Gymnasium Beekvliet moderniseert IT met Scense

Het is inmiddels wel bekend dat it een strategische positie bij het onderwijs heeft ingenomen. Dit heeft geleid tot toename van het risico dat falende it leidt tot falend onderwijs. Het is tegen deze achtergrond dat Hans Vorstenbosch, systeembeheerder bij Gymnasium Beekvliet, niet over één nacht ijs is gegaan toen een nieuw school-management hem de ruimte gaf om zijn it-omgeving te moderniseren.

Zoals bij veel scholen wordt ook bij Gymnasium Beekvliet gebruik gemaakt van meerdere soorten pc’s en verschillende typen en versies van besturingssystemen. Dit lijdt over het algemeen tot veel verschillende images met alle software-componenten die nodig zijn voor een bepaald type pc. Images die vervolgens moeten worden uitgerold naar alle pc’s en laptops binnen de school. Dit geldt eveneens voor elke Windows-update of andere wijziging. Daarnaast is bij een school zoals Beekvliet ook de educatieve software op deze images een complicerende factor.

Systeembeheerder Hans Vorstenbosch ligt toe: ‘Veel van de software die in gebruik is bij Beekvliet is ontwikkeld vanuit een samenwerking met de Universiteit van Utrecht. Deze software maakt in veel gevallen gebruik van verschillende versies van Java clients waardoor bepaalde programma’s niet binnen één image naast elkaar geïnstalleerd kunnen worden. Naast het nodige tijdrovende handwerk dat nodig is voor dit type image-beheer en de grote kans op fouten beperkt dit ook de flexibiliteit van onze leerlingen.’

Als sprekend voorbeeld van de impact van falende it binnen zijn omgeving noemt  Vorstenbosch de problemen die hij heeft ondervonden met de software voor de Cito Examen Tester. Bij Beekvliet is deze onder andere in gebruik voor de afname van de verplichte rekentoets. Net als bij veel andere scholen ondervond Beekvliet problemen bij de handmatige installatie en bleek de software, ook tijdens de test zelf, niet goed te werken.

Volgens  Vorstenbosch is dit een situatie die niet is uit te leggen aan leerlingen en ouders. ‘Deze Cito-toetsen zijn in het schooljaar zeer belangrijke momenten voor veel leerlingen en ouders. Er hangt veel vanaf en leerlingen zijn dan ook vaak erg zenuwachtig. Als school wil je daarom elke afleiding voor de leerling voorkomen, en als it het dan laat afweten, is dat voor alle betrokkenen erg frustrerend.’

Na deze ervaringen en vanuit de behoefte om meer betrouwbaarheid en flexibiliteit te kunnen bieden voor leerlingen en leerkrachten kreeg de it-afdeling de ruimte om een nieuwe oplossing te zoeken voor desktopbeheer en applicatiedistributie.

Twee voorwaarden

‘Binnen Beekvliet kijken wij met twee brillen naar onze it’, legt Vorstenbosch uit. ‘Door een it-beheerbril, waarbij we ernaar streven alles simpel te houden en variaties op standaarden zoveel mogelijk te beperken. Alleen op die manier kunnen we de service bieden die we willen. Daarnaast door een educatieve bril, waarbij we ons realiseren dat leerlingen en leerkrachten niet beperkt moeten worden in hun mogelijkheden.’

Vorstenbosch noemt als voorbeeld de onmogelijkheid om in noodgevallen snel software te installeren in een ander lokaal. Dat is met de huidige wijze van beheer ondoenlijk, zo niet onmogelijk.

Door de specifieke it-problematiek binnen scholen als Beekvliet is een groot aantal gangbare oplossingen vrij snel afgevallen. ‘Onze software is in veel gevallen zo specifiek, ons budget zo laag en onze eisen met betrekking tot betrouwbaarheid dusdanig hoog dat oplossingen als Terminal Services, Citrix en vdi vrij snel afvielen (zie kader).’

Arteq en Scense

Tijdens een overleg met andere scholen over de technische problematiek rondom de Cito-examensoftware werd Vorstenbosch gewezen op de mogelijkheden van Scense Workspace Management. ‘Een aantal it-beheerders van andere scholen herkenden mijn problemen en vertelden dat zij deze hebben opgelost met de inzet van Scense. Deze oplossing leek zo simpel dat ik direct contact heb opgenomen met Arteq, één van de Scense premium-partners. Zij hebben ons snel kunnen overtuigen van de waarde van Scense.’ Vervolgens is Arteq gestart met de voorbereidingen en de uitvoering van de inrichting van Scense bij Beekvliet.

Beekvliet en Arteq leggen op dit moment de laatste hand aan de inrichting van Scense. Vorstenbosch prijst hierbij nog de rol van Arteq tijdens het project. ‘Zonder de kennis en kunde van Arteq hadden we dit project nooit succesvol kunnen afronden. We vragen namelijk veel van onze consultants omdat we van meerdere methoden van applicatiedistributie gebruik willen maken.’ Beekvliet wil voor elk type applicatie de beste distributie-methodiek inzetten, hetgeen Scense mogelijk maakt.

‘Uiteindelijk gaat Beekvliet werken met één basis-image waarop een Scense client is geïnstalleerd. Deze client moet er vervolgens voor zorgen dat alle software-applicaties beschikbaar komen voor de leerling op het moment dat deze de pc nodig heeft. We verwachten nu optimale flexibiliteit te kunnen bieden.’

Om leermomenten te delen met toekomstige gebruikers van Scense is het voor Vorstenbosch belangrijk af te rekenen met keuzes uit het verleden. ‘Vanuit het verleden zitten we op dit moment opgezadeld met twee domeinen binnen onze omgeving terwijl dit organisatorisch niet meer nodig is. Omdat Scense ook gebruik kan maken van informatie uit Active Directory, moet deze informatie nu gehaald worden uit twee domeinen waar dit er één had kunnen zijn. Het zou efficiënter geweest zijn om voorafgaand aan dit project deze domeinen te integreren tot één.

Vorstenbosch ziet de toekomst wel met vertrouwen tegemoet. ‘Ik heb straks mijn handen vrij om een aantal projecten op te pakken met aanzienlijke meerwaarde voor ons onderwijs. Veel leerlingen vragen inmiddels of ze ook gebruik mogen maken van hun eigen laptop op school. Voor onze school is dat financieel ook interessant. Scense ondersteunt dit model en ik popel dan ook om ermee aan de slag te gaan.’