Ik denk dat de titel van dit opinie artikel voor de meeste consultants, sales en infrastructuurarchitecten helaas zeer herkenbaar is. Meerdere keren per jaar worden velen van ons hiermee geconfronteerd. Waarom worden de aanbestedingen steeds lastiger om te beantwoorden? En zijn al die zware wensen en eisen nu echt nodig?
Ook ik heb meerdere keren per jaar weer een slapeloze nacht als er weer zo’n “draak van een aanbesteding” op mijn bureau belandt. Vreemd, want aanbestedingen zijn juist in het leven geroepen om het voor iedereen overzichtelijker, gemakkelijker en – last but not least – eerlijker en goedkoper te maken.
De draken van aanbestedingen zijn te herkennen aan de volgende punten:
Zware of zelfs onmogelijke boeteclausules
Steeds vaker zie ik enorme boeteclausules in aanbestedingen terugkomen. Op zich is de reden voor een boeteclausule logisch, maar het is vreemd als deze de waarde van de deal meerdere malen overstijgt. Natuurlijk ga je samen een verplichting aan, maar fouten onevenredig hard bestraffen is een ander verhaal.
Veeleisende verzekeringen
Verzekeringen (aansprakelijkheid) worden ook steeds crucialer bij aanbestedingen. Maar ook hier zie ik de meest onmogelijke bedragen voorbij komen. Bedragen die onoverkomelijk zijn. Mijn advies zou zijn, houd ook rekening met kleinere partijen in de markt. Niet iedereen heeft een miljoenendekking. De andere kant van de medaille is natuurlijk wel dat je als kleinere partij ook niet alles kan en moet willen doen. Simpel gezegd omdat je soms niet groot genoeg bent om op ieder niveau mee te spelen.
Certificering
Natuurlijk is het van belang dat de aanbieder over voldoende kennis en kunde beschikt. Maar als je als voorwaarde stelt dat je partners minimaal vijf merken moeten kunnen leveren en hiervoor ook nog eens de hoogste certificeringen moeten hebben, dan ben je op zoek naar het schaap met de vijf poten. Dit soort aanbestedingen zorgt er voor dat er veel meer samengewerkt gaat worden tussen de aanbieders. Dat is op zich helemaal niet erg, mits dit maar netjes gebeurt. In mijn eerdere opinie stuk ‘Kartelvorming in de ICT’ heb ik de mogelijke nadelen hiervan besproken
Referenties
Over referenties verschillen de meningen onderling nogal. Zijn referenties nog echt waardevol en representatief? Ik zelf ben van mening dat een referentie handig kan zijn om te kijken of de aanbieder het kunstje al vaker goed gedaan heeft. Voor de kleinere aanbieders is het aanleveren van referenties vaak erg lastig. Niet iedereen heeft deze op de plank liggen.
Op 1 product of dienst geschreven
Ook dit kom je nog te vaak tegen. Wensen en eisen of speciale specificaties die er voor zorgen dat er maar één product of dienst aangeboden kan worden. Natuurlijk mag dat niet, maar het gebeurt nog te vaak. En natuurlijk kan je hier tegen in bezwaar gaan. Maar ook dit kost weer veel energie die uiteindelijk uitgedrukt wordt in tijd en geld.
Goedkoop, goedkoper, goedkoopst
De prijs van de aangeboden oplossing is belangrijk. Maar dit dient in mijn ogen niet ten koste van alles te gaan. En juist hier gaat het dan ook nog vaak fout. Ja, de oplossing moet natuurlijk betaalbaar zijn. Maar kwaliteit, beschikbaarheid, flexibiliteit en schaalbaarheid hebben een prijs en mogen zeker niet vergeten worden.
