Ambtenaren van de Rotterdamse deelgemeente Overschie hebben afgelopen maand kantoorloos gewerkt. Dit past geheel binnen de trend van het nieuwe werken. Met behulp van tablets, laptops en smartphones konden de ambtenaren zelf domicilie kiezen in café, restaurants, bibliotheken. Welke digitale oplossingen stonden tot hun beschikking? Welke Open Source webtools en device-onafhankelijke webtools kunnen als (beter) alternatief worden aangewend.
De voordelen van het mobiele werken lijken legio.Zelf je tijd indelen waar en wanneer je maar wilt, laagdrempeligheid in het contact met burgers, inventiviteit en creativiteit met betrekking tot het online samenwerken en videoconferencing.
Maar er zijn ook nadelen. In de evaluatie van dit experiment is gebleken dat het gebruikte online collaborating programma Collaborate nog wel eens was uitgevallen. What’s App(!) werd als alternatief ingezet in die gevallen…(Dit is een aanvechtbare oplossing. Er zijn veel betere collaborating programma’s, vaak zelfs kostenloos). Path werd gebruikt in een aantal gevallen. Maar jammer als de samenwerkende (externe) ambtenaar of externe adviseur of aankloppende burger geen iOS of Android devices tot zijn beschikking heeft, want genoemde oplossingen zijn wel device afhankelijk.
Het is jammer dat er niet is gekeken naar open source-webtools. Ik zelf heb mij daar enige tijd in verdiept. Bij uitgever Kluwer komt een boek uit met de naam ‘Efficiënt werken met gratis webtools’, waarin zo’n dertig gratis open source-webtools voor het nieuwe werken worden beschreven. Er zijn gratis, device onafhankelijke OS-webtools voor online samenwerken, videoconferencing, communities, maar er zijn er veel meer. Er zijn webtools waarmee je niet alleen in realtime documenten, multimediale presentaties en whiteboards kunt delen, bewerken en becommentariëren, maar ook webtools waarmee je tijdens het delen van documenten elkaars computer kunt delen, overnemen, enzovoorts. Sommige videoconferencing-webtools zijn direct vanuit de browser te gebruiken, dan hoef je geen account aan te maken.
Het is wel een thema wat de nodige aandacht behoeft. Het nieuwe werken zal alleen maar toenemen en het is niet de bedoeling dat elke onderneming of instelling het wiel opnieuw gaat uitvinden. Er zal naar een groot aantal zaken moeten worden gekeken. Objectieve criteria moeten worden vastgesteld om te bepalen welke communitytools, welke online samenwerkingstools de hoogste mate van betrouwbaarheid hebben en niet zoals Collaborate ‘er weer eens uit ligt’. Dan kun je nog beter gebruik maken van Google Hangout.
Carolien,
Waren er nog specifieke toepassingen die de betrokken ambtenaren miste bij het uitvoeren van hun werk ?
Reden waarom ik het vraag is dat dit keer op keer als motivatie voor het vasthouden aan de MicroSoft misère werd aangevoerd.
Ik heb nooit geloofd dat er zulke specialistische zaken werden gedaan dat deze niet op een willekeurig ander (veel minder onderhouds intensief) platform zouden kunnen draaien.
Dit experiment bewijst dat slechts.
Carolien,
Mooi artikel.
Een collaboration tool bevat verschillende componenten. Je zou eerst moeten inventariseren welke componenten in jouw geval nodig zijn en dan pas kijken welke oplossing de benodigde componenten bevat.
Daarnaast heb je te maken met OS-onafhankelijk van de oplossing als je het over byod of hnw hebt. De vraag is of de gekozen oplossing ook voldoet aan deze eis of niet.
Je hebt je een tijd met dit onderwerp en Open Source bezig gehouden. Misschien kun je je ervaring hieromtrent in een artikel met ons delen.
Carolien,
Allemaal leuk en aardig voor die ambtenaren maar als burger ben ik wel benieuwd naar de volgende dingen:
1. In hoeverre is (gevoelige) informatie beschermd?
2. Wat levert het daadwerkelijk op aan efficiëntie?
Verder lijkt: “Dit past geheel binnen de trend van het nieuwe werken.” me een onjuist argument want plaats onafhankelijk werken is namelijk in eerste instantie bedacht als antwoord op globalisering, de klok rond in plaats van de stad rond.
Ewout,
de door jou benoemde punten zijn terecht. Maar ik denk dat deze zaken eerder in het haalbaarheidsonderzoek en businesscase besproken moeten worden en niet later in de fase waar dit artikel zich in bevindt.
