Larry Ellison heeft het vorige maand toegegeven: Snel goedkoop en cloud hebben de toekomst. De aanleiding was dat Oracle gaat samenwerken met Salesforce. Nu vind ik Salesforce helemaal niet goedkoop en dat kan ook niet omdat het op Oracle draait. Maar dat snel, goedkoop en cloud de toekomst heeft staat vrijwel vast en Google Apps is een zeer sterk voorbeeld. Als je in een reflex je nekharen voelt prikken, lees dan vooral verder.
De populariteit van digitale foto’s groeide al enorm voordat de kwaliteit in de buurt kwam van analoog. Ook zie je nu dat foto’s van smartphones veruit de boventoon voeren in absolute en relatieve aantallen. Veel mensen nemen hun compact camera niet eens mee ondanks dat de smartphones nog steeds van mindere kwaliteit zijn.
Streaming muziek is nu mainstream terwijl de kwaliteit het toch aflegt tegenover de CD. Streaming muziek is snel, goedkoop en cloud, gek genoeg besteed ik nu veel meer geld aan deze dienst dan ik ooit per jaar aan cd’s heb besteed.
Consumenten adopteren diensten die makkelijk en goedkoop zijn en medewerkers van de enterprise zijn ook consumenten. Als het privé zo makkelijk gaat, waarom moet it zakelijk dan zo moeilijk zijn? Waarom is het gat tussen de consument en de enterprise zo groot?
Google Apps
Ik kom geregeld bedrijven tegen die Google Apps niet herkennen als een alternatief voor Microsoft Office. Op Computable loop ik geregeld tegen weerstand aan als ik Google Apps als voorbeeld neem. Jammer en een gemiste kans, want wie zich in de materie verdiept zal zich verbazen over de mogelijkheden, juist ook op het gebied van enterprise beheer.
Een dooddoener en een misverstand is dat Google niet betrouwbaar is als het gaat om privacy. Nu kennen we onderhand allemaal het verhaal van PRISM en de Amerikaanse overheid die ogenschijnlijk overal bij kan. Dat is inderdaad niet fraai en ik hoop echt dat bijvoorbeeld Europa zich sterk maakt om dit aan te pakken. Realiteit is dat de Amerikaanse overheid niet veel onder doet voor onze lokale overheid. Dus ondanks dat dit niet fraai is, heb je ditzelfde probleem ook als je zaken doet met de cloud van Microsoft. Dat Google je privé gegevens en data verkoopt is zover ik heb nagegaan niet waar. Privacy staat wel degelijk hoog op de agenda bij Googlel. Maar goed, als dit nadeel geen onoverkomenlijkheid is, wordt het tijd om Google Apps verder te onderzoeken.
Google Apps for businesses is in feite een suite die de ‘generieke SaaS-stack’ aanbied: Documenten, spreadsheets, presentaties, email en agenda’s. Google heeft hiervoor geen software die je installeert, alles werkt via de browser. Bestanden van Microsoft Office kunnen gewoon online geopend worden, maar als je ze wilt bewerken worden ze eerst geconverteerd naar de Google variant en worden ze opgeslagen in Google Drive wat ongeveer dezelfde functionaliteit aanbied als Dropbox. In verbinding staan met het internet staat centraal bij Google, maar er zijn – welliswaar beperkte – offlline mogelijkheden om documenten en e-mail te openen en bewerken. Waar Google Apps in uitblinkt zijn de mogelijkheden om samen te werken, ook met mensen buiten de organisatie.
Chatten, voice gesprekken met beeld erbij en meerdere personen, de zogenaamde Google Hangouts, werken geweldig en met een druk op de knop kun je ze ook nog opnemen. Ook het delen van een beeldscherm is een klik. Dit werkt zeer soepel en is gemakkelijk indrukwekkend te noemen. Ook het bewerken van documenten kan tegelijkertijd. Geen eindeloos heen en weer mailen van bijlagen en dus pure productiviteit winst. Even een feedback formulier of vragenlijst maken is ook een klus van niets. En het bouwen van websites en intranet wordt steeds krachtiger en kruipt daar steeds een beetje dichter naar Sharepoint toe, en dat is niet toevallig.
