Steun voor offshoring in je huidige team

In mijn dagelijkse praktijk, word ik dagelijks geconfronteerd met een grote uitdaging in het managen van remote teams voor onze klanten. En het is een uitdaging dat Bridge als aanbieder van toegewijde teams, het volgende nauwelijks kan beïnvloeden: de ondersteuning die het bestaande team in de klantenorganisatie geeft aan het streven naar offshoring.

Ik geloof dat dit probleem bestaat in elke situatie waar werk is geoutsourced aan een ander bedrijf, hetzij in-house of offshore. Maar in offshoring zijn er subtielere problemen vlak onder de oppervlakte. Om mijn redenering te verduidelijken, de opzet in onze specifieke casus is: een klant (een software bedrijf) huurt toegewijde programmeurs van ons. Wij creëren het team en operationeel wordt het team rechtstreeks gemanaged door de klant. Wij ondersteunen de communicatie tussen het team van de klant en het remote ontwikkelingsteam. Om een samenwerking succesvol te maken is het belangrijk dat de mensen die betrokken zijn aan de klantzijde voorstander zijn van offshoring. 

Er zijn enkele redenen die ik regelmatig tegenkom waarom mensen tegen zo een samenwerking kunnen zijn: 

1. Angst om hun baan te verliezen. Het fundamentele feit is dat de media vaak schrijft over grote bedrijven die banen verplaatsen naar offshore. In de meeste van deze gevallen zullen de bedrijven het aantal banen in eigen land verminderen. Dit nieuws zorgt voor angst in zelfs de kleinere bedrijven die offshore werken. 

2. Slechte ervaring in het verleden. Als een project-manager of programmeur heeft gewerkt in een bedrijf dat moeite had met het managen van offshore-teamleden beïnvloedt dit de mentaliteit. Als hij in het nieuwe bedrijf wederom remote mensen moet aansturen, zal dit leiden tot weerstand. 

3. Niet bereidt om tijd te investeren. Mensen geven de voorkeur om te werken zoals ze gewend zijn, wat vaak betekent collega’s te hebben aan bureaus naast de eigen werkplek. Dit communiceert ook makkelijker, want mensen zijn dicht bij elkaar, kennen elkaar intiem, spreken dezelfde taal en begrijpen de cultuur waarin ze leven. Mensen moeten tijd investeren om iemand offshore te managen en moeten leren hoe daarmee om te gaan, maar lang niet iedereen is daartoe bereidt. 

4. Wij tegen hen. Het is vreemd dat sommige teamleden ver weg zijn en dat je ze nauwelijks kent. Het voelt alsof ‘zij’ spullen maken voor ‘ons’, terwijl ‘we’ onze turf moeten beschermen en ‘zij’het beter als ‘wij’ maken. 

De grote vraag hier is, wat kan het management doen om de kansen te veranderen? In de afgelopen jaren heb ik geleerd dat een aantal dingen een positieve bijdrage kunnen leveren: 

1. Duidelijke communicatie vanaf het begin waarom je iets doet. Indien de redenen voor het betrekken van een offshore-team niet duidelijk zijn voor het bestaande team, zullen zij gewoon het bovenstaande punt 1 aannemen: dat het bedrijf kosten wil besparen en dat zij hun bannen verliezen op de korte of lange termijn. Mijn ervaring: de gevallen die in de media worden besproken gebeuren nauwelijks in de kleinere bedrijven. Het probleem dat we oplossen voor onze klanten zijn de moeilijkheden die ze tegenkomen in de zoektocht naar getalenteerde programmeurs tegen redelijke kosten. In alle gevallen, zien ze offshoring als een toevoeging aan hun bestaande team, het aantrekken van meer talent en niet om mensen te vervangen of te ontslaan. 

Het beste uitgangspunt is om de visie te communiceren, het waarom van het project, het beeld scheppen van waar offshoring het bedrijf zal brengen in drie tot vijf jaren en wat het betekent voor het bestaande team. Vul daarna de details in die het team kunnen motiveren:

a. Het is spannend om met buitenlandse collega’s te werken (iedereen gaat ook naar het buitenland voor vakantie);
b. Het werk dat het bestaande team niet graag doet, verplaatst kan worden naar offshore;
c. Verminderd de werkdruk op het bestaande team;
d. knappe koppen zullen worden toegevoegd aan het team;
e. We kunnen producten sneller afleveren, ons bedrijf laten groeien, meer winst maken en een beter salaris betalen. 

2. Laat ze fysiek het offshore team ontmoeten. Dit punt moet niet onderschat worden. Hoewel we het remote werk kunnen managen met alle moderne technologieën, zien we vaak het belang van menselijke binding over het hoofd. Zodra de teamleden (dus niet alleen de managers) elkaar hebben ontmoet, samen een biertje hebben gedronken en een aantal grappen hebben uitgewisseld, zal het ijs breken en zullen zij meer begrip voor elkaar hebben. De beste manier is om het offshore team op je deurmat te krijgen, zodat ze iedereen kunnen ontmoeten en bekend worden met de cultuur.

3. Onderwijs ze. Hoewel het waar is dat het in het begin tijd kost om nieuwe gewoontes te creëren, om het remote team te managen, is het een belonende uitdaging. Als mensen dit zien als een uitdaging, worden ze enthousiaster om de skills onder de knie te krijgen om het werk af te krijgen. Eén van de instrumenten die we gebruiken is een wekelijkse management vergadering waarin een ervaren proces-manager van onze kant de communicatie beheert. Deze persoon geeft tips en tricks aan het team die gebruikt kunnen worden. Op deze manier wordt de samenwerking elke week een beetje beter. Training op gedistribueerde scrum of het lezen van boeken over offshoring stimuleren ook het leerproces. 

4. Creëer een cultuur van ‘collega’s’ en ‘één team’. Alle mensen in een team op beide locaties zouden zichzelf moeten zien als deel van één team, met één gezamenlijk doel. Ze werken aan dezelfde projecten en het is een gezamenlijke inspanning. Hoewel dit waarschijnlijk de grootste uitdaging van alle bovenstaande oplossingen is, is het ook de meest effectieve. Je kunt één persoon aanwijzen die de verantwoordelijkheid krijgt om dit gevoel te stimuleren, om het team voortdurend te laten herinneren dat ze één team zijn en dat ze met elkaar en niet zonder elkaar hetzelfde ding proberen te bereiken.