Larry Ellison heeft het vorige maand toegegeven: Snel goedkoop en cloud hebben de toekomst. De aanleiding was dat Oracle gaat samenwerken met Salesforce. Nu vind ik Salesforce helemaal niet goedkoop en dat kan ook niet omdat het op Oracle draait. Maar dat snel, goedkoop en cloud de toekomst heeft staat vrijwel vast en Google Apps is een zeer sterk voorbeeld. Als je in een reflex je nekharen voelt prikken, lees dan vooral verder.
De populariteit van digitale foto’s groeide al enorm voordat de kwaliteit in de buurt kwam van analoog. Ook zie je nu dat foto’s van smartphones veruit de boventoon voeren in absolute en relatieve aantallen. Veel mensen nemen hun compact camera niet eens mee ondanks dat de smartphones nog steeds van mindere kwaliteit zijn.
Streaming muziek is nu mainstream terwijl de kwaliteit het toch aflegt tegenover de CD. Streaming muziek is snel, goedkoop en cloud, gek genoeg besteed ik nu veel meer geld aan deze dienst dan ik ooit per jaar aan cd’s heb besteed.
Consumenten adopteren diensten die makkelijk en goedkoop zijn en medewerkers van de enterprise zijn ook consumenten. Als het privé zo makkelijk gaat, waarom moet it zakelijk dan zo moeilijk zijn? Waarom is het gat tussen de consument en de enterprise zo groot?
Google Apps
Ik kom geregeld bedrijven tegen die Google Apps niet herkennen als een alternatief voor Microsoft Office. Op Computable loop ik geregeld tegen weerstand aan als ik Google Apps als voorbeeld neem. Jammer en een gemiste kans, want wie zich in de materie verdiept zal zich verbazen over de mogelijkheden, juist ook op het gebied van enterprise beheer.
Een dooddoener en een misverstand is dat Google niet betrouwbaar is als het gaat om privacy. Nu kennen we onderhand allemaal het verhaal van PRISM en de Amerikaanse overheid die ogenschijnlijk overal bij kan. Dat is inderdaad niet fraai en ik hoop echt dat bijvoorbeeld Europa zich sterk maakt om dit aan te pakken. Realiteit is dat de Amerikaanse overheid niet veel onder doet voor onze lokale overheid. Dus ondanks dat dit niet fraai is, heb je ditzelfde probleem ook als je zaken doet met de cloud van Microsoft. Dat Google je privé gegevens en data verkoopt is zover ik heb nagegaan niet waar. Privacy staat wel degelijk hoog op de agenda bij Googlel. Maar goed, als dit nadeel geen onoverkomenlijkheid is, wordt het tijd om Google Apps verder te onderzoeken.
Google Apps for businesses is in feite een suite die de ‘generieke SaaS-stack’ aanbied: Documenten, spreadsheets, presentaties, email en agenda’s. Google heeft hiervoor geen software die je installeert, alles werkt via de browser. Bestanden van Microsoft Office kunnen gewoon online geopend worden, maar als je ze wilt bewerken worden ze eerst geconverteerd naar de Google variant en worden ze opgeslagen in Google Drive wat ongeveer dezelfde functionaliteit aanbied als Dropbox. In verbinding staan met het internet staat centraal bij Google, maar er zijn – welliswaar beperkte – offlline mogelijkheden om documenten en e-mail te openen en bewerken. Waar Google Apps in uitblinkt zijn de mogelijkheden om samen te werken, ook met mensen buiten de organisatie.
Chatten, voice gesprekken met beeld erbij en meerdere personen, de zogenaamde Google Hangouts, werken geweldig en met een druk op de knop kun je ze ook nog opnemen. Ook het delen van een beeldscherm is een klik. Dit werkt zeer soepel en is gemakkelijk indrukwekkend te noemen. Ook het bewerken van documenten kan tegelijkertijd. Geen eindeloos heen en weer mailen van bijlagen en dus pure productiviteit winst. Even een feedback formulier of vragenlijst maken is ook een klus van niets. En het bouwen van websites en intranet wordt steeds krachtiger en kruipt daar steeds een beetje dichter naar Sharepoint toe, en dat is niet toevallig.
Enterprise
Wie denkt dat dit niet voor de enterprise is komt bedrogen uit. Het dashboard waar beheerders het domein en de gebruikers beheren is zeer krachtig en uitstekend geschikt om zeer grote groepen gebruikers te beheren. Organisatie, sub organisaties, groepen, rechten op map niveau en overerven is allemaal mogelijk. Je kunt zelfs apparaten zoals Android smartphones en tablets beheren inclusief het wissen op afstand. Je kunt bepalen welke apps ingezet mogen worden en dat lijkt dan op een enterprise app store. Ook op het gebied van veiligheid is er verrassend veel mogelijk.
