De Gelderse gemeente Druten heeft een contract met Pinkroccade Local Government getekend voor het leveren van het geïntegreerd documentmanagementsysteem (dms) iDocumenten, gebaseerd op het open source platform Alfresco. Medio november moet het huidige dms van Decos zijn vervangen. Druten wil een nieuw dms dat beter aansluit op de Makelaarssuite, het zaaksysteem van Pinkroccade voor elektronische dienstverlening bij gemeenten. Dat is nodig om de ambitie waar te maken om vanaf 1 januari 2014 alle burgerzaken gedigitaliseerd te kunnen afhandelen.
De ondertekening van het contract vond op 26 september plaats tijdens de relatiedag van Pinkroccade Local Government (LG) in de Amsterdam Arena. Eerder dit jaar liep er al een proefproject waarbij gekeken werd naar onder meer de digitale verwerking van inkomende post, de opslag van e-formulieren en de integratie met onderdelen van het zaaksysteem van Pinkroccade.
Alles digitaal
Annamarie Walraven, teamleider Informatievoorziening Bedrijfsvoering in de gemeente Druten, vertelt dat het Alfresco DMS nodig is om op een geïntegreerde manier digitaal te kunnen werken. ‘Wij willen zo min mogelijk papieren post meer. Maar dan moet er ook een goede koppeling bestaan tussen het zaaksysteem en het e-documentensysteem.’
Wanneer bij de gemeente een aanvraag voor vergunning binnenkomt – de papieren aanvraag wordt gescand -, gaat die vervolgens het zaaksysteem in. Via een koppeling met het e-documentensysteem wordt deze ‘zaak’ vervolgens verrijkt met de benodigde documenten om de vergunningsaanvraag af te handelen. Doordat het Alfresco DMS door Pinkroccade is toegesneden op de Makelaarssuite sluit dit systeem beter aan dan de huidige Decos-oplossing, legt Walraven uit.
Bodemprijzen
Alfresco wordt als open source document- en recordmanagementsysteem onder de naam iDocumenten gebruikt binnen het Pink Roccade portfolio. Volgens Han Knooren, algemeen directeur, is de keuze voor Alfresco gemaakt om gemeenten een goedkoper dms te kunnen aanbieden. ‘Wij zijn continu bezig met nadenken over hoe de ict-kosten voor gemeenten verlaagd kunnen worden. De Alfresco-oplossing voor Druten hebben we in co-creatie bedacht, dus samen met de medewerkers van de gemeente. Zij zijn immers de mensen die het systeem gaan gebruiken.’
Hij verwacht een groeiende vraag naar deze open source-oplossing. ‘Gemeenten nemen nu alweer afscheid van hun eerste generatie dms’en die ze vaak tegen bodemprijzen hebben ingekocht. Ze hebben behoefte aan een beter werkend dms dat geïntegreerd kan worden met een zaaksysteem.’
