Het bevorderen van mobiel werken moet niet tot doel hebben om medewerkers meer mobiel te laten werken, maar om medewerkers zo effectief mogelijk te laten werken. Hoe zorg je ervoor dat medewerkers mobiel gaan werken op de manier die jij als werkgever voor ogen hebt en zij de uitgedachte mobiliteitsstrategie adopteren? De Computable-experts geven tips.
Tip 1: Breng in kaart welk type medewerkers er binnen de organisatie zijn
Mobiel werken betekent dat medewerkers de mogelijkheid hebben om onafhankelijk van plaats en tijd werkzaamheden te verrichten die waarde toevoegen voor de organisatie. Dus ook binnen het kantoor speelt mobiliteit een rol. Managing partner bij Quint Wellington Redwood Arno IJmker: ‘Breng dus de verschillende typen medewerkers in kaart. Belangrijk hierbij is hoe mobiel een werknemer al binnen zijn werk is. Respecteer daarbij de diversiteit onder de medewerkers; de ene medewerker kan en wil beter mobiel werken dan de andere medewerker. Zorg vervolgens dat deze diversiteit ook in de strategie wordt gefaciliteerd.’
Tip 2: Zorg voor devices en ICT die mobiel werken ook echt ondersteunen
Ict heeft een essentiële rol in mobiel werken. Inventariseer daarom wat de medewerker nodig heeft om zijn werk goed uit te voeren. Kijk hierbij naar de informatie die een medewerker nodig heeft en de applicaties waar hij/zij over moet beschikken om deze informatie te verwerken. Manager cloud service aggregation bij KPN IT Solutions Jeroen Jacobs: ‘Een Citrix-sessie op een Ipad is niet wat een eindgebruiker wil. Op een Ipad wil je gebruik maken van een responsive website of een App. Zorg daarnaast voor degelijke verbindingen. G3/4 en waar mogelijk wifi. Het belangrijkste is dat het lekker werkt.’
IJmker is het met hem eens: ‘Zorg ervoor dat alle informatie applicaties die de medewerker nodig heeft gedurende de werkdag, online beschikbaar zijn. Ook buiten de muren van het kantoor.’ Ook vindt hij dat online samenwerken gestimuleerd moet worden. ‘Test bijvoorbeeld met verschillende pilots welke werkmethoden het best in de organisatie passen. Voorbeelden zijn video-conferencing, papierloos werken, online samenwerken via Trello.com of de introductie van Yammer’, legt hij uit.
Tip 3: Besteed aandacht aan de cultuuromslag die nodig is
‘Mobiel werken gaat niet alleen over technologie maar veel meer over cultuur’, zegt Jacobs. Daarom moet mobiel werken ook in de levensstijl van de medewerkers opgenomen worden. ‘Het embedden in de levensstijl realiseer je mede doordat je medewerkers hun decives ook privé mogen gaan gebruiken of andersom sta byod toe.’ Ondernemer Sebastiaan Hooft vult aan: ‘Mobiel werken gaat over de cultuur in je organisatie. Doen je medewerkers waar ze goed in zijn en wat ze leuk vinden? Als je daar een goed gevoel over hebt, dan is de volgende stap het vertrouwen op te bouwen dat ze dit werk ook kunnen doen waar en wanneer ze dit prettig vinden.’
Tip 4: Besteed aandacht aan resultaatgericht werken
Medewerkers moeten zich dus vrij voelen om daadwerkelijk thuis te gaan werken. IJmker: ‘Hiervoor is een resultaatgerichte werkwijze de oplossing. Resultaatgericht werken zorgt voor autonomie en dat geeft een positieve invloed op mobiel werken. Ook helpt het om samen met je medewerkers het gesprek te voeren over hoe we met elkaar willen samenwerken. Daarnaast is het advies om voldoende aandacht te besteden aan Opleiding en Communicatie. Alleen dan kan mobiel werken ervoor zorgen dat medewerkers effectiever gaan werken en er een cultuuromslag wordt gerealiseerd.’
Volgens Steven van ’t Veld, zelfstandig principal informatiekundige betekent het nieuwe werken simpelweg dat managers niet meer op aanwezigheid en op dagelijks direct meekijken kunnen managen. ‘Zij moeten heldere doelen voor medewerkers stellen waarin ze relatief vrij zijn in de manier waarop zij die doelen halen. Of je dat werk dan wel of niet op kantoor doet wordt dan veel minder relevant, gewoon omdat het halen van het doel de hoofdzaak, misschien zelfs de enige zaak wordt’, legt hij uit.
