Tot voor kort was het zo dat DirectPay managementinformatie steeds via standaardrapportages of specifieke vragen aan it boven water moest zien te krijgen. Dit kostte veel tijd. Met de aanschaf van SAS Visual Analytics hoevft men nu niet iedere keer langs it als er iets moet worden aangepast. Omdat de cijfers zijn gebaseerd op veel debiteuren en je de data op veel manieren kunt bekijken, biedt visualisatie de oplossing voor een heldere rapportage.
DirectPay richt zich op het efficiënt beheren en innen van vorderingen op debiteuren in de meest brede zin. Vaak vormt het ‘kopen van de vordering’ de basis van de samenwerking en zo voorziet DirectPay meteen in de liquiditeitsbehoefte van de klant. Daarbij wordt ook rekening gehouden met de belangen van de debiteuren. Het dienstenpakket omvat de inkoop van vorderingen, debiteurenbeheer, incassogarantie, kredietinformatie en schuldbewaking. De klanten van DirectPay houden daarbij maximale invloed op het inningsbeleid ten aanzien van hun debiteuren.
Colin Nugteren, operational manager bij DirectPay: ‘Wij doen feitelijk twee dingen: factoring en forward flow incasso. Bij factoring nemen we het hele facturatieproces over voor bijvoorbeeld een telecomprovider en financieren we de groei van het bedrijf door de vorderingen te kopen. Forward flow incasso heeft te maken met het opkopen van langer uitstaande vorderingen. Hierbij is het cruciaal om een goede inschatting te maken van de risico’s die daarmee samenhangen. Hoeveel procent van deze facturen gaat er wel en niet betaald worden?’
‘Uiteraard hechten wij veel waarde aan de tevredenheid van de debiteuren. Wij zorgen ervoor dat zij de betaalmogelijkheden krijgen aangeboden die passen bij hun persoonlijke situatie en de huidige tijdgeest. Zo kunnen wij bijvoorbeeld vroegtijdig betalingsproblemen helpen voorkomen of klanten indien nodig in contact brengen met een schuldhulpverlener.’
Imago
DirectPay werkt hard aan de verbetering van het imago. Het bedrijf is – als verantwoordelijke voor incasso en het innen van facturen – vanzelfsprekend niet direct heel populair bij de eindbetaler. ‘Wij ervaren dat naarmate de relatie beter is met de debiteuren, ook de resultaten beter zijn. Ze gaan eerder over tot betaling en delen meer informatie als wij ze vriendelijker behandelen. Het imago van de incasserende partij is ook van belang omdat elke actie die je doet altijd geassocieerd blijft met de oorspronkelijke leverancier. Als een bepaalde partij ons zijn vorderingen verkoopt en wij daar niet fatsoenlijk mee omgaan, dan is dat ook schadelijk voor het imago van die partij en dat is uiteindelijk onze klant. Voor die goede relatie met de debiteuren is het essentieel dat we zoveel mogelijk actuele en correcte informatie tot onze beschikking hebben, zodat we risico’s beter kunnen inschatten en ook het incassoproces beter kunnen begeleiden.’
’Wij nemen onze klanten het gehele facturatie- en beheerproces uit handen. Dit betekent een vergaande integratie en intensieve communicatie met verschillende afdelingen bij de klant. Onze uitdaging lag daarbij op het vlak van data. We beschikken over zeer veel data: data over onze klanten en data over de klanten van onze klanten. Al deze gegevens moeten we verwerken tot zo actueel en nauwkeurig mogelijke rapportages over kredietwaardigheid, risico’s, betaalgedrag en de ontwikkelingen daarin. Het is van groot belang dat die informatie in de juiste vorm op het juiste moment bij de juiste mensen beschikbaar is.’
Uitdaging
‘Toen ik in 2009 bij DirectPay begon was de eerste stap het verbeteren van de datakwaliteit. Dit betekent adressen ontdubbelen en verrijken met meer informatie over de betreffende persoon. Aan de hand daarvan kun je uiteindelijk gaan werken aan een voorspellend model om te kijken wie er wel of niet betaalt of gaat betalen. In de loop van dit proces zijn we met SAS gaan werken en zij hebben ons met hun Enterprise Miner software geholpen om modellen te ontwikkelen die ons het juiste inzicht geven. Zo kun je een beter rendement behalen en ontwikkel je een maatoplossing voor credit checks. Inmiddels gebruiken we de modellen en onze eigen credit ratings al drie jaar op verschillende vlakken binnen de organisatie. Door het vergroten vanje kennis heb je meer inzicht in de risico’s die je loopt.’
