Een draak van een aanbesteding

Ik denk dat de titel van dit opinie artikel voor de meeste consultants, sales en infrastructuurarchitecten helaas zeer herkenbaar is. Meerdere keren per jaar worden velen van ons hiermee geconfronteerd. Waarom worden de aanbestedingen steeds lastiger om te beantwoorden? En zijn al die zware wensen en eisen nu echt nodig?

Ook ik heb meerdere keren per jaar weer een slapeloze nacht als er weer zo’n “draak van een aanbesteding” op mijn bureau belandt. Vreemd, want aanbestedingen zijn juist in het leven geroepen om het voor iedereen overzichtelijker, gemakkelijker en – last but not least – eerlijker en goedkoper te maken.

De draken van aanbestedingen zijn  te herkennen aan de volgende punten:

Zware of zelfs onmogelijke boeteclausules
Steeds vaker zie ik enorme boeteclausules in aanbestedingen terugkomen. Op zich is de reden voor een boeteclausule logisch, maar het is vreemd als deze de waarde van de deal meerdere malen overstijgt. Natuurlijk ga je samen een verplichting aan, maar fouten onevenredig hard bestraffen is een ander verhaal.

Veeleisende verzekeringen
Verzekeringen (aansprakelijkheid) worden ook steeds crucialer bij aanbestedingen. Maar ook hier zie ik de meest onmogelijke bedragen voorbij komen. Bedragen die  onoverkomelijk zijn. Mijn advies zou zijn, houd ook rekening met kleinere partijen in de markt. Niet iedereen heeft een miljoenendekking. De andere kant van de medaille is natuurlijk wel dat je als kleinere partij ook niet alles kan en moet willen doen. Simpel gezegd omdat je soms niet groot genoeg bent om op ieder niveau mee te spelen.

Certificering
Natuurlijk is het van belang dat de aanbieder over voldoende kennis en kunde beschikt. Maar als je als voorwaarde stelt dat je partners minimaal vijf merken moeten kunnen leveren en hiervoor ook nog eens de hoogste certificeringen moeten hebben, dan ben je op zoek naar het schaap met de vijf poten. Dit soort aanbestedingen zorgt er voor dat er veel meer samengewerkt gaat worden tussen de aanbieders. Dat is op zich helemaal niet erg, mits dit maar netjes gebeurt. In mijn eerdere opinie stuk ‘Kartelvorming in de ICT’ heb ik de mogelijke nadelen hiervan besproken

Referenties
Over referenties verschillen de meningen onderling nogal. Zijn referenties nog echt waardevol en representatief? Ik zelf ben van mening dat een referentie handig kan zijn om te kijken of de aanbieder het kunstje al vaker goed gedaan heeft. Voor de kleinere aanbieders is het aanleveren van referenties vaak erg lastig. Niet iedereen heeft deze op de plank liggen.

Op 1 product of dienst geschreven
Ook dit kom je nog te vaak tegen. Wensen en eisen of speciale specificaties die er voor zorgen dat er maar één product of dienst aangeboden kan worden. Natuurlijk mag dat niet, maar het gebeurt nog te vaak. En natuurlijk kan je hier tegen in bezwaar gaan. Maar ook dit kost weer veel energie die uiteindelijk uitgedrukt wordt in tijd en geld.

Goedkoop, goedkoper, goedkoopst
De prijs van de aangeboden oplossing is belangrijk. Maar dit dient in mijn ogen niet ten koste van alles te gaan. En juist hier gaat het dan ook nog vaak fout. Ja, de oplossing moet natuurlijk betaalbaar zijn. Maar kwaliteit, beschikbaarheid, flexibiliteit en schaalbaarheid hebben een prijs en mogen zeker niet vergeten worden.

Marktverandering
Steeds vaker wordt er in de markt geopperd om functioneel aan te besteden. Natuurlijk zitten hier veel voordelen aan vast. Maar vergeet zeker niet de nadelen. Met functioneel uitvragen loop je het risico dat je iets krijgt wat aan de gestelde eisen voldoet, maar wat je eigenlijk helemaal niet wilt hebben. Dit risico loop je als je niet heel duidelijk verwoordt wat je wilt hebben.

Nota van inlichtingen (nvi)
Doordat de kunst van het goed en duidelijk uitvragen nog niet door iedereen even goed beheerst wordt, zie je vaak dat de aanbestedende partij overspoeld wordt met vragen. Het is schering en inslag dat men naar aanleiding van de aanbesteding honderden vragen krijgt. Dit levert dan altijd hele boekwerken op als de nota van inlichting verschijnt. En ook daarin worden de vragen nog te vaak even wazig beantwoord. Met als gevolg dat er meerdere nota’s voor inlichtingen’s verschijnen en dat maakt het niet overzichtelijker. Want het overzicht houden tussen wat er initieel gevraagd werd, en welke vragen hier tijdens de nvi 1 t/m 10 over gesteld werden is een secuur werkje. Dit zorgt dat de aanbieder geregeld een teleurstelling ondervindt omdat men iets vergeten is aan te leveren, of nog erger, de plank gewoon helemaal mis geslagen heeft. En de aanbestedende partij loopt natuurlijk het risico dat men iets krijgt wat niet aan de wensen en eisen voldoet. Dit gebeurt vaak omdat men iets vergeten is te vragen of dat men dit te onduidelijk verwoord heeft.

Inspanning
De beantwoording van zo’n ‘Draak van een aanbesteding’ is vaak erg kostbaar en tijdrovend. Er wordt door de aanbestedende partij vaak erg veel gevraagd,  waardoor je als aanbieder veel tijd, resources, energie en geld moet investeren. En het kan voorkomen dat je naar aanleiding van  de nvi moet besluiten om je terug te trekken. Dan is alle moeite voor niets geweest en is de frustratie groot.

Mocht je onverhoopt toch zo’n aanbesteding winnen dan ben je vaak al half uitgekleed  op financieel gebied en loop je nog een redelijk risico ook, omdat je hebt ingestemd met alle wensen, eisen en verdere clausules. In de meest extreme gevallen kun je nog geld bijleggen.

Verspilling
De energie voor beantwoording van een aanbesteding kost dus vaak veel energie en dat is vaak ook geen duurzame vorm omdat ‘risk and revenu’ steeds vaker uit de pas gaan lopen door alle clausules die erbij komen. Zeker bij uitvragen die uiteindelijk weinig innovatie vragen maar enkel bedoeld zijn om de spelers tegen elkaar uit te spelen. Natuurlijk is er niets tegen een scherpe prijs maar uiteindelijk zullen de gemaakte verliezen ook weer terugverdiend moeten worden. En vaak wordt dat dus gedaan in de altijd later aangebrachte wijzigingen waardoor er onder de streep weinig gewonnen en veel verloren wordt.

Hoe nu?

Ik merk tijdens het schrijven van dit opiniestuk dat teleurstellingen uit het verleden weer boven komen. Maar hoe kan het nu beter? Want zijn dit niet gewoon de risico’s van het vak? Dat zijn twee lastige vragen om te beantwoorden. Het inhuren van een adviseur die de aanbestedende partij begeleidt kan een optie zijn. Maar bestaan er in deze markt nog wel echt onafhankelijke adviseurs? En ook dat is een zeer lastige vraag om te beantwoorden. Ik ben daarom erg benieuwd naar jullie ervaringen op het gebied van aanbesteden en het beantwoorden van aanbestedingen. Ikzelf ben van mening dat bij een aanbesteding met teveel haken en ogen niet de aanbieder maar de aanbesteding zich uit de markt prijst.