Het blijft altijd een beetje een moeilijk onderwerp: de kostprijsberekening van ict-diensten. Maar hoe zit dat met mobiel werken? Is er iets zinnigs te zeggen over de total cost of ownership (tco). Computable vroeg het zijn experts.
Serge Stijnen, Business consultant bij Cofely:
‘Mijn inziens valt alles te berekenen, dus ook de yco van mobiel werken. De vraag is echter hoe relevant dit is. De grote voordelen van mobiel werken zijn een mentaliteitsverandering bij medewerkers, een betere work life balance en vaak een snellere aansluiting op klantbehoeften. Naast de effectiviteits- en efficiencyvoordelen die dit biedt zal hierdoor ook een andere cultuur in de organisatie ontstaan. Als deze cultuur aansluit bij het type medewerker en klant is dit een win-win situatie, waarmee zowel in klantpropositie als secundaire arbeidsvoorwaarden onderscheidend vermogen wordt gecreëerd. Deze voordelen vallen niet alleen financieel te rationaliseren.’
Ondernemer Sebastiaan Hooft van Maschile Ventures:
‘Technische gezien is de tco van mobiel werken vast wel te berekenen, maar als je als ondernemer alleen naar de kosten van mobiel werken kijkt, dan ga je voorbij aan de culturele aspecten. Om bijvoorbeeld talent aan je organisatie te verbinden zul je ze een prettige werkomgeving willen bieden. Een omgeving waar mensen op zo’n manier werken dat ze kun kennis en kunde optimaal in kunnen zetten. Dat kun je niet in een tco-berekening vangen, het zit in de genen van de organisatie gebakken.’
Steven van ’t Veld, zelfstandig Principal Informatiekundige:
‘Tco betekent dat je het over iets hebt dat je eigendom is. Dan zou het dus gaan om de kosten van extra laptops en tablets met de voorzieningen die informatie zenden en de beveiliging daarvan. Ik zou dat liever als een bepaald gebruik van de informatie-infrastructuur zien, en ik denk dat het onnodig lastig is om speciaal op dit punt een eigen administratie bij te gaan houden.’
‘
Ik zie sowieso niet zoveel in expliciet mobiel gaan werken. Want wat zou je dan moeten gaan doen? Elke dag maar op weg gaan om maar mobiel te kunnen werken? Mobiel werken is voor mij iets dat mogelijk is naast andere soorten werken. Het is naar mijn idee veel belangrijker dat het werken met ict als geheel eens goed onder de loep wordt genomen. Het wordt bijvoorbeeld steeds belangrijker om goed te weten wat je informatie is. En met die kennis en inrichting kan ook vastgesteld worden of je op bepaalde momenten wel of niet mobiel zou kunnen werken.’
Gert-Jo van der Heijden, Ict-servicemanager bij Yacht:
‘Het zal moeilijk worden om de tco voor mobiel werken te berekenen. Wat wel inzichtelijk kan worden gemaakt zijn de gevolgen via een klant tevredenheid en via een medewerker tevredenheid. Daarnaast is de omzet vanuit klantportalen, de bestellingen via de website of nieuwe klanten, via de website inzichtelijk te maken. Dergelijk indicatoren geven duidelijke aan of het mobiele werken van toegevoegde waarde is voor de organisatie of niet.’
Ralph Bauling, testmanager bij Bartosz ICT:
‘Om de tco van mobiel werken te berekenen, zal eerst de definitie van mobiel werken helder moeten zijn. Is mobiel werken gelijk aan thuiswerken? Is het een combinatie van thuis en op kantoor werken? Of is mobiel werken op meerdere plekken werken bij klanten en andere kantoorlocaties? Hiermee val je in het volgende euvel van het berekenen van de tco van mobiel werken, namelijk welke facetten neem je er wel en niet mee. Hou je het bij de kosten van je computer, bureau en stoel of ga je verder en voeg je facetten zoals de huur per vierkante meter, koffie, parkeren toe?’
‘Ik ben van mening dat je de tco van thuiswerken kan berekenen, maar dan moeten daar standaardfacetten in zitten en zullen andere, wellicht relevante, facetten niet meegenomen kunnen worden. Het doel van de tco heeft dan wel meer een benchmark effect dan dat je nauwkeurig uit kan rekenen wat de exacte kosten zijn. Mijn conclusie: afhankelijk van het doel waarvoor je tco wilt toepassen, is het mogelijk om de tco te berekenen. Het zal dan echter niet veel zeggen over de werkelijke kosten van mobiel werken.’
