Ambtenaren van de Rotterdamse deelgemeente Overschie hebben afgelopen maand kantoorloos gewerkt. Dit past geheel binnen de trend van het nieuwe werken. Met behulp van tablets, laptops en smartphones konden de ambtenaren zelf domicilie kiezen in café, restaurants, bibliotheken. Welke digitale oplossingen stonden tot hun beschikking? Welke Open Source webtools en device-onafhankelijke webtools kunnen als (beter) alternatief worden aangewend.
De voordelen van het mobiele werken lijken legio.Zelf je tijd indelen waar en wanneer je maar wilt, laagdrempeligheid in het contact met burgers, inventiviteit en creativiteit met betrekking tot het online samenwerken en videoconferencing.
Maar er zijn ook nadelen. In de evaluatie van dit experiment is gebleken dat het gebruikte online collaborating programma Collaborate nog wel eens was uitgevallen. What’s App(!) werd als alternatief ingezet in die gevallen…(Dit is een aanvechtbare oplossing. Er zijn veel betere collaborating programma’s, vaak zelfs kostenloos). Path werd gebruikt in een aantal gevallen. Maar jammer als de samenwerkende (externe) ambtenaar of externe adviseur of aankloppende burger geen iOS of Android devices tot zijn beschikking heeft, want genoemde oplossingen zijn wel device afhankelijk.
Het is jammer dat er niet is gekeken naar open source-webtools. Ik zelf heb mij daar enige tijd in verdiept. Bij uitgever Kluwer komt een boek uit met de naam ‘Efficiënt werken met gratis webtools’, waarin zo’n dertig gratis open source-webtools voor het nieuwe werken worden beschreven. Er zijn gratis, device onafhankelijke OS-webtools voor online samenwerken, videoconferencing, communities, maar er zijn er veel meer. Er zijn webtools waarmee je niet alleen in realtime documenten, multimediale presentaties en whiteboards kunt delen, bewerken en becommentariëren, maar ook webtools waarmee je tijdens het delen van documenten elkaars computer kunt delen, overnemen, enzovoorts. Sommige videoconferencing-webtools zijn direct vanuit de browser te gebruiken, dan hoef je geen account aan te maken.
Het is wel een thema wat de nodige aandacht behoeft. Het nieuwe werken zal alleen maar toenemen en het is niet de bedoeling dat elke onderneming of instelling het wiel opnieuw gaat uitvinden. Er zal naar een groot aantal zaken moeten worden gekeken. Objectieve criteria moeten worden vastgesteld om te bepalen welke communitytools, welke online samenwerkingstools de hoogste mate van betrouwbaarheid hebben en niet zoals Collaborate ‘er weer eens uit ligt’. Dan kun je nog beter gebruik maken van Google Hangout.
Henri,
Wat hier beschreven wordt is een klassiek geval ‘shadow IT’ omdat Carolien wel juist is met de zin: “What’s App(!) werd als alternatief ingezet in die gevallen…Dit is een aanvechtbare oplossing.” maar vervolgens de fout in gaat met het noemen van alternatieven die even discutabel zijn omdat het gebruik van niet goedgekeurde oplossingen nog altijd zorgt voor de meeste datalekken.
Mevrouw Kok noemt dus net als jij wel allemaal ‘hongerstillende’ alternatieven maar weet volgens mij niet welke gemodificeerde ingrediënten er allemaal in zitten. Ik had het trouwens over gevoelige informatie en hoewel iedereen het over classificatie heeft dient dit wel vanuit de juiste belanghebbenden gedaan te worden. De overheid classificeert namelijk nog vaak alleen haar eigen fouten waardoor efficiënt vaak in conflict komt met effectief.
Ewout,
Wanneer eerst van tevoren niet goed nagedacht is over de doelstellingen van een ict traject dan zou je de zaken zoals “Shadow IT” in dat traject tegenkomen. Toen ik dit artikel las had ik ook het gevoel dat van dit traject een oerwoud gemaakt gaat worden. Maar goed, ik hield mijn mond en ik dacht dat ik eerst wat reacties van Carolien moet afwachten.
