Ik denk dat de titel van dit opinie artikel voor de meeste consultants, sales en infrastructuurarchitecten helaas zeer herkenbaar is. Meerdere keren per jaar worden velen van ons hiermee geconfronteerd. Waarom worden de aanbestedingen steeds lastiger om te beantwoorden? En zijn al die zware wensen en eisen nu echt nodig?
Ook ik heb meerdere keren per jaar weer een slapeloze nacht als er weer zo’n “draak van een aanbesteding” op mijn bureau belandt. Vreemd, want aanbestedingen zijn juist in het leven geroepen om het voor iedereen overzichtelijker, gemakkelijker en – last but not least – eerlijker en goedkoper te maken.
De draken van aanbestedingen zijn te herkennen aan de volgende punten:
Zware of zelfs onmogelijke boeteclausules
Steeds vaker zie ik enorme boeteclausules in aanbestedingen terugkomen. Op zich is de reden voor een boeteclausule logisch, maar het is vreemd als deze de waarde van de deal meerdere malen overstijgt. Natuurlijk ga je samen een verplichting aan, maar fouten onevenredig hard bestraffen is een ander verhaal.
Veeleisende verzekeringen
Verzekeringen (aansprakelijkheid) worden ook steeds crucialer bij aanbestedingen. Maar ook hier zie ik de meest onmogelijke bedragen voorbij komen. Bedragen die onoverkomelijk zijn. Mijn advies zou zijn, houd ook rekening met kleinere partijen in de markt. Niet iedereen heeft een miljoenendekking. De andere kant van de medaille is natuurlijk wel dat je als kleinere partij ook niet alles kan en moet willen doen. Simpel gezegd omdat je soms niet groot genoeg bent om op ieder niveau mee te spelen.
Certificering
Natuurlijk is het van belang dat de aanbieder over voldoende kennis en kunde beschikt. Maar als je als voorwaarde stelt dat je partners minimaal vijf merken moeten kunnen leveren en hiervoor ook nog eens de hoogste certificeringen moeten hebben, dan ben je op zoek naar het schaap met de vijf poten. Dit soort aanbestedingen zorgt er voor dat er veel meer samengewerkt gaat worden tussen de aanbieders. Dat is op zich helemaal niet erg, mits dit maar netjes gebeurt. In mijn eerdere opinie stuk ‘Kartelvorming in de ICT’ heb ik de mogelijke nadelen hiervan besproken
Referenties
Over referenties verschillen de meningen onderling nogal. Zijn referenties nog echt waardevol en representatief? Ik zelf ben van mening dat een referentie handig kan zijn om te kijken of de aanbieder het kunstje al vaker goed gedaan heeft. Voor de kleinere aanbieders is het aanleveren van referenties vaak erg lastig. Niet iedereen heeft deze op de plank liggen.
Op 1 product of dienst geschreven
Ook dit kom je nog te vaak tegen. Wensen en eisen of speciale specificaties die er voor zorgen dat er maar één product of dienst aangeboden kan worden. Natuurlijk mag dat niet, maar het gebeurt nog te vaak. En natuurlijk kan je hier tegen in bezwaar gaan. Maar ook dit kost weer veel energie die uiteindelijk uitgedrukt wordt in tijd en geld.
Goedkoop, goedkoper, goedkoopst
De prijs van de aangeboden oplossing is belangrijk. Maar dit dient in mijn ogen niet ten koste van alles te gaan. En juist hier gaat het dan ook nog vaak fout. Ja, de oplossing moet natuurlijk betaalbaar zijn. Maar kwaliteit, beschikbaarheid, flexibiliteit en schaalbaarheid hebben een prijs en mogen zeker niet vergeten worden.
Marktverandering
Steeds vaker wordt er in de markt geopperd om functioneel aan te besteden. Natuurlijk zitten hier veel voordelen aan vast. Maar vergeet zeker niet de nadelen. Met functioneel uitvragen loop je het risico dat je iets krijgt wat aan de gestelde eisen voldoet, maar wat je eigenlijk helemaal niet wilt hebben. Dit risico loop je als je niet heel duidelijk verwoordt wat je wilt hebben.
Nota van inlichtingen (nvi)
Doordat de kunst van het goed en duidelijk uitvragen nog niet door iedereen even goed beheerst wordt, zie je vaak dat de aanbestedende partij overspoeld wordt met vragen. Het is schering en inslag dat men naar aanleiding van de aanbesteding honderden vragen krijgt. Dit levert dan altijd hele boekwerken op als de nota van inlichting verschijnt. En ook daarin worden de vragen nog te vaak even wazig beantwoord. Met als gevolg dat er meerdere nota’s voor inlichtingen’s verschijnen en dat maakt het niet overzichtelijker. Want het overzicht houden tussen wat er initieel gevraagd werd, en welke vragen hier tijdens de nvi 1 t/m 10 over gesteld werden is een secuur werkje. Dit zorgt dat de aanbieder geregeld een teleurstelling ondervindt omdat men iets vergeten is aan te leveren, of nog erger, de plank gewoon helemaal mis geslagen heeft. En de aanbestedende partij loopt natuurlijk het risico dat men iets krijgt wat niet aan de wensen en eisen voldoet. Dit gebeurt vaak omdat men iets vergeten is te vragen of dat men dit te onduidelijk verwoord heeft.
