Organisaties staan voor allerlei veranderingen. Denk aan de opkomst van de 24-uurs economie, trends als ‘het nieuwe werken’ of het ingewikkelder worden van regelgeving op het gebied van privacy en retentie. Ook de tevredenheid van werknemers en kostenbeheersing speelt een steeds belangrijkere rol binnen organisaties. Het hebben van een compleet inzicht in zowel content als processen is noodzakelijk om op deze ontwikkelingen te kunnen inspelen.
Veel organisaties maken vandaag de dag nog steeds gebruik van een op zichzelf staand content management systeem (cms) en een separaat systeem voor personeelsplanning. Het integreren van het cms met personeelsplanning in één digitaal systeem biedt uitkomst. Negen redenen om voor een dergelijke integratie te kiezen:
1. Inflexibele en onvolledige systemen
Organisaties lopen tegen de inflexibiliteit van hun eigen systemen aan. Bestaande projectmanagementsystemen doen hun werk, maar zijn onvolledig omdat niet alle processen in het systeem zijn opgenomen waardoor een deel van de processen onzichtbaar blijft. Daarnaast zijn dossiers vaak nog niet gedigitaliseerd, wat (door)zoeken erg lastig maakt. In de informatievoorziening kan hierdoor een groot gat ontstaan.
2. 360 graden overzicht
Een compleet en volledig overzicht van alle processen en content die binnen de organisatie aanwezig zijn is noodzakelijk om in te kunnen spelen op de vele veranderingen waar managers vandaag de dag mee geconfronteerd worden. Het integreren van het cms en personeelsplanning in één digitaal systeem is de oplossing. De integratie biedt een 360 graden overzicht, waarin alle content en processen zijn opgenomen.
3. Content classificeren
Het digitaliseren van cms en personeelsplanning biedt enkele grote voordelen. Zo is het mogelijk content te classificeren, waardoor deze overzichtelijk wordt opgeslagen en eenvoudig wordt teruggevonden. Daarnaast kan het digitale systeem de content op compleetheid controleren. Dit voorkomt dat bepaalde informatie niet volledig wordt ingevuld en borgt het de aanwezigheid van essentiële informatie.
4. Workflows
Een digitaal systeem kan workflows creëren zodat handmatige handelingen vervangen worden door geautomatiseerde processen. Behalve besparingen op tijd en kosten, verkleint het de kans op het maken van ‘menselijke’ fouten. Zo kan een workflow worden aangemaakt voor het toevoegen van informatie. Bij deze ‘one-click-capture’-aanpak wordt een multifunctionele printer opgenomen in de workflow. Een document dat vanaf deze printer komt, wordt direct op een specifieke locatie in het systeem opgeslagen, wat het razendsnel toevoegen van informatie aan het digitale systeem mogelijk maakt.
5. Documenten digitaal aan laten leveren
Iedere nieuwe werknemer die in dienst treedt, is verplicht een reeks van documenten aan te leveren (ID-bewijs, loonbelastingverklaring, bankrekeningnummer, zorgverzekering, et cetera). Door het cms te digitaliseren kunnen werknemers de documenten voortaan digitaal aanleveren. Dit scheelt tijd én voorkomt fouten. Papieren documenten hoeven niet langer door hr-medewerkers handmatig te worden ingevoerd. Spel- en typefouten worden niet meer gemaakt en het invullen van informatie op de verkeerde locatie wordt voorkomen.
6. Maak personeelsdossiers inzichtelijk
Ook op het gebied van regelgeving biedt digitalisering grote voordelen. De Nederlandse wetgeving verplicht organisaties personeelsdossiers inzichtelijk te maken. Dit is voor organisaties die met papieren dossiers werken echter niet eenvoudig, waardoor dossiers bij veel van deze bedrijven simpelweg niet inzichtelijk zijn. Deze organisaties overtreden hiermee de wet. Met het oog op wetgeving is het integreren van het cms en de personeelsplanning in een digitaal systeem dan ook noodzakelijk. Een digitaal systeem zorgt ervoor dat ieder dossier op ieder gewenst moment inzichtelijk is, waarmee organisaties aan de Nederlandse wetgeving voldoen.
7. Privacywetgeving
Tegelijkertijd kampen organisaties ook met complexe privacywetgeving. Ze zijn verplicht dossiers te bewaren van iedere werknemer. Treedt deze werknemer uit dienst, dan is de organisatie verplicht om binnen zes maanden delen van het personeelsdossier te vernietigen. Om aan de regelgeving te kunnen voldoen is het noodzakelijk een nauwkeurig overzicht te hebben van alle aanwezige content en de status van iedere werknemer. Organisaties die nog met fysieke dossiers werken, beschikken in de meeste gevallen niet over dit overzicht en bewaren dossiers hierdoor vaak te lang. Een digitaal systeem waarschuwt op het moment dat een dossier moet worden verwijderd.
8. Sneller handelen
Inzicht in de aanwezige informatie is niet alleen interessant om aan wetgeving te kunnen voldoen. Het biedt organisaties ook vele voordelen. Door content overzichtelijker en op een centrale locatie op te slaan, wordt deze sneller teruggevonden. Alle informatie is daarnaast, altijd en meteen, in één overzicht beschikbaar en hoeft niet langer door hr-medewerkers in het archief te worden opgezocht. Dit maakt het mogelijk sneller beslissingen te nemen of in kortere tijd te reageren op gebeurtenissen. De snelheid waarmee een organisatie kan handelen wordt door digitalisatie van content dus flink vergroot.
9. Grote voordelen
Het integreren van cms met personeelsplanning in één digitaal systeem is voor organisaties een interessante optie die enkel voordelen biedt. Het helpt organisaties in te spelen op nieuwe trends en veranderingen in de markt. Een ander voordeel is dat een geïntegreerd cms/personeelsplannings-systeem ervoor zorgt dat organisaties voldoen aan wet- en regelgeving, die nu nog vaak wordt overtreden.