@Jan:
Wacht tot deze site een “Like” knop krijgt 🙂
Reza,
Carolien reageert waarschijnlijk niet, ze schrijft alleen maar;-)
Jan,
Ik heb geen aandelen Google, ben geen reseller en Google weet niet eens wie ik ben (O nee, Google kent iedereen).
Prive heb ik 2 Ipads, 2 IpHone een MaxBook pro (met Windows), een Chromebook en geen android device. Ik doe veel met Microsoft en met Amazon AWS. Ik heb overigens ook een Office 365 account. Punt is dat ik heel veel onderzoek en daar probeer onafhankelijk over te schrijven. Toevallig was mijn laatste artikel over Google Apps en draag ik het hier aan, maar wel met een specifieke reden.
Zoals Ewout aangeeft zijn de oplossingen hongerstillend. Er is nog geen ecosysteem wat naadloos communicatie en productie integreert EN volledige privacy garandeert en communicatie over organisaties heen ondersteund.
Toch raad ik aan eens te onderzoeken wat Google heeft als is het onder het mom van “know thy enemy”. What’s App communiceert fijn, maar alleen op mobiele devices en geschiedenis hergebruiken is lastig. Google Hangout lost dit in ieder geval prachtig op. Je kunt beginnen met je Smartphone, naadloos over gaan op je desktop en terugdelen en delen wat je besproken hebt. Het werkt ook allemaal via de browser, is gratis, maakt samenwerken over organisaties heen mogelijk en is gebruiksvriendelijk.
Wees alleen bewust, of spreek goed af, wat wel over een publiek kanaal kan (GSM is dat ook), en wat niet. Onderschat ook de security by obscurity niet.
Jan, wat betreft de link naar je artikel. De opmerking van “je assistent opent toch ook je post” is zeer slecht gekozen, maar niettemin wordt je mail niet door Google medewerkers gelezen.
@JanVanLeeuwen Er zijn inderdaad veel open source alternatieven maar wat je ook tegenkomt is dat bedrijven toch graag voor een commercieel product van een bedrijf gaan zodat je ergens op terug kunt vallen. Vind trouwens ook dat je daar niet te bang in moet zijn.
@Carolien Ik ben ook benieuwd naar de overwogen programma’s
@Henri Ik snap jou echt soms niet met je voorkeur voor alternatieven die ons geboden worden door de grote datahamsteraars waarbij je je grip kwijt bent. Ik zou dan eerder denken dat het streven moet zijn als bedrijf dat je baas over eigen applicaties en data bent, houd desnoods alles in eigen beheer. En dan kan je ook uitstekend gebruik maken van cloud technieken en ook nog je bezig houden big data. Doe je echt mee.
@Reza Ik zou het een hele leuke optie vinden dat je kunt zeggen bij een reactie of een artikel ‘Dat vind ik leuk!’. Zonder dat daar een facebook account aan moet hangen natuurlijk.
Het experiment is iig lovenswaardig. Als het om haalbaarheid gaat kan het wel degelijk iets toevoegen aan de samenleving. Alleen de gebruikte van techniek is wel degelijk van belang als het om veiligheid en stabiliteit gaat.
Als het om mobiel werken gaat is een ander veiligheidsaspect ook de verbinding zelf. Als daar een spoofed wifi accesspoint tussen zit die al het verkeer aftapt is dat ook een veiligheidsrisico. Dus wat dat betreft wil je dat verkeer ook versleuteld hebben.
Dus wat dat betreft hebben we er allemaal belang bij om de beste en meest veilige oplossingen te vinden en die zoveel mogelijk te promoten. Of dit nou closed of open-source is.
@ Louis Kossen
Veel open source programma’s hebben ook mogelijkheden met betaalde support bijv. https://www.vtiger.com/crm/services/
Met een community-editie kun je het product ook eerst proberen, dat doen strikt commerciele leveranciers bijna nooit.
Louis,
Ik heb het gevoel van grip en controle bij de grote data-hamsteraars en zorg altijd voor een fail-over methode. Maar noem alsjeblieft man en paard. Welke applicaties zou jij gebruiken om met elkaar te communiceren? En hoe doe je dat over organisaties heen? Dit is oprechte interesse. Naar mijn mening en inzicht gebeurd het steeds vaker dat de mensen die moeten communceren niet van één organisatie zijn. Sky-Drive is in dit opzicht ook met een flinke opmars bezig. Het *lijkt* er dus op dat we die data-hamsteraars nodig hebben.
