland kwaliteitsmanagement software suite iProva ingezet. In mei 2013 werd het ziekenhuis extern geaudit door TÜV, gevolgd door een controle vanuit de IGZ. Diverse ziekenhuizen hebben de aanpak van ZGT inmiddels met succes overgenomen.
In 2004 is Ziekenhuisgroep Twente (ZGT) gestart met een verbeterproject op het gebied van kwaliteit en veiligheid van medische technologie. Met een team van verschillende professionals, zoals medisch specialisten, verpleegkundigen en technici zijn risico’s in kaart gebracht en verbeteringen afgestemd en doorgevoerd. Meerdere geïntegreerde modules uit de Infoland kwaliteitsmanagement software suite iProva, waaronder de verbetermanagementmodule iTask, werden daarbij ingezet om de bevindingen binnen het project te registreren, verbetermaatregelen uit te zetten en vorderingen te monitoren.
Het positieve eindoordeel van TÜV en het behalen van alle 24 certificaten bevestigt de verbeteringen op het gebied van kwaliteit en veiligheid, waarmee het ziekenhuis ook een belangrijke bijdrage levert aan het convenant ‘Veilige toepassing van medische technologie in het ziekenhuis’. Onlangs kreeg het ziekenhuis een onverwachte controle van de Inspectie voor de Gezondheidszorg. Ook deze instelling was positief over het veilig gebruik van medische technologie in het ziekenhuis.
Michaël Lansbergen, klinisch fysicus, manager en medisch stafbestuurder kwaliteit & veiligheid ZGT: ‘De bevindingen van zowel de Inspectie als de TÜV bevestigen ons dat we met het borgen van kwaliteit van medische technologie op het juiste spoor zitten en een landelijke referentiefunctie hebben. Inmiddels leveren we een bijdrage aan de richtlijnontwikkeling en implementatie in andere ziekenhuizen.’
Veilig werken met medische technologie
ZGT heeft QMT ingezet als systeem om de levenscyclus van de medische apparatuur te borgen en ontwikkelde het systeem vervolgens verder tot een praktisch en integraal risicomanagementsysteem. QMT staat voor Quality for Medical Technology. Het is een kwaliteitssysteem voor het borgen van veilig werken met medische apparatuur in de zorg dat is ontwikkeld door TNO.
Het doel van QMT is de kwaliteit en veiligheid in het ziekenhuis inzichtelijk te maken voor patiënten en medewerkers. In het ZGT-QMT kwaliteitssysteem zijn alle processtappen vastgelegd en worden deze uitvoerig gecontroleerd. Alle processen zijn opgenomen in de procesmanagementsoftware iProcess. De protocollen die hieraan gekoppeld zijn worden beheerd in het documentbeheersysteem iDocument. Typische QMT-documenten als risicoanalyses, programma’s van eisen, gebruikers-protocollen, testprotocollen, Q-plannen en dergelijke zijn voor belanghebbenden op te vragen en te doorzoeken via het gebruikersportaal iPortal.
Ook het ‘veilig incident melden’ (vim) gebeurt binnen ZGT via de iProva software suite van Infoland. De afdeling kwaliteit en veiligheid heeft alle vim’s die QMT-georiënteerd zijn (inclusief de daaruit voortvloeiende separate verbeteracties) geborgd in een PDCA-loop. De opvolgacties vanuit de vim’s worden ingevuld in een verbeteractieformulier in iTask, waarbij de medewerkers door middel van een pull-down formulier hun eigen cluster kunnen selecteren. De afdeling kan daardoor centraal monitoren hoe de verbeteringen decentraal worden doorgevoerd. De info die hieruit voortvloeit wordt gebruikt om protocollen en/of procedures bij te stellen. Rapportages worden via het kwaliteitsdashboard in iPortal zichtbaar gemaakt, zodat iedereen altijd op de hoogte is van de stand van zaken op het gebied van kwaliteit.
Een achttal normen (over het maken van risicoanalyses, werkwijzen, richtlijnen, et cetera) die op apparatuur in ziekenhuizen van toepassing is en die bij meerdere accreditatieinstellingen voorkomen, zijn door de afdeling samengevoegd tot één ZGT-norm.
iCompliance maakt de mate van borging zichtbaar en ook toekomstige audits zullen hierop stoelen. ZGT kent tevens een aantal typische QMT-audits die in de toekomst een plek zullen krijgen binnen de auditmanagementsoftware iAudit.
Kroon op het werk
De insteek van de audit was het beoordelen van medische technologieën en gebouwenbeheer. Door middel van de driedaagse audit is vastgesteld dat ZGT aan alle eisen voldoet om de risico’s rondom de inzet van medische technologie te borgen.
Theo Weijmans, beleidsadviseur kwaliteit en veiligheid ZGT: ‘Vrijwel alle modules uit de iProva suite hebben een rol gespeeld bij het behalen van de certificaten. Door de onderlinge integratie van de modules binnen de suite sloot alles één grote PDCA-cyclus op elkaar aan en konden we de kwaliteit binnen onze organisatie op hoog niveau brengen.’