Edwin Tuin, organisatieadviseur bij Victalis:
‘Kosten- en batenparameters zijn onder andere huisvestings-, telefoon- en reiskosten, maar berekeningen zijn situatieafhankelijk, al kan op huisvesting al snel 30 procent worden bespaard. Lastiger is de toename aan productiviteit, al wordt gerept over 10 tot 20 procent. Zaken als byod verminderen investeringskosten in middelen, maar vragen wel weer meer kosten voor security en kennis van vele alternatieve oplossingen. Cultuur is echter veel belangrijker. Veel managers willen niet dat er mobiel wordt gewerkt; ze willen de medewerkers gewoon regelmatig zien. Ik heb daar wel begrip voor.’
Natuurlijk is een kostprijsberekening belangrijk, het is een onderdeel van de beslissing. Maar omdat de kosten vaak voor de baten uit gaan is het niet zaligmakend als sturing. Tenslotte zou elk innovatie bij voorbaat al te duur gevonden worden door de boekhouder.
Bij mobiel werken – vaak gepromoot als het nieuwe werken – zal dus eerst naar het rendement gekeken moeten worden. En eerlijk gezegd lijkt het me daar nog weleens aan te schorten omdat productiviteit niet altijd toeneemt. Vooral in de publieke sector is de business case op los zand gebaseerd, een sector die het meetbaar maken van prestatie toch al niet als doel heeft.
Want als de baten onbekend blijven dan zijn de kosten nietszeggend, in principe altijd te duur maar BYOD kan dan altijd nog als een Trojaans paard gebruikt worden. Niet zelden wordt mobiel werken trouwens als een vorm van status gezien. De ‘kijk mij nou’ factor die vaak elk objectief argument neutraliseert. Hierdoor blijkt de ROI vaak dus minder gunstig dan gedacht.
Mooie en complete reactie van Ralph Bauling.
Ik ben ook van mening dat je niet exact kunt zeggen wat de TCO van mobiel werken is. Misschien kun je de (technische)kosten op veel punten door berekenen maar de opbrengsten zijn wat moeilijker.
B.v. het is eenvoudig te laten zien dat een iemand die op een bouwlocatie iets moet waarnemen, invoeren, verwerken en de resultaten direct met de klant/opdrachtgever bespreken(verkorten van werkprocessen) veel voordelen uit mobiel werken haalt dan een andere functie of iemand die af en toe thuis werkt.
Het plaats onafhankelijk werken past niet bij elk bedrijf en ook elke functie. dit verschijnsel kent verschillende vormen en smaakjes. Ga na welke voordelen voor je organisatie gelden en waar je deze binnen je organisatie kan realiseren. Kijk daarna naar de mogelijkheden en de kosten.
Een TCO bestaat over het algemeen uit harde kosten. Gaat het echter om een innovatieve stap, dan zijn er ook zachte en zachtere kosten.
Op zich is daar met ervaring en deskundigheid wel een inschatting van te maken. Dat totaal geeft zeker een indicatie of de beoogde stap zinvol is.
Echter het vak nauwkeurig rekenen met onnauwkeurige getallen is niet voor iedereen weggelegd, omdat de component ervaringsdeskundigheid vrij cruciaal is om tot een betrouwbare berekening te kunnen komen.
Naar mijn mening wordt een TCO berekend op basis van een scenario. Mobiel werken kent verschillende scenario’s die je naast elkaar kunt zetten. De basis voor een TCO zijn de huidige kosten en de scenario’s worden geplot op de huidige kosten. Vrijwel altijd rolt er dan een voorkeur scenario uit op basis van een TCO berekening.
Grote verschillen bij mobiel werken tov traditioneel werken is een bepaalde dynamiek die gebaseerd is op vaak dynamische kosten, dat maakt het iets lastiger, maar ook leuker.
Je moet ook geen exacte 100% kloppende uitkomsten verwachten, een nauwkeurigheid van 80-90% is voldoende en significant.
Voor alles is een TCO te maken. Wat mij echter opvalt is dat vrijwel geen enkele organisatie kan ophoesten wat de TCO van een huidige desktop/werkplek is….Daar begin je dus al met een achterstand, want wat zijn de parameters van een TCO berekening in de huidige situatie en uit welke budgetten worden deze gefinancierd……