De kosten zijn zeer voorspelbaar en laag. In de basis kost het een gebruiker 3, 33 euro per maand. Daar zit al een behoorlijke hoeveelheid opslag bij. Deze operationele kosten ademen perfect mee met de organisatie als deze groeit of krimpt. Ook de beschikbaarheid en performance schalen automatisch mee en zijn nooit een issue.
Integratie met zeer veel andere diensten zoals die van Salesforce zijn goed te realiseren en ook SSO is een onderdeel met veel mogelijkheden. Er zijn diverse organisaties met meer dan 50.000 medewerkers overgestapt op Google Apps en Google zelf maakt er ook gebruik van met ruim 53.000 medewerkers.
Snel, goedkoop en cloud
Google Apps speelt dus heel goed in op snel, goedkoop en cloud en ik zou er ook best aan toe willen voegen goed. En daarmee zijn ze helemaal klaar voor een ijzersterke positie. Grappig is dat ook Microsoft dit principe begint te omarmen. Kijk maar eens naar Windows Phone. Nokia, van oudsher erg goed in het maken van goedkope toestellen, zet nu volledig in op Windows Phones voor de budget markt en daarmee lijken ze nu al een slag te slaan. Het goedkoopste toestel (bron : http://goo.gl/MFjNb ) verovert snel marktaandeel, dit is waarschijnlijk ook de reden waarom Apple werkt aan een goedkoper toestel en makers van Android ook over elkaar heen struikelen met budget toestellen.
De trend van snel, goedkoop en cloud komt voort vanuit de business die de diepe wens heeft om it simpel te maken. Simpel en gemak wint het van kwaliteit, keer op keer, en vooral op het gebied van cloud computing is dit heel zichtbaar bij de consument, maar nu ook steeds meer voor de enterrprise.
TCO, ROI en KSF
Total cost of ownership (tco), return on investment (roi) en kritische succes factoren (ksf) krijgen een hele andere dimensie in dit kader. Wat is de tco van Google Apps? Je hebt geen kapitale investering, je bent geen eigenaar en er zijn geen servers die je aanschaft. Return on investment? De enige investment is wellicht de migratie, maar je krijgt ook meer dan je had. Overal werken, met het device van je keuze, geen it-afdeling meer nodig voor je standaard kantoor automatisering. Roi laat zich in dit scenario lastig vangen, of is nagenoeg 0. Ook kritische succesfactoren zijn lastig te bepalen als het gaat om een overstap naar Google Apps. Pas nadat de tools door de organisatie omarmt zijn openbaren de nieuwe factoren zich. De manier van samenwerken veranderd ineens erg snel, maar of het beter wordt hangt af hoe de organisatie wordt aangestuurd. Een gebrek aan governance kan de organisatie ook extra snel in een lastig pakket brengen of tot imago schade leiden als een account ge-phished wordt.
Nadelen
Beland je met Google Apps in een cloud paradijs? Nee, niet helemaal. Er zijn wel degelijk zaken die afgewogen moeten worden. De bemoeizucht van overheden is een groot obstakel, juist nu ligt er nog een enorme kans om een generieke SaaS stack concurrent op te zetten die fundamenteel veilig en bijvoorbeeld Europees is. Daarnaast bieden de apps soms ook minder functionaliteit dan de tegenhanger van Microsoft. De standaard manier van werken met sjablonen ziet er wat amateuristisch uit of kan leiden tot documenten op verkeerde plekken.
Ook gaat het openen van Word documenten in Google Apps niet altijd goed en werken met Google Drive is toch anders dan de Windows Explorer. Ook het regelen van backups en bijbehorende disaster recovery werken anders dan bij traditionele it. Daarnaast ligt er nog wat uitzoek werk op het gebied van compliance en wetgeving, zeker als je aanvullende diensten nodig hebt die ook allemaal uit de cloud komen.
Tot slot
Wat ik mee wil geven is dit: Snel, goedkoop en cloud hebben de toekomst. Iedere organisatie zal nu of binnenkort moeten onderzoeken wat het voor hen kan betekenen. Dit negeren of afdoen als hype kan wel eens dodelijk blijken. Google biedt extreem veel waarde voor 3,33 euro per maand. De snelheid, beschikbaarheid en capaciteit realiseren in een eigen omgeving inclusief hardware en bemensing is een dure uitdaging. Er worden dagelijks al migraties uitgevoerd dus het is zeker niet onmogelijk. Zoek eens op bedrijven die spijt hebben van hun migratie naar Google, ik heb ze niet gevonden. Je kunt vinden dat het niets voor jouw organisatie is, maar een concurrent heeft wellicht die beperking niet en kan dan bij goede toepassing en een lagere tco diensten of producten goedkoper aanbieden.