Daarbij geloof ik dat in eigen beheer voor veel organisaties niet de beste keuze is. Waarom iets doen waar andere organisaties veel beter in zijn?
Het enige twee grote nadelen van de grote cloud providers is dat ze uit de VS komen en de VS gezien de recente ontwikkeling zich toegang verschaft tot data waar ze niets in te zoeken hebben. Hopelijk wordt dit aangepast, maar zoals het lijkt is de overheid sowieso een probleem als het om privacy gaat. Niettemin heb je wel te maken met een business die geld moet verdienen en maak ik graag de juiste risico afweging of het verstandig of onverstandig is om gebruikt te maken van cloud providers uit de VS. Voor veel bedrijven schat ik in dat het risico zeer gering is, en kunnen ze in mijn ogen profiteren van cloud computing van de grote organisaties.
Ik wil de vrucht, niet de boom …
@allemaal. Bedankt voor de reacties. Hieruit blijkt dat dit onderwerp wel veel aandacht trekt.
@pascal Dat is een interesssante vraag, Pascal. Uit het artikel in Binnenlands Bestuur, 15/16 bleek dit niet. Het experiment leek nog in de kinderschoenen te staan. Beveiligingsvraagstukken kwamen idd nog niet aan de orde.
@ewout Beveiliging kun je niet goed regelen met de genoemde programma’s, die werden gebruikt tijdens het experiment.
@reza dat wil ik graag doen in een volgend artikel en dan met name Open Source Communityprogramma’s omdat die steeds meer gebruikt worden voor en door organisaties en de platforms waaronder ze werken, zoals Al Fresco (Java) en de ervaringen die hiermee werden opgedaan.
@ewout ben je nu niet in de war met het niet helemaal te vergelijken vroegere “telewerken” binnen het losgelaten ideaal van de 24-uurseconomie? Ik heb nergens een verband gelezen tussen globalisering en Het Nieuwe Werken.
@henri is Google Hangout wat jij bedoelt niet inbraakgevoelig? Je kunt m.b.v. bepaalde remote toegangtools gemakkelijk een sessie onderbreken. Bij andere webtools 2.0 die ik heb bekeken en gebruikt in groepen, kun je bevoegdheden/rechten regelen, m.a.w. alleen met naam en toenaam herkende gebruikers worden toegelaten.
Er zijn betere all-in-one-oplossingen dan én gebruik maken van Google Hangout én Skydrive.
@Jan van Leeuwen. Klopt dat er veel meer webtools zijn. Ik krijg zelf ook nog elke dag meldingen van nieuwe samenwerkingstools. Het is echt een onderwerp dat in de belangstelling staat. Beste Jan, ik ga niet alle door mij geteste samenwerkingstools noemen. Lees het boek maar dat bij Kluwer uitkomt. Ik wil wel nieuwe OS webtools noemen die ik nog niet heb getest. Dat zijn bijvoorbeeld Yugma en Yakkle. Als je kijkt naar de (Amerikaanse) reviews dan zijn die wel lovend. Voor sommige van deze, nog niet door mij geteste webtools, dan heb je wel een hoge versie van Flash nodig (ik meen 10) en misschien dat ze daardoor niet aan mijn criteria voldoen:-)
@ewout door wie goedgekeurd, Ewout? Welke instantie is zover met het formuleren van policy’s voor (OS)mobiele samenwerkingstools? Het zijn in casu de systeembeheerders die wijzen op tekortkomingen. En die zijn voor elke organisatie anders. 🙁
‘k Ben benieuwd … -)
Carolien,
Google Hangout (tevens ook vervanger van Google Chat) is niet inbraakgevoelig en je kunt ook instellen wie er mee mogen doen en wie niet. Alleen als je een hangout opneemt (On Air) dan wordt de inhoud ge-upload naar YouTube. Tegenwoordig worden tools zeer snel aangepast. De laatste maanden zijn de Hangouts nog completer geworden en kun je met een klik een scherm delen, of samen een document typen en praten chatten en elkaar zien. Je hebt vast een Google account, probeer het weer eens, af en toe heb ik echt een “wow” gevoel.