Enterprise
Wie denkt dat dit niet voor de enterprise is komt bedrogen uit. Het dashboard waar beheerders het domein en de gebruikers beheren is zeer krachtig en uitstekend geschikt om zeer grote groepen gebruikers te beheren. Organisatie, sub organisaties, groepen, rechten op map niveau en overerven is allemaal mogelijk. Je kunt zelfs apparaten zoals Android smartphones en tablets beheren inclusief het wissen op afstand. Je kunt bepalen welke apps ingezet mogen worden en dat lijkt dan op een enterprise app store. Ook op het gebied van veiligheid is er verrassend veel mogelijk.
De kosten zijn zeer voorspelbaar en laag. In de basis kost het een gebruiker 3, 33 euro per maand. Daar zit al een behoorlijke hoeveelheid opslag bij. Deze operationele kosten ademen perfect mee met de organisatie als deze groeit of krimpt. Ook de beschikbaarheid en performance schalen automatisch mee en zijn nooit een issue.
Integratie met zeer veel andere diensten zoals die van Salesforce zijn goed te realiseren en ook SSO is een onderdeel met veel mogelijkheden. Er zijn diverse organisaties met meer dan 50.000 medewerkers overgestapt op Google Apps en Google zelf maakt er ook gebruik van met ruim 53.000 medewerkers.
Snel, goedkoop en cloud
Google Apps speelt dus heel goed in op snel, goedkoop en cloud en ik zou er ook best aan toe willen voegen goed. En daarmee zijn ze helemaal klaar voor een ijzersterke positie. Grappig is dat ook Microsoft dit principe begint te omarmen. Kijk maar eens naar Windows Phone. Nokia, van oudsher erg goed in het maken van goedkope toestellen, zet nu volledig in op Windows Phones voor de budget markt en daarmee lijken ze nu al een slag te slaan. Het goedkoopste toestel (bron : http://goo.gl/MFjNb ) verovert snel marktaandeel, dit is waarschijnlijk ook de reden waarom Apple werkt aan een goedkoper toestel en makers van Android ook over elkaar heen struikelen met budget toestellen.
De trend van snel, goedkoop en cloud komt voort vanuit de business die de diepe wens heeft om it simpel te maken. Simpel en gemak wint het van kwaliteit, keer op keer, en vooral op het gebied van cloud computing is dit heel zichtbaar bij de consument, maar nu ook steeds meer voor de enterrprise.
TCO, ROI en KSF
Total cost of ownership (tco), return on investment (roi) en kritische succes factoren (ksf) krijgen een hele andere dimensie in dit kader. Wat is de tco van Google Apps? Je hebt geen kapitale investering, je bent geen eigenaar en er zijn geen servers die je aanschaft. Return on investment? De enige investment is wellicht de migratie, maar je krijgt ook meer dan je had. Overal werken, met het device van je keuze, geen it-afdeling meer nodig voor je standaard kantoor automatisering. Roi laat zich in dit scenario lastig vangen, of is nagenoeg 0. Ook kritische succesfactoren zijn lastig te bepalen als het gaat om een overstap naar Google Apps. Pas nadat de tools door de organisatie omarmt zijn openbaren de nieuwe factoren zich. De manier van samenwerken veranderd ineens erg snel, maar of het beter wordt hangt af hoe de organisatie wordt aangestuurd. Een gebrek aan governance kan de organisatie ook extra snel in een lastig pakket brengen of tot imago schade leiden als een account ge-phished wordt.
Nadelen
Beland je met Google Apps in een cloud paradijs? Nee, niet helemaal. Er zijn wel degelijk zaken die afgewogen moeten worden. De bemoeizucht van overheden is een groot obstakel, juist nu ligt er nog een enorme kans om een generieke SaaS stack concurrent op te zetten die fundamenteel veilig en bijvoorbeeld Europees is. Daarnaast bieden de apps soms ook minder functionaliteit dan de tegenhanger van Microsoft. De standaard manier van werken met sjablonen ziet er wat amateuristisch uit of kan leiden tot documenten op verkeerde plekken.
