Google Apps: Snel, goedkoop en cloud

Larry Ellison heeft het vorige maand toegegeven: Snel goedkoop en cloud hebben de toekomst. De aanleiding was dat Oracle gaat samenwerken met Salesforce. Nu vind ik Salesforce helemaal niet goedkoop en dat kan ook niet omdat het op Oracle draait. Maar dat snel, goedkoop en cloud de toekomst heeft staat vrijwel vast en Google Apps is een zeer sterk voorbeeld. Als je in een reflex je nekharen voelt prikken, lees dan vooral verder.

De populariteit van digitale foto’s groeide al enorm voordat de kwaliteit in de buurt kwam van analoog. Ook zie je nu dat foto’s van smartphones veruit de boventoon voeren in absolute en relatieve aantallen. Veel mensen nemen hun compact camera niet eens mee ondanks dat de smartphones nog steeds van mindere kwaliteit zijn.

Streaming muziek is nu mainstream terwijl de kwaliteit het toch aflegt tegenover de CD. Streaming muziek is snel, goedkoop en cloud, gek genoeg besteed ik nu veel meer geld aan deze dienst dan ik ooit per jaar aan cd’s heb besteed.

Consumenten adopteren diensten die makkelijk en goedkoop zijn en medewerkers van de enterprise zijn ook consumenten. Als het privé zo makkelijk gaat, waarom moet it zakelijk dan zo moeilijk zijn? Waarom is het gat tussen de consument en de enterprise zo groot?

Google Apps

Ik kom geregeld bedrijven tegen die Google Apps niet herkennen als een alternatief voor Microsoft Office. Op Computable loop ik geregeld tegen weerstand aan als ik Google Apps als voorbeeld neem. Jammer en een gemiste kans, want wie zich in de materie verdiept zal zich verbazen over de mogelijkheden, juist ook op het gebied van enterprise beheer.

Een dooddoener en een misverstand is dat Google niet betrouwbaar is als het gaat om privacy. Nu kennen we onderhand allemaal het verhaal van PRISM en de Amerikaanse overheid die ogenschijnlijk overal bij kan. Dat is inderdaad niet fraai en ik hoop echt dat bijvoorbeeld Europa zich sterk maakt om dit aan te pakken. Realiteit is dat de Amerikaanse overheid niet veel onder doet voor onze lokale overheid. Dus ondanks dat dit niet fraai is, heb je ditzelfde probleem ook als je zaken doet met de cloud van Microsoft. Dat Google je privé gegevens en data verkoopt is zover ik heb nagegaan niet waar. Privacy staat wel degelijk hoog op de agenda bij Googlel. Maar goed, als dit nadeel geen onoverkomenlijkheid is, wordt het tijd om Google Apps verder te onderzoeken.

Google Apps for businesses is in feite een suite die de ‘generieke SaaS-stack’ aanbied: Documenten, spreadsheets, presentaties, email en agenda’s. Google heeft hiervoor geen software die je installeert, alles werkt via de browser. Bestanden van Microsoft Office kunnen gewoon online geopend worden, maar als je ze wilt bewerken worden ze eerst geconverteerd naar de Google variant en worden ze opgeslagen in Google Drive wat ongeveer dezelfde functionaliteit aanbied als Dropbox. In verbinding staan met het internet staat centraal bij Google, maar er zijn – welliswaar beperkte – offlline mogelijkheden om documenten en e-mail te openen en bewerken. Waar Google Apps in uitblinkt zijn de mogelijkheden om samen te werken, ook met mensen buiten de organisatie.

Chatten, voice gesprekken met beeld erbij en meerdere personen, de zogenaamde Google Hangouts, werken geweldig en met een druk op de knop kun je ze ook nog opnemen. Ook het delen van een beeldscherm is een klik. Dit werkt zeer soepel en is gemakkelijk indrukwekkend te noemen. Ook het bewerken van documenten kan tegelijkertijd. Geen eindeloos heen en weer mailen van bijlagen en dus pure productiviteit winst. Even een feedback formulier of vragenlijst maken is ook een klus van niets. En het bouwen van websites en intranet wordt steeds krachtiger en kruipt daar steeds een beetje dichter naar Sharepoint toe, en dat is niet toevallig.

Enterprise

Wie denkt dat dit niet voor de enterprise is komt bedrogen uit. Het dashboard waar beheerders het domein en de gebruikers beheren is zeer krachtig en uitstekend geschikt om zeer grote groepen gebruikers te beheren. Organisatie, sub organisaties, groepen, rechten op map niveau en overerven is allemaal mogelijk. Je kunt zelfs apparaten zoals Android smartphones en tablets beheren inclusief het wissen op afstand. Je kunt bepalen welke apps ingezet mogen worden en dat lijkt dan op een enterprise app store. Ook op het gebied van veiligheid is er verrassend veel mogelijk.