Marktverandering
Steeds vaker wordt er in de markt geopperd om functioneel aan te besteden. Natuurlijk zitten hier veel voordelen aan vast. Maar vergeet zeker niet de nadelen. Met functioneel uitvragen loop je het risico dat je iets krijgt wat aan de gestelde eisen voldoet, maar wat je eigenlijk helemaal niet wilt hebben. Dit risico loop je als je niet heel duidelijk verwoordt wat je wilt hebben.
Nota van inlichtingen (nvi)
Doordat de kunst van het goed en duidelijk uitvragen nog niet door iedereen even goed beheerst wordt, zie je vaak dat de aanbestedende partij overspoeld wordt met vragen. Het is schering en inslag dat men naar aanleiding van de aanbesteding honderden vragen krijgt. Dit levert dan altijd hele boekwerken op als de nota van inlichting verschijnt. En ook daarin worden de vragen nog te vaak even wazig beantwoord. Met als gevolg dat er meerdere nota’s voor inlichtingen’s verschijnen en dat maakt het niet overzichtelijker. Want het overzicht houden tussen wat er initieel gevraagd werd, en welke vragen hier tijdens de nvi 1 t/m 10 over gesteld werden is een secuur werkje. Dit zorgt dat de aanbieder geregeld een teleurstelling ondervindt omdat men iets vergeten is aan te leveren, of nog erger, de plank gewoon helemaal mis geslagen heeft. En de aanbestedende partij loopt natuurlijk het risico dat men iets krijgt wat niet aan de wensen en eisen voldoet. Dit gebeurt vaak omdat men iets vergeten is te vragen of dat men dit te onduidelijk verwoord heeft.
Inspanning
De beantwoording van zo’n ‘Draak van een aanbesteding’ is vaak erg kostbaar en tijdrovend. Er wordt door de aanbestedende partij vaak erg veel gevraagd, waardoor je als aanbieder veel tijd, resources, energie en geld moet investeren. En het kan voorkomen dat je naar aanleiding van de nvi moet besluiten om je terug te trekken. Dan is alle moeite voor niets geweest en is de frustratie groot.
Mocht je onverhoopt toch zo’n aanbesteding winnen dan ben je vaak al half uitgekleed op financieel gebied en loop je nog een redelijk risico ook, omdat je hebt ingestemd met alle wensen, eisen en verdere clausules. In de meest extreme gevallen kun je nog geld bijleggen.
Verspilling
De energie voor beantwoording van een aanbesteding kost dus vaak veel energie en dat is vaak ook geen duurzame vorm omdat ‘risk and revenu’ steeds vaker uit de pas gaan lopen door alle clausules die erbij komen. Zeker bij uitvragen die uiteindelijk weinig innovatie vragen maar enkel bedoeld zijn om de spelers tegen elkaar uit te spelen. Natuurlijk is er niets tegen een scherpe prijs maar uiteindelijk zullen de gemaakte verliezen ook weer terugverdiend moeten worden. En vaak wordt dat dus gedaan in de altijd later aangebrachte wijzigingen waardoor er onder de streep weinig gewonnen en veel verloren wordt.
Hoe nu?
Ik merk tijdens het schrijven van dit opiniestuk dat teleurstellingen uit het verleden weer boven komen. Maar hoe kan het nu beter? Want zijn dit niet gewoon de risico’s van het vak? Dat zijn twee lastige vragen om te beantwoorden. Het inhuren van een adviseur die de aanbestedende partij begeleidt kan een optie zijn. Maar bestaan er in deze markt nog wel echt onafhankelijke adviseurs? En ook dat is een zeer lastige vraag om te beantwoorden. Ik ben daarom erg benieuwd naar jullie ervaringen op het gebied van aanbesteden en het beantwoorden van aanbestedingen. Ikzelf ben van mening dat bij een aanbesteding met teveel haken en ogen niet de aanbieder maar de aanbesteding zich uit de markt prijst.