Ook gaat het openen van Word documenten in Google Apps niet altijd goed en werken met Google Drive is toch anders dan de Windows Explorer. Ook het regelen van backups en bijbehorende disaster recovery werken anders dan bij traditionele it. Daarnaast ligt er nog wat uitzoek werk op het gebied van compliance en wetgeving, zeker als je aanvullende diensten nodig hebt die ook allemaal uit de cloud komen.
Tot slot
Wat ik mee wil geven is dit: Snel, goedkoop en cloud hebben de toekomst. Iedere organisatie zal nu of binnenkort moeten onderzoeken wat het voor hen kan betekenen. Dit negeren of afdoen als hype kan wel eens dodelijk blijken. Google biedt extreem veel waarde voor 3,33 euro per maand. De snelheid, beschikbaarheid en capaciteit realiseren in een eigen omgeving inclusief hardware en bemensing is een dure uitdaging. Er worden dagelijks al migraties uitgevoerd dus het is zeker niet onmogelijk. Zoek eens op bedrijven die spijt hebben van hun migratie naar Google, ik heb ze niet gevonden. Je kunt vinden dat het niets voor jouw organisatie is, maar een concurrent heeft wellicht die beperking niet en kan dan bij goede toepassing en een lagere tco diensten of producten goedkoper aanbieden.
Het draait allemaal om snel, goedkoop en cloud, of had ik dit al gezegd? Of was Larry dat?
@ Willem Moonen,
migraties van MS-office naar Open/Libre-office zijn niet eenvoudig maar wel degelijk mogelijk. Het is natuurlijk wel nodig dat de gebruikte macros gedokumenteerd zijn zoals dat in een beetje behoorlijke IT omgeving normaal is.
Hoewel Excel een aardige macrotaal heeft, doet Open/Libre-office daar zeker niet voor onder, ik gebruik dat al jaren.
Spionage is een slechte zaak en zal de VS wellicht op termijn hard raken. Ieder bedrijf moet een risicoanalyse doen en besluiten wat wel en wat niet over het internet gecommuniceerd kan worden. Ja, het is relevant, maar dit is niet het punt voor dit artikel en hoop dat de discussie ook niet die kant op gaat.
@Will: Excel en Word documenten worden best goed geopend, maar soms wordt opmaak flink door de mangel genomen en vooral de macro’s gaan direct verloren. Qua opmaak ingewikkelde documenten zullen dus een probleem geven, niettemin kun je deze ook in het native formaat laten. Je kunt MS office gewoon blijven gebruiken en Google Drive ondersteund dat net als Dropbox en Skydrive, zeker als je de tool lokaal op je PC of laptop installeert. Veel “offline” documenten zullen ook (nog) niet goed openen in Office365 overigens. Maar goed, documenten worden steeds minder geschreven voor print en zeer veel documenten hanteren gewoon een eenvoudige structuur. Als je veel met bijlagen van klanten doet en deze bevatten veel macro’s dan is het aanhouden van MS Office zeker aan te raden en uiteraard is dat een bijkomende kostenpost.
@Jan: LibreOffice en OpenOffice zijn geweldige producten die ik nog regelmatig gebruik omdat bepaalde klanten dat ook doen. Deze kun je overigens ook zeer goed koop virtualiseren (zie http://blog.rollapp.com/2013/02/openoffice-on-chromebook.html) en dan is de browser voldoende.
Het punt is echter dat je met Google Apps geen servers nodig hebt, geen software hoeft te installeren en dat het werkt op elk device en je dus niet vast zit aan “eigen” spullen. De uptime van Google is fenomenaal (al zul je altijd moeten uitgaan van ramp scenario’s). Vergis je niet wat een verlossing het is om gewoon niet bezig te hoeven zijn met IT en infrastructuur.
‘De uitspraak “met een druk op de knop kun je ze ook nog opnemen” dat is uit juridisch oogpunt een bedenkelijke zaak, dat zou iedereen moeten weten.’
Nee, het is namelijk voor iedere gebruiker duidelijk en laten we ons focussen op de mogelijkheden, niet op mogelijke obstakels. Het is gewoon geweldig dat je bijvoorbeeld een interview of een demo incl. computerbeeld, camera beeld, geluid en samenwerking zo gemakkelijk kan zijn.