Ik vind dat het plaats onafhankelijk werken een mooi vertrekpunt is voor latere samenvoeging en consolidatie van gemeenten. Dit is wel wat anders dan hoe Carolien dat in haar artikel bekijkt.
Neem een GMail account. Is ook gratis en bevat o.a. de mogelijkheid om op ieder device (IOS, Android, Windows, Windows Phone, Laptop, PC) met elkaar te chatten, schermen te delen, groepsvergaderingen te houden (met beeld ook onder 3G), waarbij je vertrouwelijke data gewoon communiceert binnen de daarvoor bestemde en door werkgever bedoelde tools.
Zelfs het opstellen van (niet vertrouwelijke zijnde) documenten kunnen als groep gerealiseerd worden, dit kan tegenwoordig ook via je SkyDrive van Microsoft welke net als Google Docs MS Office compatible zijn.
Henri,
Misschien heeft de gemeente geen zin om haar back-end en applicatieomgeving wat in hnw beschikbaar moeten zijn aan GMail en Google te koppelen! Ik verwacht dat mijn gemeente doordacht met mijn naw gegevens omgaat.
Henri,
Je begint op dr. Jekyll & mr. Hyde te lijken aangezien je in andere artikelen je zorgen uit over het PRISM programma en nu weer vrolijk de ‘kwade machten’ propageert. Maar zelfs als de techniek veilig is hoeft de omgeving dat nog niet te zijn, want wie kunnen er allemaal mee luisteren en kijken in de genoemde publieke ruimte waar ambtenaren zich bevinden?
Reza,
De business cases die ik gezien heb reppen met geen woord over governance, beveiliging enzovoort. Die staan enkel vol met argumenten als Carolien ze in haar stuk opsomt. In veel gemeenten staat informatiebeveiliging nog niet eens op de agenda, moeten ze zelfs nog beginnen met het bewustzijn ervan.
Heb je ooit geprobeerd om water te verplaatsen in een rieten mand? Ik zal het vast verklappen: dat gaat niet. Gek genoeg lijkt de overheid een rieten mand als het op informatie aankomt. Er gaat geen week voorbij of de overheid komt in het nieuws omdat er ergens informatie lekt. Of niet goed beveiligd is. Recent nog de krantenkop: Uitlekken strategie Project 1012 kost gemeente 6 miljoen …
Ewout,
Ik heb veel en vaak met gemeenten en overheidsinstellingen te maken. Ik ben het met je eens dat de BC`s van veel overheidsorganen niet voldoende doordacht en onderzocht zijn. Ik ben het ook met je eens dat informatiebeveiliging van veel gemeenten nog half op papier beschreven is en verder geen aandacht heeft gekregen.
Deze zaken zijn keiharde feiten maar ik wilde me in mijn reactie op dit artikel beperkt houden tot de inhoud van dit artikel anders gaan we over iets discussieren die niet direct te maken heeft met dit artikel.
Misschien een onderwerp voor een artikel van jou?
Ewout, ik heb principes, en als die je niet bevallen heb ik anderen ;-0
Gekheid. Ik snap je verwarring, maar ik ben pragmatisch. Dat de overheid van de VS mijn data in kan zien zonder rechtelijk bevel vind ik een zeer kwalijke zaak, dat hier iets aan gedaan moet worden is evident, maar dit betekent niet dat ik meteen niets met de cloud te maken wil hebben. Dat mijn / onze data inzichtelijk is, is schadelijk als principe, maar in de dagelijkse gang van zaken schaadt het mij (nog) niet. Ik vermeld ook duidelijk dat je vertrouwelijke data als gemeente wellicht niet wilt verwerken met diensten van Google, maar het is het verwerken van persoonsgegevens via diensten van Google is zeker niet tegen de wet. Er zijn wel honderden bedrijven in Nederland en daarbuiten die mijn NAW gegevens hebben, ik sta immers ingeschreven in het KVK.
Ik zie geen bezwaar tegen dat NL gemeentes Google diensten gebruiken. Zeker niet als daarmee veel tijd en geld bespaard kan worden.
Een boek met slechts 30 tools is erg weinig want er zijn er veel meer. Van gedeelde agenda (webcalendar) en dienstroosters (php-schedule-it) tot komplete collaborationsuits zoals vtiger of e-groupware.
Voorts groeit het aantal programma’s op dit vlak gestaag.
@ Carolien
Het zou interessant zijn wanneer je naar het community-principe een aantal van de programma’s zou noemen die je in overweging had.
@Henri
http://www.automatiseringgids.nl/nieuws/2013/33/google-vindt-dat-het-je-gmail-mag-lezen
Dat is geen oplossing. Heb je aandelen Google?