ICT-afdeling moet op de schop

Nieuwe technologische ontwikkelingen, voornamelijk sociale, mobiele, analytische en cloud-technologieën (smac), hebben de manier waarop wij zaken doen voorgoed veranderd. Ze creëren mogelijkheden voor organisaties om meer groei te realiseren, marktspecifieke problemen op te lossen en effectiever en efficiënter te werken. In de toekomst zullen er alleen maar meer nieuwe smac-technologieën worden ontwikkeld en geïmplementeerd die invloed hebben op verschillende bedrijfsprocessen.

De it-afdeling speelt voor organisaties een cruciale rol om optimaal te profiteren van de voordelen van deze innovaties. Maar wat betekenen deze ontwikkelingen voor de it-afdeling en volstaat de huidige manier van werken nog wel?

In de praktijk zien we steeds vaker het belang van de veranderende rol van it’ers. Verandering is noodzakelijk omdat de ontwikkelingen in de bedrijfsomgeving andere vaardigheden vereist en mogelijk nieuwe carrièrekansen biedt.

Dit is niets nieuws; it’ers hebben altijd hun kennis en vaardigheden up-to-date moeten houden, zoals het leren van een nieuwe computertaal of besturingssysteem. Ook nu zijn trainingen en heroriëntatie belangrijk voor de nieuwe rol van de it’er en om positief verandermanagement op de juiste manier te bewerkstelligen. 

De twee belangrijkste veranderingen die organisaties moeten doorvoeren om strategische groei te stimuleren zal ik hier beschrijven.

IT’er wordt ‘vendor manager’

De trend dat organisaties it en verwante activiteiten uitbesteden zet in de toekomst verder door. Momenteel besteden organisaties voornamelijk traditionele processen uit, zoals het technisch onderhoud van applicaties. In de toekomst zullen zij steeds vaker bedrijfskritische processen gaan uitbesteden aan derden, zoals het herschrijven van applicaties in lijn met de veranderende vraag vanuit de business. Dit stelt organisaties in staat meer kosten te besparen, informatiestromen te verbeteren en zich meer te richten op strategische kernactiviteiten. Het betekent echter wel dat deze externe partijen gemanaged moeten worden.     

Met deze omschakeling van de functie van de it-afdeling, is het van belang dat it-medewerkers zich aanpassen en anders gaan werken. Dit houdt in dat de it’er een controlerende rol aanneemt, wat voor de meeste it-afdelingen met voornamelijk programmeurs en testers een enorme verandering betekent. Sommige medewerkers zijn misschien niet geschikt voor zo’n controlerende functie en moeten worden omgeschoold of zelfs een andere functie binnen de organisatie gaan vervullen. Het is van belang dat it’ers weten hoe ze de externe partij gaan managen, omdat er steeds meer it-processen zullen worden uitbesteed en de it-afdeling minder uitvoerende werkzaamheden zal doen. Het kunnen omgaan met en leiden van de externe partij, ook wel ‘vendor management’ (niet te verwarren met de inkoopafdeling), is dus cruciaal voor het voortbestaan van de it-afdeling.

IT’er wordt business consultant

Vaak valt de it-afdeling onder de financiële of operationele afdeling binnen een organisatie. Het managementteam beslist waar de it-afdeling het budget aan mag besteden, zoals bijvoorbeeld aan het onderhoud van bestaande it-oplossingen en het ontwikkelen van nieuwe oplossingen om efficiënter te werken. In de toekomst zal er nog meer worden geïnvesteerd in nieuwe oplossingen en innovatie.

Het is daarom belangrijk dat de it-afdeling de leiding neemt in deze meer strategische functie, en anticipeert op ontwikkelingen in de markt door it-oplossingen te bedenken die inspelen op toekomstige trends.

Dit proces wordt ook wel het ‘enablen’ van ‘business transformation’ genoemd, oftewel het mogelijk maken van bedrijfstransformatie. Hierbij is het van belang dat de it’er consultancy-vaardigheden ontwikkelt of een externe partij inhuurt met specifieke domeinexpertise. Deze vaardigheden zijn nodig om businessprojecten te kunnen realiseren, projectbudgetten te beheren en advies te geven aan de business over mogelijke oplossingen.

Andere rol aannemen

Kortom, it’ers zullen door nieuwe technologische ontwikkelingen meer en meer genoodzaakt zijn de rol aan te nemen van een vendor manager en business consultant. Om deze omschakeling van een uitvoerende rol naar een meer sturende rol goed te laten verlopen is het van belang dat organisaties de volgende zaken in acht nemen:

• Kijk kritisch naar alle medewerkers van de it-afdeling. Bekijk per individu wie omgeschoold kan worden en wie niet. Sommige medewerkers kunnen mee in hun nieuwe rol, anderen hebben training nodig. Het kan ook noodzakelijk zijn om nieuwe medewerkers aan te nemen die over specifieke vaardigheden beschikken en een aanvulling zijn op degenen die al werkzaam zijn in het bedrijf.  
• Maak een actieplan voor medewerkers die kunnen blijven en medewerkers die omgeschoold moeten worden. Stel vast wat voor training medewerkers nodig hebben. Degenen die niet omgeschoold kunnen worden, zijn misschien veel geschikter om een andere functie binnen het bedrijf te vervullen.
• Bepaal het doel. Stel vast wanneer de omvorming van de it-afdeling naar een vendor management- en business consultancy-organisatie klaar moet zijn. Vendor management is op korte termijn belangrijker dan consultancy, omdat de samenwerking met de externe partij vanaf het begin op een goede manier moet worden gemanaged, terwijl consultancy gaandeweg kan worden toegepast. Stel hierbij ook een aantal kpi’s vast. Dit kan worden gedaan door te kijken naar het kostenplaatje. Misschien kunnen de kosten die worden gemaakt omlaag worden gebracht of juist constant worden gehouden met behulp van uitbesteding.
• Wanneer de initiële doelen zijn behaald, kan worden gekeken naar meer verfijnde, subjectieve metingen over tevredenheid van de oplossing bij eindgebruikers, effectiviteit van de oplossing met betrekking tot het oplossen van het probleem en de levensduur van de oplossing.

Volledig anders

In de toekomst zal de it-afdeling er volledig anders uitzien. Over een aantal jaren is het standaard dat met name grote organisaties samenwerken met één of meerdere externe partijen en dat meer functionele it-werkzaamheden bij deze partijen komen te liggen. Middelgrote en kleinere organisaties zullen volgen. De it’er zal meer een sturende en adviserende rol uitoefenen waarbij het managen van deze partijen en het meedenken met de business voor projecten een centraal uitgangspunt is.