Lamb Weston/Meijer (LWM), specialist in diepgevroren aardappelproducten en onder meer producent van de bekende McDonald's frites, was op zoek naar een oplossing voor een centraal en gestructureerd beheer van contracten en andere juridische documenten. Deze stukken werden tot vorig jaar nog bewaard in traditionele Windows-mappen en in archiefkasten. Dat bood onvoldoende overzicht en informatiebehoeften konden niet snel worden vervuld. De oplossing werd gevonden in 'SharePoint Business Apps'.
Binnen Lamb Weston/Meijer worden veel contracten, notulen, uittreksels KvK, statuten en andere juridische documenten verwerkt. Al deze documenten worden zorgvuldig opgeslagen en bewaard, alleen gebeurde dat niet centraal. Gerard Jansen, corporate legal counsel bij LWM: ‘Als documenten fysiek verspreid zijn over verschillende afdelingen, bemoeilijkt dat een centraal overzicht en het gaat ook ten koste van de efficiëntie. Ik ben daarom op zoek gegaan naar een geschikte it-toepassing voor het beheren van deze documenten en kwam tot de conclusie dat er bitter weinig goede oplossingen op de markt te vinden zijn. En als er al één geschikt leek, dan sloot die niet goed aan op onze bedrijfsprocessen.’
Met een voorbeeld legt Jansen uit waarom een standaard documentbeheer oplossing niet geschikt is voor zijn doel: ‘LWM wil niet alleen kunnen signaleren wanneer contracten aflopen, maar ook wanneer er nieuwe tarieven gaan gelden en/of wanneer er bonussen moeten worden verrekend. Per categorie zijn ook nog eens andere criteria relevant.’
‘Met de meeste ‘document management systemen’ kun je je documenten wel opslaan en raadplegen, maar de flexibiliteit die wij voor een doelmatige beheer- en signaleringsfunctie nodig hebben, ontbreekt. Of het zijn toepassingen die erg op de advocatuur zijn gericht en waar bijvoorbeeld tijdregistratie een belangrijke rol speelt. Dat is voor mij ballast.’
Jansen over de gestelde eisen: ‘We zochten een centraal ‘Contractenregister’, dat simpel werkt en niet alleen toegankelijk is voor juridische specialisten maar juist ook voor de niet-juristen die er dagelijks mee werken. Iedereen moet er in de praktijk eenvoudig mee kunnen werken. Wat ik bijvoorbeeld belangrijk vind is dat ik zelf gemakkelijk de indeling kan aanpassen aan een structuur die voor mij goed werkt. Bovendien moet de oplossing goed passen bij Office 365.’
Deze laatste eis komt voort uit een strategische beslissing die LWM al eerder had genomen, namelijk om in het kader van ‘Het Nieuwe Werken’ Office 365 in te zetten voor zijn twaalfhonderd medewerkers.
Oplossing
Speurend naar een geschikt document beheersysteem stuitte Gerard Jansen op het internet op de businessoplossing van Smart SharePoint Solutions. Smart SharePoint Solutions levert zogenaamde ‘SharePoint Business Apps’, die bestaande financiële én juridische bedrijfsprocessen ondersteunen.
André Salomons, met jarenlange ervaring in de financiële wereld als controller en interim manager: ‘Met onze ‘Business Apps’ zorgen wij voor een verrijking van het SharePoint platform, toegespitst op specifieke processen. Zo richt ons product ‘Financial Suite’ met ‘Legal Platform’ zich op de financiële en juridische behoeften in organisaties. Het is een combinatie van jarenlange praktijkervaring en de SharePoint-kennis van onze specialisten. Daarmee is het precies het product waar LWM naar op zoek was.’
Financial Suite met Legal Platform is een ‘out of the box add-on’ voor SharePoint, die optimaal gebruik maakt van alle ingebouwde functionaliteiten van het SharePoint platform. Gerard Jansen: ‘Voor LWM wordt Legal Platform de centrale plek voor contractinformatie. Het geeft bevoegde LWM gebruikers actueel inzicht in contracten en contractposities.’ Daarmee is beantwoord aan de eis van het centrale Contractenregister.