Het draait allemaal om snel, goedkoop en cloud, of had ik dit al gezegd? Of was Larry dat?
De problemen met het massaal afluisteren van al je documenten in de Google cloud kan je niet afdoen met een enkel bijzinnetje “De bemoeizucht van overheden is een groot obstakel”.
Als een organisatie overstapt naar de Google cloud, dan zal die organisatie zich er eerst van moeten vergewissen dat ze a) geen Amerikaanse concurrenten hebben en b) dat ze geen enkele activiteit ondersteunen die de Amerikanen niet bevallen. Voldoet een organisatie niet aan a of b, dan is de Google cloud een niet begaanbare weg.
@Willem. Dat geldt dus voor 95% van de Nederlandse organisaties. Laten we nou niet doen alsof PRISM is opgezet om de Nederlandse bakker-op-de-hoek z’n bedrijfsgeheimen te ontfutselen. Allemaal bangmakerij van de gevestigde orde om vast te houden aan het uurtje factuurtje paradijs dat de IT (nog) is.
Henri, je begint met snel goedkoop zonder komma.
Ik denk niet dat het snel goedkoop wordt.
Later staat er wel een komma tussen en herhaal je het tig keer in relatie met Google apps.
Ter ontnuchtering van het Google verhaal is dit artikel wel aardig waar Google apps wordt vergeleken met Office365
http://www.sharepointusecases.com/index.php/2013/07/google-apps-vs-office365-personal-experience/
De schrijver is hier een wat andere mening toegedaan dan jij.
TCO vergelijking kun je ook maken voor Office365. Vanwege de objectiviteit heb ik dit stuk toegevoegd.
En als je de google optie vergelijkt met dropbox als je het over een office document had, dan had je hier ook Skydrive kunnen vermelden..
Niet omdat het op de cloud betrekking heeft;)
95% van het Nederlandse bedrijfsleven heeft geen Amerikaanse concurrenten? Als je dat denkt, dat we dan snel uitgepraat zijn, elke bank, elke verzekeraar, AKZO, Philips, Holland Signaal, Shell, Stork, Hosting bedrijven, ICT bedrijven etcetera hebben Amerikaanse concurrenten.
Maar goed, de bakker om de hoek kan inderdaad vrij risicoloos de Google cloud in. Geldt voor de meeste MKB bedrijven, die hoeven zich nergens zorgen om te maken.
PRISM is opgezet om Amerika inclusief haar bedrijfsleven, een inforamtie voorsprong te geven op de concurrentie, waarbij Europa het voornaamste doel is gebleken.
@Andre: Een komma kan een leven kosten! Een leuke anekdote is een man die zijn hoofd al door de strop heeft en een koerier die roept “Ik heb een bericht van de koning”. De beul maakt het briefje open en ziet drie woorden waarbij de komma van levensbelang is “Wacht Niet, Hangen” versus “Wacht, Niet Hangen”.
Dit stuk gaat over Google Apps, ik doe niets af aan Office365, over Microsoft heb ik eerder ook mooie dingen geschreven. Het gaat erom dat ik een voorbeeld geef van snel, goedkoop en cloud. Dan had ik ZOHO ook mee moeten nemen.
En “ontnuchtering” vind ik ook verkeerd gekozen en het stuk is behoorlijk vooringenomen en ligt zwaartepunten op andere plekken. Het lijkt me ook erg fout om producten van Microsoft (Workflows,Permissions, Policies) 5 sterren te geven en Google 1 terwijl Google dat stukje niet heeft en zo zijn er meer punten. Maar onderaan het stukje staan nog meer punten die niet kloppen in de vergelijking. En over objectiviteit gesproken… kijk eens naar de URL….
Een heel krachtig aspect van Google vind ik dat je heel gemakkelijk kunt delen en samenwerken over organisaties heen. Microsoft maakt dat een stuk lastiger.
Dropbox is een prachtig product, maar (nog) niet geschikt voor enterprise ivm rechten en dergelijke. Als je SkyDrive professioneel voor de enterprise in wilt zetten, komen daar ook kosten bij. Maar het is een prachtig product en ook daar volgen de verbeteringen elkaar snel op.
Misschien dat ik nog wel een keer een vergelijkbaar stuk schrijf voor Office365.