Maarten,
Goede feedback. Echter gebeurt het bij infrastructuur aanbestedingen vaker dan als je denkt. Er is vaak wel een snelle jongen die het risico durft te dragen. Meestal zijn dit de partijen die gespecialiseerd zijn om vanuit een negatieve marge toch in de plus te komen. De dozenschuivers van deze markt zijn hier heel bedreven in.
@Ruud,
Ik denk dat ik die markt goed ken…… ik doe als adviseur al meer dan 20 jaar de communicatie-infrastructuur markt…. Van de top 200 heb ik er al meer dan 100 gedaan….
Mijn ervaring is dat de leveranciers 90% van hun ruimte in een aanbesteding gewoon weggeven.
Daarnaast als adviseur ben je in principe best voorzichtig, omdat naast gelijk hebben gelijk krijgen ook, juist, erg belangrijk is. De markt is ook wat harder geworden en een aansprakelijkheid naar een adviseur komt ook voor…
Kortom je bent daarna verantwoordelijk voor de invoering. Dat betekent dat ook dat goed moet gaan, ja zeggen en nee doen is er echt niet bij. Er is overigens wel een principieel verschil in aanbesteding en werkwijze als het gaat om 18 krentenbollen in ene dozijn of 5. Bij dat eerste wordt niet echt een adviseur betrokken (hoop ik voor die adviseur).
@ Maarten,
Een echt onafhankelijke adviseur met 20 jaar ervaring bij de top 100. Je bent toch niet aan sluikreclame aan het doen he? 😉
Maar even serieus.Bij de aanbestedingen waar ik mij tegen aan bemoei zie ik het wel geregeld gebeuren ( server,storage,back-up, DR ). En ook ik heb de meeste grote jongens de afgelopen 14 jaar wel gezien. Ik pak dit moment ook even om aan wat zelfbevlekking te doen.
En ja, server omgevingen zijn vaak 13 in een dozijn omgevingen. Maar storage en back-up en DR omgevingen zijn dit zeker nog niet.
Dus misschien verschilt het wel per type infrastructuur.
Ruud,
Je gaf aan:
“Het wordt steeds lastiger gemaakt om aanbestedingen te kunnen beantwoorden”
Ik ben het niet helemaal met je eens.
De structuur de kern van veel aanbestedingen zijn bijna gelijk. Bij de ene kom je wat nieuws tegen en bij de andere niet. Bedrijven die het reageren op aanbestedingen “even erbij” doen zullen hier echt moeite mee hebben. Bedrijven (ik ga de naam niet noemen) die hier een tenderdesk voor opgezet hebben, met vaste mensen, uitgedacht werkwijze en aanpak hebben er niet zo moeite mee, sterker nog ze scoren ook goed. Het inhuren van een adviseur los dit niet op, je hebt een vaste tenderdesk nodig met mensen (PL, hardware specialist, architect, solution specialist, licentie specialist etc etc) die weten hoe ze dit moeten aanvliegen en er ervaring mee opgedaan hebben.
Verder, ik pleit voor een totaal andere werkwijze, Aanbesteding 2.0. Er zijn afgelopen jaren veel artikelen over aanbestedingen geschreven, zelfs met een voorstel (wat ik in je artikel mis)en mooie onderbouwing. Ondanks dit er is niks in de aanbestedingswereld veranderd.
De pijn van aanbestedingen is al bekend, nu de oplossing die steeds uitblijft.
Wat een reacties over en weer. Zover ik me kan herinneren waren aanbestedingen bedoeld om te voorkomen dan er niet te veel overheidsgeld werd betaald/verspild. Nu anno 2013 is daar om heen een complete indistrie ontstaan in de vorm van advies bureaus, dienstverleners enz enz. De kern van aanbesteden is in mijn ogen zo goed als weg. Ik wil wel eens een resultaten rekening opstellen maar vrees dat de overheid meer geld kwijt is dan dat het oplevert. Wat een markt!
Vraag is wat het belang van de aanbesteder is?