Nogmaals, het gaat niet zo zeer om Google Apps en of deze perfect zijn, dat zijn ze zeker niet, ik zeg ook niet dat het de enige keuze is, maar wel dat als je ze goed toepast en erop aansluit je echt enorme besparingen kunt realiseren, samenwerking kunt verhogen, flexibileit en daarmee business wendbaarheid toeneemt en je hiermee onderscheidend kunt zijn.
Je kunt jarenlang allerlei dingen bedenken om tegen te zijn of overal het probleem van inzien, maar het zou je wel eens je business kunnen kosten.
Nabrandertje HTML5: Ik vind HTML5 net iets als NoSQL databases. Het wordt verkocht als de heilige graal, maar met de huidige tekortkomingen moet nog maar blijken of dit de vorm is die de toekomst heeft! Zowel NoSQL als HTML5 zijn enorm arbeidsintensief, ze beloven een groot probleem op te lossen, maar laten een spoor van ellende achter en misschien komt er wel iets anders dat veel beter is en dan is al die investering in tijd en geld zonde geweest. Onderzoeken is goed, een gokje nemen prima, maar *niemand* kan garanties geven.
Zo is het ook met Google Apps. Het lijkt een geweldige keuze, maar als morgen een cyberoorlog uitbreekt kan het een heel ander perspectief op de zaak brengen! Een voordeel, we delen dan wel allemaal hetzelfde lot…
Het is voor een bedrijf een afweging of de PRISM/Patriot Act/US zaken een rol spelen. Maar deze afweging moet meegenomen worden in het totaalplaatje. Het is geen ‘beslissende factor’. Daarbij moet je het wel weten te plaatsen: als puntje bij paaltje komt, zullen door andere verdragen ook overheden, en ook US overheden, bij je data kunnen, ook met lokale servers!
Er is nog geen waardig Europees alternatief, en zou dit er zijn is dat geen garantie tot veiligheid op dit moment.
In Nederland is hier in bepaalde gevallen ook geen rechterlijke uitspraak voor nodig. Met andere woorden: je loopt dit risico altijd als je data opslaat in meer of mindere mate, en voor onze eigen overheid ben je al helemaal open doel.
Opslaan in de cloud betekent daarbij ook goede bescherming op je data. Inbraak en verlies scoort daar nu eenmaal vele malen hoger. De meeste lekken komen toch nog van ongewiste harddisks en verloren USB sticks, terwijl diefstal en brand nog altijd pijnlijke verliezen voor bedrijven veroorzaken. Een degelijke clouddienst (Velen, zowel Office365 en Google) bieden op dat gebied gewoon veiligheid en redundantie. Je kunt altijd zelf voor backups kiezen en hier zijn ook nog mooie mogelijkheden voor. Bij beide diensten is authenticatie zeer sterk. Een twee-staps verificatie op het niveau van Google wordt nog weinig gebruikt helaas, maar is wel iets waar je vroeger dure token-oplossingen voor in het bedrijf bracht. De MKB’er krijgt het er nu gratis bij, en dat is niet te onderschatten.
Goed, dan is de vraag hoe het wettelijk dan zit. Dat is een ander verhaal, al is er met de huidige wetgeving niets tegen het gebruik van Amerikaanse cloudproviders. Indien persoongegevens worden opgeslagen zal er in sommige gevallen bekend of geaccordeerd moeten zijn bij deze personen. Dit is een juridisch vraagstuk die voor elk bedrijf anders uit zal pakken, maar als dit een punt wordt, waren er voor de bedrijfsvoering sowieso al specifieke methoden m.b.t. persoongegevens.
Het is allemaal delicaat, maar maak wel de juiste afweging.