Inspanning
De beantwoording van zo’n ‘Draak van een aanbesteding’ is vaak erg kostbaar en tijdrovend. Er wordt door de aanbestedende partij vaak erg veel gevraagd, waardoor je als aanbieder veel tijd, resources, energie en geld moet investeren. En het kan voorkomen dat je naar aanleiding van de nvi moet besluiten om je terug te trekken. Dan is alle moeite voor niets geweest en is de frustratie groot.
Mocht je onverhoopt toch zo’n aanbesteding winnen dan ben je vaak al half uitgekleed op financieel gebied en loop je nog een redelijk risico ook, omdat je hebt ingestemd met alle wensen, eisen en verdere clausules. In de meest extreme gevallen kun je nog geld bijleggen.
Verspilling
De energie voor beantwoording van een aanbesteding kost dus vaak veel energie en dat is vaak ook geen duurzame vorm omdat ‘risk and revenu’ steeds vaker uit de pas gaan lopen door alle clausules die erbij komen. Zeker bij uitvragen die uiteindelijk weinig innovatie vragen maar enkel bedoeld zijn om de spelers tegen elkaar uit te spelen. Natuurlijk is er niets tegen een scherpe prijs maar uiteindelijk zullen de gemaakte verliezen ook weer terugverdiend moeten worden. En vaak wordt dat dus gedaan in de altijd later aangebrachte wijzigingen waardoor er onder de streep weinig gewonnen en veel verloren wordt.
Hoe nu?
Ik merk tijdens het schrijven van dit opiniestuk dat teleurstellingen uit het verleden weer boven komen. Maar hoe kan het nu beter? Want zijn dit niet gewoon de risico’s van het vak? Dat zijn twee lastige vragen om te beantwoorden. Het inhuren van een adviseur die de aanbestedende partij begeleidt kan een optie zijn. Maar bestaan er in deze markt nog wel echt onafhankelijke adviseurs? En ook dat is een zeer lastige vraag om te beantwoorden. Ik ben daarom erg benieuwd naar jullie ervaringen op het gebied van aanbesteden en het beantwoorden van aanbestedingen. Ikzelf ben van mening dat bij een aanbesteding met teveel haken en ogen niet de aanbieder maar de aanbesteding zich uit de markt prijst.
Ruud, leuk en herkenbaar, ik wil graag mijn gedachten in deze delen.
Je bent vrij om een autodealer in te lopen met de vraag of zij tien auto’s voor belachelijke bedrag van x willen leveren met een boete clausule als ze niet goed of op tijd leveren. Als er dealers zijn die hier op ingaan, dan is dat marktwerking. Als je je niet kan veroorloven om dit soort aanbestedingen te negeren, dan heb je een groter probleem dan die draak van een aanbesteding. Als we met z’n alle door dolle hoepels heen willen springen, zal de draak niet geslacht worden. Hier mag je dan weer geen afspraken over maken anders is dat kartelvorming.
Het uitgangspunt dat je als aanbestedende partij zo goed mogelijke deal wil sluiten en de risico’s bij de aannemende partij wil neerleggen zal de aannemende partij dwingen zo maximaal mogelijk een zo minimaal mogelijke inspanning te willen leveren. Dit leidt in de regel niet tot een productieve werkrelatie en dus op een risico dat beoogde doelen voor beide partijen niet gehaald worden en dus fundamenteel fout.
Een andere “perverse” prikkel in aanbestedingen is dat er adviesbureaus nodig zijn om aanbestedingen te schrijven. Dit zijn mensen die niet zelf hoeven te leveren en allerlei nieuwigheden in het leven roepen om zich te onderscheiden en toch weer vaak domein kennis ontberen. Gevolg is dat na een aanbesteding is “gewonnen” de werkelijke uitvoering zal afwijken van de regels in de aanbesteding waardoor er in gevallen van conflicten de aannemende partij zich kan beroepen op scope-creep en de aanbestedende partij alsnog de bedachte controle verliest. Wederom een lose-lose situatie.
En heb je wel eens gekeken naar de kosten van governance die nodig is om in control te blijven tijdens het uitvoeren van de aanbesteding.
Kortom, de goede relatie tussen leverancier en klant zal altijd het uitgangspunt moeten zijn en niet het steekspel van regels. De moeilijkheid hierin is echter dat dit slecht te verkopen is naar de achterban.
Het lijkt er weleens op dat het hele aanbesteding spel er gericht is op het voorkomen van vriendjes politiek, het middel heeft zijn doel echter gemist, al zijn harde onderzoeken in deze niet gemakkelijk te vinden.
Nouja, ik laat me weer gaan. Het is echt weer zo’n onderwerp waar je boeken mee kunt vullen, toch lijkt er vaak wel consensus te zijn, er zijn weinig fans te vinden van aanbestedingen. Dat geeft te denken….