In veel aanbestedingen wordt te veel de nadruk gelegd op het minimaliseren van de prijs (goed voor commodity, niet voor complexe oplossingen) en het indekken tegen voorziene en onvoorziene risico’s.
Het proces creëert een grote afstand tussen de aanvrager en de aanbieders (bewust, om de eerder genoemde vriendjespolitiek te voorkomen). Effect van die afstand is echter dat er ook geen gezond vertrouwen kan ontstaan tussen de partijen. Door aanbieders blind (je weet niet wat de ander doet, laat niet in je kaarten kijken) te laten bieden, werk je het zoeken naar de mazen in het net in de hand.
Het eerder genoemde best value principe kan veel helpen. Stap af van alleen prijs (soms lijken kwalitatieve aspecten ook mee te wegen, maar kun je daar het verschil mee maken?), van eenrichtingsverkeer in de communicatie en stel je iets kwetsbaarder op. Ook leveranciers zijn gebaat bij een goede kwaliteit voor een goede prijs. Nu wordt het vaak de minimale kwaliteit voor een slechte prijs, wat in het vervolg voor veel frustratie en kosten zorgt. Partnership heeft een slechte start als de verhoudingen zo ongelijk zijn in de eerste fase!
Reza,
Structuur is misschien wel gelijk maar Ruud heeft het hier om de alsmaar uitdijende eisen die het tegenovergestelde bewerkstelligen van het doel van aanbesteden: het bevorderen van een gelijk speelveld om zodoende de concurrentie te stimuleren.
Kijken we naar de markt dan kun je moeilijk volhouden dat kleine spelers nog een eerlijke kans hebben of ze moeten inderdaad kartels gaan vormen. Meer maatschappelijke vraag is of we hiermee op termijn niet ons eigen glazen ingooien omdat we op deze manier dus langzaam maar zeker midden- en kleinbedrijf om zeep helpen. En daarmee dus direct het ondernemende en innoverende deel van onze economie waardoor de markt alleen maar kleiner wordt.
Mijn grote vriend Henri gaf in eerste reactie een leuk voorbeeld alleen met een verkeerd onderwerp. Want hoe groot is de keus als je in eisen al stelt dat het alles mag zijn zolang het maar begint met Google?
Het nadeel van een systeem is dat het bestaat.
Als een systeem voorspelbaar is (en dat hoort het natuurlijk te zien) weet je welke input je moet geven om de gewenste output te realiseren. Dat is wat we nu zien met aanbestedingen. Het is een draak geworden omdat ervoor wil zorgen dat de gwenste leverancier en product het resultaat zullen zijn. (De goeden niet te na gesproken natuurlijk)
Het hele doel om eerlijke en transparante aanbestedingen te krijgen is daardoor niet gehaald.
Soms is het beter om geen systeem te hebben.
Voordeel is dan wel dat je bij een leverancier mag blijven die voldoet aan de wensen.
Nadeel is dat er gevaar is voor vriendjespolitiek.
Tsja. Minder bureaucratie, naaah, gaat niet gebeuren. Bereid je dus maar gewoon voor op draakje-vechten.
@ Reza,
Goede toevoeging. Het beantwoorden en schrijven van aanbestedingen is een vak apart. Dit moet je zoals je al aan geeft er niet even bij doen.
Ik doelde meer dat de risico’s in aanbestedingen steeds groter worden. Enorme boeteclausules, lage marges, MVO en social return zorgen er voor dat de kosten soms niet meer tegen de baten ( lees winst/marge) afwegen. Daar door is het in mijn ogen steeds lastiger om succesvol te zijn met bestedingen.
En ja, de manier en regelgeving waar op het nu gebeurt is zeker aan verandering en verbetering toe.
Guido,
Bedankt voor je reactie. Goede toevoeging aan deze discussie. Ik heb expres de oplossing voor dit probleem onder belicht gelaten om een leuke en hopelijk leerzame discussie op te starten.
Ewout,
Goede toevoeging. Helemaal mee eens.