Verder zijn monoculturen kwetsbaar,zoals Jan terecht zegt. Maar je maakt ook de afweging of meerdere culturen zoveel meer veiligheid bieden en tegelijk ook werkbaar en beheersbaar blijven. Je moet je niet 100% afhankelijk maken. Je kunt dan ook alle data die je in het systeem van Google hebt (daar gaat het hier over) volledig vrij exporteren. De data is van jou. (In hoeverre dat dit waarde heeft, want in juridisch opzicht kan data geen eigenaar hebben, dat is ook een spannend issue). Overigens is bij vrijwel alle cloudproviders de data gewoon van jezelf, een ‘inbinding’ of ‘vastzitten aan’ is doorgaans niet het geval. (Tenzij je meerekent dat we nauwelijks nog van MS Office afkomen omdat we er allemaal mee werken…).
Ik spreek met een Google Apps pet trouwens, want wij zijn Google Apps reseller. Wij hebben een factsheet laten opstellen door een internetjurist over dit soort zaken om vooral bij bedrijven in ieder geval de feiten die aantoonbaar zijn te kunnen tonen. Punt blijft wel dat de wetgeving achter loopt op de mogelijkheden, en dat is iets wat de toekomst hopenlijk gauw gaat glad trekken.
@Henri
het is een misverstand dat ik overal tegen ben. Echter met de “gratis/goedkope” diensten van Google betaal je op een andere manier.
Google is geen community.
Dat je OpenLibre office kunt virualiseren weet ik, er wordt driftig ontwikkeld aan een webversie. Beide officesuites zijn kostenloos dus, “kun je zeer goed koop virtualiseren” begrijp ik niet.
Er komt niet ??iets veel beters?? omdat we bij HTML(5) praten over heel fundamentele technieken. Wil je iets via een browser presenteren dan heb je html nodig. De laatste 25 jaar zijn er geen plotselinge verschuivingen in de fundamentele techniek geweest, ik verwacht dat ook niet met HTML.
Wanneer je uit kostenoverwegingen naar Googleapps kijkt dan zou je ook eens naar de vele FOSS alternatieven kunnen kijken, daar vindt je heel veel funktionaliteit die minder “belast” is als Google. Zelfs voor PRISM bekend werd, stond Google al in de picture voor de ongelofelijke verzamelwoede van alles wat gebruikers van google zo doen om daaruit heel gedetailleerde profielen te maken voor hun corebusiness namelijk reklame.
Wanneer ik serverruimte huur met onderhoud, dat is tegenwoordig ook goedkoop, dan kan ik met FOSS voor weinig geld heel veel funktionaliteit via de browser aanbieden, zonder me aan een bedrijf te binden waar je op bepaalde punten vraagtekens bij kunt zetten.
Henri,
Snel misschien wel, goedkoop is een beetje afhankelijk van de duur want break-even point bij cloud versus on-premises ligt vaak ergens rond een jaar of 2, Zimbra en Exchange zijn bij 3 jaar in een private cloud oplossing goedkoper dan Google Apps. Zeker als je er ook opties als e-mail archiving bij optelt want je rekent iets te positief. En record management is trouwens een optie die niet in Google Apps zit wat deze minder geschikt maakt voor grote organisaties. Maar als je simpel en gemak verkiest boven kwaliteit en instances ‘afknalt’ als vee dan is het logisch dat je voor de cloud kiest. Volgens mij maakt je ook een vau(l)t met governance en bedoel je hier government omdat een audit best wel moeilijk is als je in de cloud zit. Als je eens een andere zoekmachine dan Google gebruikt vind je trouwens echt wel een aantal bedrijven die uiteindelijk weer uit de cloud migreren, naar een hosted private cloud bijvoorbeeld want hybride is wat meer bonafide;-)
Als het over de cloud hebt is dit artikel over Linux een aanrader.
http://www.infoworld.com/d/open-source-software/the-future-of-linux-evolving-everywhere-222544?page=0,0
De cloud wordt hoofdzakelijk op een linux-fundament gebouwd.
Dus Henri, geen Linux, ook geen Cloud!
@Jan: Ik heb hier niet geschreven dat je tegen de cloud bent 🙂 Je hebt een weloverwogen standpunt en een voorliefde voor FOSS wat ook wat onderbelicht is omdat FOSS zogezegd geen marketing budget heeft, en je hebt vraagtekens bij hoe er met privacy wordt omgegaan bij grote cloud bedrijven. Ik sta open voor alles en ben niet per se voor Google, Microsoft of wie dan ook. Ik kijk naar functionaliteit en mogelijkheden en pak eruit waar ik iets mee kan.