Henri,
Goede feedback. En zeer herkenbaar. Vooral de adviesbureau’s maken het vaak te complex.
En je feedback omtrent governance is zeker een aandachtspunt. Bij dit soort aanbestedingen moet er vaak geld bij of wordt er geleverd wat de klant niet verwacht. Beide levert 1 van beide teleurstelling op.
En ja op de manier waar nu vaak op wordt aanbesteed is het initiele doel al lang al uit het oog verloren. Erg jammer!
Ruud,
Een van de onderwerpen die je niet benoemd hebt (ik heb je stuk snel gelezen) is de regels rondom “social return”. Dan ben je als inschrijver helemaal uitgekleed.
Ik ben van mening dat zelfs het inhuren van een adviseur dit probleem niet kan oplossen zolang de structuur en spelregels onveranderd blijven.
Naar mijn mening moet er een nieuwe Aanbesteding 2.0 komen met totaal nieuwe regels en aanpak. In dit kader zou de opdrachtgever deels verantwoordelijk gesteld moeten worden voor de werking, prestatie en kwaliteit van het eindproduct. In de offertefase moet meer transparantie gecreëerd worden waardoor de inschrijvers beter zicht krijgen in de omgeving, bestaande problemen en de risico`s van de opdracht.
Het kan niet zo zijn dat de zooi die de opdrachtgever gemaakt heeft door de inschrijver opgeruimd moet worden, tegen de laagste prijs en met de hoogste kwaliteit. De mislukking van het project (budget en tijd) zou ook door de opdrachtgever gedragen moeten worden. Dit zorgt er voor dat de opdrachtgever vanaf het begin de schouders er onder zet en zich verantwoordelijk voelt voor het project.
Ik ben van mening dat er een eisenpakket (met zaken rondom licenties, applicaties, kennis van beheerders en organisatie etc) van overheid aan de aanbesteders opgelegd moet worden waar de aanbesteder aan moet voldoen voordat hij aan dit traject mag beginnen. M.a.w. de aanbesteder dient eerst zijn huiswerk te doen. Hierdoor legt de opdrachtgever op een gestandaardiseerde wijze de basis waar de inschrijvers verder hun werk op kunnen bouwen. In dit kader zou geen behoefte zijn aan NvI-2, 3, 4, etc.
Over de spelregels van aanbesteding zijn er boeken geschreven en we zien helaas dat nog steeds de oude regels toegepast worden.
Uit het artikel: Maar bestaan er in deze markt nog wel echt onafhankelijke adviseurs?
met dank Ruud voor deze bal voor open doel!! 🙂 🙂 🙂
als sinds 1 maart 1989, het oudste onafhankelijke adviesbureau….voor communicatie-infrastructuren.
Mooi artikel Ruud !
@Reza, je komt op zich met een goed voorstel maar ik vrees dat de mallemolen garen spint bij deze ‘draken’.
Het zal ongetwijfeld ook draconische maatregelen vereissen wat aan dit fenomeen te doen.
Kort gelden nog meegemaakt. Een aanbesteding voor een gemeente-website die zo geschreven was dat alleen Joomla in overweging genomen kon worden, de goedkoopste aanbieder met Joomla was heel toevallig een goede bekende van de burgermeester . . .
Helaas is dat hier in Oostenrijk meer regel als uitzondering.
@Ruud,
wat er bijvoorbeeld mist bij (o.a.) een EU aanbesteding is dat degene die bij de selectie nummer 1 is geworden, of dat na afloop van de realisatie, bij een back-evaluatie, ook zo zou zijn. Ik ken toch een (on) behoorlijk aantal selecties, waarbij het teruginvullen van de gerealiseerde financien alleen al de geselecteerde nummer 1 niet meer de nummer 1 (of 2 of 3 of 4) zou maken.
Ruud,
Er zijn natuurlijk ook aanbestedingen die wel goed gaan, waar de klant weet wat nodig is en dit keurig specificeert. Niks geen rare wensen en eisen die opgesteld zijn door ‘require mensen’ of externe adviesbureau’s maar duidelijke criteria.
De vraag is natuurlijk wel hoe deze draken weggeJORISt kunnen worden want het lijkt me vooral een verspilling van geld wat resultaat niet ten goede komt.
Reza,
Social return, MVO noem maar op. Het wordt steeds lastiger gemaakt om aanbestedingen te kunnen beantwoorden. En de kans op positieve marges wordt steeds kleiner. Steeds vaker wegen de kosten niet meer tegen de baten op. Voor kleinere spelers wordt het helemaal onmogelijk gemaakt om mee te doen aangezien er veel tijd en moeite of voorhand ( free of charge ) geinvesteerd moet worden.
Ondanks je feedback/voorstel zeer valide is, ben ik bang dat het helaas niet gaat gebeuren. Maar wie weet worden we positief verbaasd.
@ Maarten,
Geen dank. Ben blij dat dit artikel je de kans biedt om even reclame te maken. (-;
@ Pascal,
Bedankt voor je reactie. Ondanks een zeer valide voorstel doet ben ik bang dat dit nog niet zo snel gaat gebeuren.