Om ook aan de eisen van een gemakkelijke werkomgeving tegemoet te komen, genereert de business app op basis van Silverlight automatisch grafische elementen. Zo worden in het ‘Vennootschapsregister’ alle organisatieonderdelen van een vennootschap weergegeven in een automatisch opgebouwd organigram. Salomons: ‘De visuele weergave van een organigram spreekt sterk tot de verbeelding. Gebruikers kunnen daarmee heel gemakkelijk juridische documenten koppelen aan het desbetreffende organisatieonderdeel.’
Ten slotte is er ook nog een ‘Zakenregister’ waarin alle ontwikkelingen rond een zaak – van initiatie tot afsluiten – in een dossier kunnen worden gearchiveerd en gevolgd.
Salomons: ‘De dossiers, de inzichtelijke organigrammen, de zoek- en selectiemogelijkheden en tal van andere slimme functies zijn mogelijk gemaakt door de vele ingebouwde functionaliteiten in SharePoint. Voor lokale aanpassingen hoef je niet te programmeren. Het is een kwestie van slim gebruik maken van de kracht van Microsoft technologieën zoals Bing en Silverlight webparts.’
Uitrol
Een business app als Contractenregister toepassen, vereist de nodige voorbereiding. ‘Alle gebruikte contracten moeten gedigitaliseerd en geüpload worden’, legt Salomons uit. Dit proces is nog volop gaande. ‘Alles wordt nu gescand en ingevoerd in het systeem. Op termijn hebben afdelingen geen archiefkasten met contracten meer nodig’, vult Gerard Jansen aan.
Tegelijk met het invoeren van een gedigitaliseerd contract worden ook alle metadata meegegeven. Metadata zijn belangrijk voor het snel terugvinden van documenten op basis van zoekcriteria. Zo worden van elk contract de ingangsdatum en einddatum vastgelegd, de waarde, de namen van alle betrokken partijen enzovoort. Ook onderliggende documenten zoals vergunningen worden vermeld. Jansen: ‘Je kunt alles wat voor jouw specifieke organisatie belangrijk is als variabele vastleggen om daar later op te kunnen zoeken. Als iemand bijvoorbeeld alle contracten van leverancier X wil zien, dan kan hij ze zo selecteren. Alle contracten van boven een miljoen euro? In een handomdraai haal je ze tevoorschijn. Wat je maar meegeeft bij het invoeren.’
‘Documenten kunnen gevonden worden via een vaste indeling in financiële en juridische categorieën. Documenten die betrekking hebben op balansposten of de verlies- en winstrekening zijn gemakkelijk op die categorieën te selecteren. Zo kunnen ook met één muisklik alle verzekerings- of huurovereenkomsten worden opgevraagd.’
Voordelen
Door middel van het nieuwe SharePoint platform beschikt LWM over een gestructureerde omgeving voor archivering en beheer van juridisch relevante informatie.
De vertrouwelijkheid blijft gewaarborgd doordat het autorisatiemodel van SharePoint wordt gehanteerd. ‘Na een proef op de juridische afdeling heeft onze inkoopafdeling nu een eigen Legal Platform-site gekregen, daar zijn nu vier gebruikers gemachtigd om de eigen contracten in te voeren, te raadplegen en te beheren. Zij kunnen hun deel van het platform naar eigen inzicht inrichten. Ook passieve gebruikers kunnen de weg snel vinden in het systeem’, aldus Jansen.
‘Een bijzondere eigenschap van het Contractenregister is de koppeling met de financiële onderdelen van een bedrijf. Zo biedt de SharePoint-omgeving zowel aan financiële als juridische specialisten een volledig overzicht van contracten en overeenkomsten. Via verschillende deuren kom je bij dezelfde inhoud terecht.’
Jansen is duidelijk tevreden met de resultaten die nu al zijn behaald: ‘Met Legal Platform komt alle informatie over belangrijke contracten samen in één centrale omgeving, waar we alle informatie binnen handbereik hebben. Ik zie de zelfredzaamheid in onze organisatie steeds groter worden. Het geeft mij meer tijd voor juridisch werk, tijd die ik niet meer hoef te besteden aan het zoeken naar en verzamelen van documenten die mensen zelf via Legal Platform kunnen vinden.’