De kosten zijn zeer voorspelbaar en laag. In de basis kost het een gebruiker 3, 33 euro per maand. Daar zit al een behoorlijke hoeveelheid opslag bij. Deze operationele kosten ademen perfect mee met de organisatie als deze groeit of krimpt. Ook de beschikbaarheid en performance schalen automatisch mee en zijn nooit een issue.

Integratie met zeer veel andere diensten zoals die van Salesforce zijn goed te realiseren en ook SSO is een onderdeel met veel mogelijkheden. Er zijn diverse organisaties met meer dan 50.000 medewerkers overgestapt op Google Apps en Google zelf maakt er ook gebruik van met ruim 53.000 medewerkers.

Snel, goedkoop en cloud

Google Apps speelt dus heel goed in op snel, goedkoop en cloud en ik zou er ook best aan toe willen voegen goed. En daarmee zijn ze helemaal klaar voor een ijzersterke positie. Grappig is dat ook Microsoft dit principe begint te omarmen. Kijk maar eens naar Windows Phone. Nokia, van oudsher erg goed in het maken van goedkope toestellen, zet nu volledig in op Windows Phones voor de budget markt en daarmee lijken ze nu al een slag te slaan. Het goedkoopste toestel (bron : http://goo.gl/MFjNb ) verovert snel marktaandeel, dit is waarschijnlijk ook de reden waarom Apple werkt aan een goedkoper toestel en makers van Android ook over elkaar heen struikelen met budget toestellen.

De trend van snel, goedkoop en cloud komt voort vanuit de business die de diepe wens heeft om it simpel te maken. Simpel en gemak wint het van kwaliteit, keer op keer, en vooral op het gebied van cloud computing is dit heel zichtbaar bij de consument, maar nu ook steeds meer voor de enterrprise.

TCO, ROI en KSF

Total cost of ownership (tco), return on investment (roi) en kritische succes factoren (ksf) krijgen een hele andere dimensie in dit kader. Wat is de tco van Google Apps? Je hebt geen kapitale investering, je bent geen eigenaar en er zijn geen servers die je aanschaft. Return on investment? De enige investment is wellicht de migratie, maar je krijgt ook meer dan je had. Overal werken, met het device van je keuze, geen it-afdeling meer nodig voor je standaard kantoor automatisering. Roi laat zich in dit scenario lastig vangen, of is nagenoeg 0. Ook kritische succesfactoren zijn lastig te bepalen als het gaat om een overstap naar Google Apps. Pas nadat de tools door de organisatie omarmt zijn openbaren de nieuwe factoren zich. De manier van samenwerken veranderd ineens erg snel, maar of het beter wordt hangt af hoe de organisatie wordt aangestuurd. Een gebrek aan governance kan de organisatie ook extra snel in een lastig pakket brengen of tot imago schade leiden als een account ge-phished wordt.

Nadelen

Beland je met Google Apps in een cloud paradijs? Nee, niet helemaal. Er zijn wel degelijk zaken die afgewogen moeten worden. De bemoeizucht van overheden is een groot obstakel, juist nu ligt er nog een enorme kans om een generieke SaaS stack concurrent op te zetten die fundamenteel veilig en bijvoorbeeld Europees is. Daarnaast bieden de apps soms ook minder functionaliteit dan de tegenhanger van Microsoft. De standaard manier van werken met sjablonen ziet er wat amateuristisch uit of kan leiden tot documenten op verkeerde plekken.

Ook gaat het openen van Word documenten in Google Apps niet altijd goed en werken met Google Drive is toch anders dan de Windows Explorer. Ook het regelen van backups en bijbehorende disaster recovery werken anders dan bij traditionele it. Daarnaast ligt er nog wat uitzoek werk op het gebied van compliance en wetgeving, zeker als je aanvullende diensten nodig hebt die ook allemaal uit de cloud komen.

Tot slot

Wat ik mee wil geven is dit: Snel, goedkoop en cloud hebben de toekomst. Iedere organisatie zal nu of binnenkort moeten onderzoeken wat het voor hen kan betekenen. Dit negeren of afdoen als hype kan wel eens dodelijk blijken. Google biedt extreem veel waarde voor 3,33 euro per maand. De snelheid, beschikbaarheid en capaciteit realiseren in een eigen omgeving inclusief hardware en bemensing is een dure uitdaging. Er worden dagelijks al migraties uitgevoerd dus het is zeker niet onmogelijk. Zoek eens op bedrijven die spijt hebben van hun migratie naar Google, ik heb ze niet gevonden. Je kunt vinden dat het niets voor jouw organisatie is, maar een concurrent heeft wellicht die beperking niet en kan dan bij goede toepassing en een lagere tco diensten of producten goedkoper aanbieden.

Het draait allemaal om snel, goedkoop en cloud, of had ik dit al gezegd? Of was Larry dat?