Het valt me telkens weer op dat bij bijna elke organisatie waar ik kom er ontzettend veel geprint wordt. Voor aanvang van een vergadering worden de stukken in full color afgedrukt en onder de arm meegenomen. Tijdens de vergadering worden er notities op gemaakt. Zelfs onze koning las de troonrede heel traditioneel voor vanaf papier. Dat was toch wel een kleine tegenvaller.
Niet alleen kost dit heel veel bomen (en dus zuurstof), maar het is ook erg inefficiënt om met papier te werken. Papier, zeker met aantekeningen er op, is moeilijk te delen. Ook is het lastig als het betreffende stuk in een la ligt en je hebt de informatie nodig als je op een andere locatie bent. Met het behoorlijk volwassen worden van de digitale technologie die het mogelijk maakt om documenten gemakkelijk te delen, zonder hoofdpijn te lezen en zelfs rechtsgeldig te ondertekenen is er niets dat ons nog tegenhoudt om een papierloze organisatie volledig te ondersteunen. Of toch wel?
Met een goed document management systeem (dms) zijn de volgende zaken uitstekende te regelen:
- Digitaliseren van de eventueel nog op papier binnenkomende documenten
- Doorlopen van de verschillende taken rond een document of dossier (zaken, cases)
- Samenwerken aan documenten
- Rechtsgeldig opslaan en delen van documenten
- Versiebeheer van documenten
- Archiveren van documenten en dossiers
- In verschillende vormen leesbaar maken van documenten
- Output management
Toegang tot de documenten vanaf elk willekeurig tijdstip, elke locatie en elk apparaat is hiermee meestal relatief eenvoudig te realiseren. Ook voor mensen die de documenten niet alleen lezen, maar ook moeten kunnen wijzigen of van commentaar voorzien.
Toch is er wel een aantal zaken dat op technologisch vlak nog verbeterd kan worden:
- Het maken van notities is met het onscreen keyboard van je tablet nog niet heel erg handig
- Een tablet heeft nog niet het leescomfort van papier (e-readers hebben dit al wel)
- Het automatisch synchroniseren van content, met name voor als je offline toegang moet hebben (denk aan de koning in de Ridderzaal, waar vast geen Wi-Fi is) is vaak nog niet zo héél betrouwbaar
Maar het allerbelangrijkste obstakel tot de volledige implementatie van de papierloze organisatie is toch wel de mens en zijn ingesleten gewoontes en koppigheid. Die verander je niet zo maar. En zeker niet als het van bovenaf ‘afgedwongen’ wordt. De mens is op zich niet wars van verandering (sterker nog, het is juist een goed middel tegen verveling en apathie), maar van ‘veranderd worden’ is hij niet van gediend. Hier is een adoptiestrategie nodig, waarbij medewerkers zelf betrokken worden.
Tot slot, als je groener wilt zijn volstaat het niet om een laf disclaimertje onderaan een email te zetten met de mededeling ‘dat je even moet nadenken voordat je de email print’. Wat namelijk nóg meer helpt is in de adresbar van je browser gewoon een volledige adres (url) intikken in plaats van een enkel woord. Het schijnt namelijk dat elke honderd searches via Google een hoeveelheid energie kost die gelijk staat aan een half uur een ouderwetse zestig watt gloeilamp laten branden. Search, of meer algemeen, verspilde rekenkracht is dus ook niet echt goed voor het millieu. ‘Think before you forward this email’, of beter nog ‘Please tag and store this email wisely’ zou dan ook toe moeten worden gevoegd aan de goedbedoelde hints onderaan elke verzonden email.
@Jan ik heb geen reclame voor m’n bedrijf gemaakt hoor, dat was jij. Waarvoor bedankt.
p.s. Pas even “Systeemeheerder” aan op je profiel. Beetje slordig.
@Gijs
Ik laat je graag in de waan maar bij mijn weten was verstandhouding met Henri niet zo slecht hoewel we over bepaalde dingen wel van meningen verschillen.
@Maarten
Zat jij in dezelfde ‘natte groep’ toen er een discussie gevoerd werd over toenemende energie verbuik van datacentra? Bij mijn opmerking over toiletpapier mist dus blijkbaar nog een stukje: Alway(s) connected.
@Jan
De marketing valt wel mee want Gijs zegt: “Met een goed document management systeem…” daarmee kan hij natuurlijk nooit Sharepoint bedoelen want dat is leuk om mee samen te werken maar een ramp om documenten mee te beheren;-)
@Ewout LOL
@Gijs,
graag gedaan en bedankt . . .
Nog even een aanvulling.
Hier in Oostenrijk is niet alleen printen nog heel erg gebruikelijk. Voor de kilometerregistratie wil de belastingdienst het liefst een handgeschreven kilometerboek zien. Dat staat zo geschreven op de diverse websites (krommer gaat niet).
Ook met rekeningen die bijv. met een spreadsheet programma aangemaakt worden zijn er problemen geweest, langzaam dringt door dat een elektronische rekening voordelen heeft.
Nederland loopt op dit gebied zeker 5 jaar voor op oostenrijk dus heb ik de gelegenheid me voor te bereiden en als Gijs er nog is hem te kontakteren.
Een DMS ben ik hier nog niet tegengekomen, dus er is wel een markt.
Gijs,
Met alleen een DMS oplossing ben je er niet. Naast het veranderen van je werkprocessen om die door DMS te laten ondersteunen heb je te maken met meer kosten en investering om het werken in de papiere versie van een document door de digitale versie te laten vervangen.
Als ik met een stylus op mijn tablet ergens in een document aantekening wil maken dan heb ik niet alleen een aantal software nodig die dat mogelijk maken maar ook nog meer investering in de hele keten (architectuur, bestaande licentiemodel [vooral die van Microsoft], wel of niet hebben van een DMS oplossing, benodigdeheden voor de invoering van tablet etc) Daarom hangt er een prijs kaartje aan het digitaliseren van je omgeving dat afhankelijk is van je vertrekpunt.
Als je als organisatie goed over deze verandering(papier -> digitaal) nadenkt dan zal je zien dat deze verandering niet altijd goedkoop en eenvoudig is. Afhankelijk van je ROI en doelstelling kun je zelf als organisatie bepalen of dit de moeite waard is of niet.
@Reza
Naast de werkprocessen zul je ook nog rekening moeten houden met de beheer- en beveiligingsprocessen, de regels die wet stelt aan bewaren.
@Reza, @Ewout een DMS zal inderdaad aan de hand van een strategie geimplementeerd moeten worden. Gezien de brede impact moet dat niet onderschat worden. Tevens moet er governance aan ten grondslag liggen, zodat o.a. wet- en regelgeving correct toegepast kunnen worden. Maar men moet hier doorheen, anders ontstaat er door gebruikers afgedwongen chaos door appje hier en deviceje daar.
@Ewout
ik zit meestal niet in discussie groepjes, want ik zit ze meestal voor 😉