@Ewout:Wat bedoel je met record management? Bedoel Records Management zoals in : https://en.wikipedia.org/wiki/Records_management
Want Google is daar misschien verder mee dan je zult denken! En “there’s an app for that” : http://recman.net/ (1,5 euro per medewerker per maand)
Koppel Google apps aan Backupify en je hebt ook nog eens een backup buiten Google (2,5 euro per account per maand).
Samengevat: 3,33 + 1,5 + 2,5 is een kleine zevenenhalve euro per gebruiker per maand en daarin zitten zelfs tools om mobiele devices van medewerkers mee te beheren. Niettemin sta ik open voor een vergelijking met andere oplossingen, neem dan wel het beheer van de servers mee en de oplossing voor grote verstoringen.
Computable is een platform voor ICT-ers, het verbaast me dan ook niet dat ik veel weerstand krijg op dit soort artikelen. Het is in feiten een niet IT oplossing en dan spreekt IT-ers niet aan. De business daarentegen wordt hier al sneller warm van. Het is dus ook een business visie die ik hier toon.
Overigens schrijf ik Google Apps omdat deze de voorloper op het gebied van online office is, Microsoft volgt in deze en doet dat heel knap met Office365 die in feite een soortgelijke propositie heeft met een iets ander kostenplaatje, maar wel weer combinaties heeft met offline office wat veel bedrijven aanspreekt omdat ze dan de minste risico’s lopen met de adoptie ervan.
Dan nog een kleine toegift voor Jan: De Google cloud is gebouwd op Linux. Chrome OS voor Chromebooks is gebouwd op Linux, net als Android. Dus als je als bedrijf over gaat op Google Apps met Android en Chromebooks ben je dus 100% Linux!
Ik snap de tegenwerpingen wel, maar probeer nu echt eens te verdiepen in wat ik schrijf en zet even je weerstand uit. Deze visie snijdt echt wel hout…
@Henri: mag ik je artikel samenvatten met:
“Als ik snel functionaliteit voor kantoorautomatisering wil hebben en niet zelf wil investeren (deel van jouw definitie van goedkoop) dan is de Google-cloud een goede optie, met name Google Apps”
Zo geformuleerd kan ik het met je eens zijn. Dat er haken en ogen aan zitten geef je zelf al aan en ook uit de reacties blijkt dat duidelijk.
Redeneren vanuit de mogelijkheden en niet vanuit de onmogelijkheden onderschrijf ik ook.
De fase waarin we nu zitten met Cloud is toch nog ‘ontdekken’. En voor allerlei problemen vinden we vast weer intelligente oplossingen.
Misschien aardig om onder dit topic eens met zijn allen proberen vast te stellen wat de requirements voor een mature cloud zouden zijn. En dit lijstje continu bij te houden met alle inzichten die we dagelijks opdoen.
@Leen: Dank en een hele goede suggestie!
http://www.cloudcontrols.org/
heeft best een aardige opzet (download de sheet), is dit een beetje in de richting waarop je denkt?
Voordeel is dat de requirements van een lijst zich richten op de feiten waarop je kunt toetsen en niet zomaar de meningen. Laten we het dan ook opstellen met een public license, dus dat geen commerciele organisatie eigenaar word.
Hoe kunnen we dit handen en voeten geven?
@Henri: Ja, die ken ik, wordt ook gebruikt in een Nederlandse Praktijk Richtlijn die de NEN aan het ontwikkelen is (NEN-commissie NC 381038).
De status is dat nu alleen IaaS wordt geadresseerd. PaaS en SaaS worden nu aangepakt.
Het betreft een uitbreiding van ISO 27001/27002 met als doel deze controls uiteindelijk daarin op te nemen. KPMG heeft de eerste audits volgens deze controls uitgevoerd. Voor inhoudelijke info kun je ook terecht bij de bedenker van deze controls: Lennard Zwart van CloudVPS.
Ik denk nog even na of dit het soort requirements is wat ik voor ogen had. Het is wel een lijst die draagvlak zal krijgen denk ik.