Tip 5: Omarm de consumerization van IT:
‘Het tijdperk van ‘domme gebruikers’ ligt achter ons’, zegt Arie Joosse, Presales bij RES Software Mobiliteitsstrategie voor de enterprise. Volgens hem moeten organisaties dan ook kijken hoe zij mobiliteit kunnen faciliteren en de werknemer tegemoet te komen om met slimme apps en ict-diensten zijn werk te ondersteunen. ‘Die apps en diensten moet je aanbieden op hun eigen device of een ‘company owned’ device. Meer niet. Dus zorg voor één interface van waaruit je ict-diensten kan aanvragen: toegang tot gegevens, lid worden van distributiegroepen, kortom alle ict-gerelateerde zaken vanuit één IT-Store.’
Tip 6: Besteed voldoende aandacht aan de financiering van de mobiliteitsstrategie:
Volgens commercieel directeur bij Econocom Robert Kuijs is de financiering vaak het meest onderbelichte onderdeel van elke soort mobiliteitsstrategie. ´Stagnatie door onverwachte kosten of piekinvesteringen zijn desastreus voor het eindresultaat. Als werkgever moet je daarom naast technologische continuïteit ook aandacht besteden aan financiële continuïteit. Natuurlijk voor alle centrale systemen, maar zelfs voor de privébezittingen van medewerkers. Een goede strategie geeft naast richting op de technologische innovatie ook antwoord met financiële innovatie. Van bezit naar gebruik, van investering naar exploitatie, van restrictie en strak naar toegankelijk en gemak.´
Mooi artikel, jammer dat stap 1 gemist is. Willen we dit als organisatie? Deze vraag wordt nog steeds negatief beantwoord.
Dat artikel gaat kennelijk over het organisch introduceren van mobiel werken, dus feitelijk zonder strategie van het bedrijf of andere drijfveren. Je bied een extra toolset aan en de medewerkers moeten maar zien of dit aansluit. Zo vloog je niet alleen de kosten van een organisatie en creëer je geen uniforme omgeving waar iedere medewerker met zijn apparatuur op kan werken.
Het begint allemaal met een keuze van het bedrijf en dat kan best bottom up, over hoe je wil gaan werken als organisatie.
@Mickel: een wrange constatering: organisaties willen niet dat medewerkers effectiever werken of geloven niet dat dat mogelijk is met andere manieren van werken. Wrang maar herkenbaar.
@Willem: een toolset of uniforme omgeving is wellicht geen voorwaarde voor effectief samenwerken – open standaarden wellicht wel.
Tip 3 lijkt mij lastig, omdat je daarmee eigenlijk impliciet zegt dat de voorkeur uitgaat naar jonge medewerkers die al helemaal gewend zijn aan de moderne communicatie. Ik vermoed dat de cultuuromslag bij ouderen lastig te verwezenlijken is.
@Mickel ik deel je waarnemingen. Ik ben nog steeds op zoek naar de reden daarvan.
@Andre: Feit is dat ik veel organisaties ontmoet die attractief willen zijn voor jong talent en daarom nadenken over dit soort vraagstukken. (waarbij ik niet wil zeggen dat we de oudere werknemer kunnen afserveren!)
@Mickel: Goeie vraag. Veel organisatie kunnen hier niet omheen. Er zijn uiteraard (produktie?)bedrijven die door de essentie van hun business dit niet hoeven maar kennis organisaties ontkomen hier niet aan. Is géén kwestie van “willen”. Mobiliteit versnelt onze business! Als ik mijn email op mobiele telefoon kan lezen en mijn concurrent niet dan ben ik sneller!
@Willem: IT kosten stijgen alleen maar! Daarom zul je moeten nadenken over het automatiseren van operationele IT processen! Daar zitten nog heel veel kosten die niet nodig zijn!. Strategische IT kosten (bijv. voor mobiliteit): ok! Operationele IT kosten: niet ok!
@ Tip 1:Breng in kaart welk type medewerkers er binnen de organisatie zijn: het gaat niet om de medewerkers, maar om de bedrijfstoepassingen die de medewerkers nodig hebben voor hun dele in het proces. dat is heel wat anders…..
@ Tip 2: Zorg voor devices en ICT die mobiel werken ook echt ondersteunen: Nee er zijn veel toepassingen die beter aan de desktop gedaan kunnen worden, noch beter is de geïntegreerde combinatie te beschouwen, en dat is wat anders dan gesuggereerd wordt mobiel werken promoten. daar gaat het nu juist op fout in de praktijk.
..
..
@Tip 6: Besteed voldoende aandacht aan de financiering van de mobiliteitsstrategie: Nee zorg dat de communicatie- en bedrijfstoepassingsinfrastructuur op de juiste wijze gebudgeteerd is. Het is niet alleen mobiel dat geld kost