Drie groepen gebruikers
‘We bedienen met onze analytics en rapportages eigenlijk drie groepen mensen. De eerste groep zijn de operationele mensen bij ons eigen bedrijf die vooral informatie willen hebben over de debiteuren, onze eigen productie, de kansrijke en kansarme dossiers en over klantendossiers. De tweede groep zijn onze klantmanagers, mensen die dagelijks met onze klanten omgaan. Zij moeten onze klanten kunnen vertellen hoe het staat met hun debiteuren, wat de kwaliteit is, of zij wel de juiste debiteuren hebben en wat de trends zijn. De derde groep betreft managementinformatie. Dan gaat het om gegevens met betrekking tot betaalgedrag, omzet, risico’s en scores van portefeuilles. Tot voor kort was het zo dat we die informatie steeds via standaardrapportages of specifieke vragen aan it boven water moesten zien te krijgen. Het kostte veel tijd om telkens weer terug te moeten naar it voor relatief kleine wijzigingen. Met de aanschaf van SAS Visual Analytics hoeven we nu niet iedere keer langs it als we iets willen aanpassen. Omdat onze cijfers zijn gebaseerd op veel debiteuren en je de data op veel manieren kunt bekijken, biedt visualisatie de oplossing voor een heldere rapportage. Er zijn weinig mensen die trends kunnen aflezen in regels van een Excel-sheet. Een afbeelding zegt vaak meer dan duizend woorden.’
Mobiele informatie
‘Operationele risico’s hebben vaak betrekking op individuele gevallen. We willen daarom meer vanuit interne triggers handelen zodat we pro-actiever met de gegevens kunnen omgaan. Als we bij een klant zitten en de risico’s en de debiteuren doorspreken, gebeurt het regelmatig dat er discussies ontstaan over individuele gevallen. Dan is het essentieel snel in de informatie te kunnen duiken en ook de gegevens een laag dieper zichtbaar te maken om zo tijdens de meeting op basis van de feiten actie te ondernemen. SAS Visual Analytics maakt dit mogelijk. We kunnen nu tijdens een gesprek opkomende vragen direct beantwoorden. Dit werkt veel efficiënter en scheelt enorm veel tijd. Dat zien we terug in de resultaten en tevredenheid van onze klanten. Snelheid is natuurlijk cruciaal. Als het gaat om kredietrisico’s wil je elke probleemsituatie voor zijn en direct kunnen zien of het betaalgedrag van bepaalde debiteuren of groepen debiteuren verandert.’
Geld innen is net marketing
‘Hoe meer we weten van mensen, hoe nauwkeuriger we kunnen inschatten of bepaalde vorderingen succesvol zullen zijn of niet en of we ons geld dat we erin investeren gaan terugverdienen. Feitelijk is daarmee een belangrijke basis gelegd voor verlies of winst op bepaalde portefeuilles. Als we een nieuw pakket facturen aankopen, bekijken we eerst welke mensen we kennen en wat hun profielen zijn. Van de mensen die we niet kennen, moeten we een risico-inschatting maken.’
Resultaat
‘Wij zijn in staat geweest onze eigen inschattingen ten aanzien van de risico’s en het terugbetaalpotentieel van vordering flink te verbeteren. Veel voorspellingen zijn nu geautomatiseerd maar het beoordelen blijft mensenwerk. We hadden een systeem nodig dat actuele informatie visualiseert, voorspelt en deze voorspellingen begrijpelijk weergeeft. Als een manager of teamleider een spreadsheet krijgt, is deze morgen alweer achterhaald. SAS Visual Analytics is veel praktischer en biedt een overzichtelijk totaalbeeld waarmee ook managers snel kunnen werken. We hebben met SAS Visual Analytics in een paar minuten een overzicht van adressen waar een huisbezoek loont. We kunnen ook werken aan een efficiënte routeplanning om deze bezoeken te optimaliseren. Er is nog veel meer mogelijk met de data die we hebben en de mogelijkheden die we ontdekken met SAS Visual Analytics. Veel dashboardszijn statisch maar SAS Visual Analytics is dynamisch. Ik kan de rapporten nu via een iPad meegeven zodat de manager die dan weer realtime met anderen kan delen.’