Ik ben redelijk objectief en gebruik producten van Apple, Google, Amazon, Microsoft, Dropbox et cetera. Ik verkoop ook geen producten.
Maar goed, het punt van dit stuk is niet het product, het is een voorbeeld dat de trend snel, goedkoop en cloud is, en dit is nogmaals een reminder waarom dit relevant is voor bedrijven.
@Willem. “PRISM is opgezet om Amerika inclusief haar bedrijfsleven, een inforamtie voorsprong te geven op de concurrentie, waarbij Europa het voornaamste doel is gebleken”
Bron? De Telegraaf zeker weer hè?
Maar misschien heb jij als één van de weinigen toegang tot de mensen achter PRISM. Kun je dan misschien een tipje van de sluier oplichten over naar welke spannende bedrijfsgeheimen van hosters en ICT bedrijven ze op zoek zijn?
Of heb je teveel spannende jongensboeken gelezen en sla je er gewoon een beetje een slag naar?
@Daan
Als je gewoon even de moeite neemt om uitgebreid gepubliceerde informatie over PRISM te lezen, dan kan je direct kunnen zien waar de data vandaan komt en in welke hoeveelheden. Op bijvoorbeeld de site van de Guardian, een Engelse kwaliteitskrant, is echt alles uitgebreid terug te vinden.
Ik heb geen idee waarom je direct begint met het trachten om zaken belachelijk maken. De informatie is inmiddels bekend dus hiermee win je echt geen zieltjes meer. De tijd om dit soort zaken weg te zetten als ‘alu hoedjes, ’teveel jongens boeken gelezen’ is definitief voorbij.
Als je echt meer wilt weten over de gevaren van bedrijfsspionage in de Cloud , dan zijn bijvoorbeeld de rapporten van Sargentini een aanrader. Of bijvoorbeeld de AIVD rapportages, die al sinds 2010 waarschuwen voor bedrijfsspionage risico’s in de cloud.
@Daan
Ik weet niet of dat is waar PRISM naar op zoek is, maar in de data-repositories van menig R&D organisatie kun je aardig wat gepatenteerde informatie of ander intellectueel eigendom tegenkomen.
Of wat te denken van financiële informatie? Als ik de jaarcijfers van een multinational een dag eerder heb dan de markt, kan ik daar op de veurs aardig wat mee verdienen, maar ook kun je daar een bedrijf behoorlijke schade mee toerichten.
Misschien dat een Amerika zich hier niet zo mee bezig houdt, maar we hebben nog enkele andere grootmachten in deze wereld die wellicht ook al onze data voorbij zien komen en die wat mindere bedoelingen hebben…..
@Henri
Je schreef dat er dagelijks migraties naar Google Apps plaatsvinden.
Nu heb ik geen voorkeur voor Google Apps, Office 365 of zelfs zoiets als Ubuntu/Linux met OpenOffice o.i.d.
Maar elke poging die ik genomen heb om te migreren naar iets anders dan Office struikelen over bestandsformaten. Van mijn oorspronkelijke format in Word/Excel/… blijft nauwelijks wat over. En dan heb ik het nog niet eens over macro’s e.d.
Herken je dat? Zijn er ook oplossingen?
Wanneer het om goedkoop gaat mis ik hier iets.
Waar zijn de FOSS oplossingen?
Open Exchange in kombinatie met Libreoffice en eventuele andere software voor andere funktionaliteit kan voor weinig geld opgebouwd worden.
De SaaS-stack wordt door de FSF in het licht van de afluisterpraktijken afgeraden en terecht.
Dat Google Apps uitblinkt in de mogelijkheden om samen te werken, kan zijn, maar daar zijn ze niet uniek. Er zijn vele vrije collaborationsuites.
De uitspraak “met een druk op de knop kun je ze ook nog opnemen” dat is uit juridisch oogpunt een bedenkelijke zaak, dat zou iedereen moeten weten.
Over websites bouwen spreken we hier beter niet, het stuk over HTML5 heb je gelezen.
De kosten zijn zeer voorspelbaar en laag, de vraag is waarmee je dan wel betaalt . . . . . . want alleen de zon gaat voor niets op.
Ik dacht ook dat het handig zou zijn de google agenda te gebruiken, nu heb ik dat toch anders geregeld en heb mijn agenda op een eigen server die ik met iedere browser kan bedienen.
Zoals in de biologie zijn monokulturen kwetsbaar. Of het nu Microsoft is of Google, kiezen voor eigen oplossingen moet niet duurder zijn en je blijft onafhankelijk.