Het ‘Nationaal Uitvoerings Programma dienstverlening en e-overheid’ (NUP) verplicht gemeenten om tachtig procent van alle contacten met inwoners en bedrijven in één keer af te handelen. Een doelstelling die vóór 1 januari 2015 moet zijn gerealiseerd. 'Maar dan moeten wel eerst de systemen en de informatiehuishouding op orde zijn', zegt Pieter Poot, senior ict- en technisch projectleider bij de gemeente Epe.
Voor Epe reden om samen met Motiv een inhaalslag te maken. Het Nationaal Uitvoerings Programma is in Epe omgedoopt tot NUePe (zie ook kader). ‘Bijna 80 procent van wat wij hier intern doen, heeft daarmee te maken; er wordt binnen allerlei projecten en programma’s echt enorm hard aan gewerkt’, stelt Poot. Maar om de doelstelling te realiseren – in 2015 80 procent van alle vragen direct beantwoorden – was en is ook een inspanning op het gebied van ict nodig. ‘Eerst moeten de systemen en de gegevenshuishouding op orde zijn.’
Om op het gebied van informatievoorziening en -integratie stappen vooruit te zetten, was het volgens Poot allereerst noodzakelijk om de ict-omgeving volledig te actualiseren. ‘De laatste drie jaar hebben we echt een inhaalslag gemaakt en de hele backoffice-omgeving opgewaardeerd naar de nieuwste technologie.’
Bij het actualiseren van de it-omgeving is de gemeente Epe letterlijk onderaan begonnen, bij de bekabeling. Poot: ‘Toen ik hier enkele jaren geleden binnenkwam, was de bekabeling een mengeling van Cat 3 en Cat 5 en duidelijk verouderd. De zogenaamde oud- en nieuwbouw, waaruit het gemeentehuis bestaat, was bijvoorbeeld enkelvoudig uitgerust. Er waren relatief veel incidenten met betrekking tot werkplekken van medewerkers. Allemaal gevolgen van de verouderde bekabeling. We hebben dan ook alle bekabeling vervangen.’
‘Daarna waren de netwerkswitches en de firewall aan de beurt’, vervolgt Poot. ‘Het netwerk bestond slechts uit één ‘collision domain’.’ Aan ict-dienstverlener Motiv de opdracht om een volledig nieuwe netwerkinfrastructuur te ontwerpen en implementeren. In de nieuwe opzet is alles dubbel uitgevoerd. Zowel voor de switches als voor de firewalls is gekozen voor de apparatuur van Juniper Networks. Hierdoor is de complete omgeving te beheren met behulp van het Junos-besturingssysteem van Juniper. Dit verlaagt de beheerlast aanzienlijk.
Training on the job
Behalve voor het ontwerp en de implementatie van de nieuwe netwerkinfrastructuur was Motiv ook verantwoordelijk voor wat Poot noemt de ‘training on the job’, om medewerkers te leren omgaan met de systemen. ‘Dat laatste vinden we heel belangrijk. In het verleden bleef de kennis vaak bij de leverancier, maar de ‘basisbediening’ moet je toch echt zelf in de vingers hebben. De afgelopen periode hebben we dan ook veel energie gestopt in het opdoen van kennis binnen de eigen organisatie. Daardoor krijg je ook meer inzicht in de raakvlakken, koppelvlakken en afhankelijkheden tussen systemen en krijg je een beter beeld van het totaal plaatje. Dat inzicht komt van pas als we voor NUePe systemen aan elkaar gaan koppelen of vervangen.’
De gemeente Epe kijkt inmiddels terug op een geslaagde netwerkmigratie. ‘Ik ben ontzettend blij dat we de interne infrastructuur op orde hebben’, concludeert Poot. ‘Nu we ook de backoffice-systemen volledig hebben gevirtualiseerd, durf ik met een gerust hart te zeggen: ‘we zijn klaar, kom maar met NUePe!’ We hebben nu iets staan waar het ook kan landen.’
‘We gaan nu verder met de beveiliging. Dat blijft een aandachtspunt, ook voor de voortgang van NUePe’, vervolgt Poot. Een eerste stap is inmiddels gezet in de vorm van een nulmeting die is uitgevoerd door Motiv. ‘We hebben open en bloot gezegd: dit is het, geheel ingericht naar eigen inzicht, en we horen graag hoe we ervoor staan. Dat leverde zeker verbeterpunten op, maar zonder dat daar echte grote ‘megaslagen’ bij zaten. Het belangrijkste is nu om dit onderwerp ook echt bij iedereen tussen de oren te krijgen.’
Programma NUePe
Het Nationaal Uitvoerings Programma dienstverlening en e-overheid (NUP) is in het leven geroepen om ‘meters te maken’ met het verbeteren van de dienstverlening. Eén van de belangrijkste doelstellingen is dat 80 procent van alle contacten met inwoners en bedrijven in één keer wordt afgehandeld, het liefst digitaal.
Het programma voor de implementatie van het NUP, dat bestaat uit negentien afzonderlijke projecten, heeft in Epe de naam ‘van NUP naar NUePe’ meegekregen. NUePe borduurt voort op projecten waar Epe al mee bezig is, bijvoorbeeld op het gebied van de basisregistraties. Onlangs is in Epe een koppeling tot stand gebracht tussen de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) en de Basisregistratie Personen (GBA). Actuele adresgegevens in de GBA zijn voortaan afkomstig uit de BAG. Door gegevens aan elkaar te koppelen, wordt uitvoering gegeven aan het principe ‘eenmalig uitvragen en meervoudig gebruiken’.
Regiegemeente Epe
Epe, een gemeente met bijna 33.000 inwoners, heeft op het gebied van ICT alles in eigen beheer, inclusief alle basis- en kernregistraties en de complete kantoorautomatisering. Om de driehonderd netwerkgebruikers te ondersteunen, heeft de Veluwse gemeente de beschikking over drie medewerkers op de servicedesk en drie medewerkers voor projecten en systeem- en netwerkbeheer. ‘Maar als gemeente Epe zijn we eigenlijk te klein om alles zelf te doen’, constateert senior ict Pieter Poot.
Volgens Poot is er dan ook een duidelijke trend te zien dat de gemeente Epe bepaalde taken samen met andere gemeenten oppakt of uitbesteedt. Uiteindelijk is het de bedoeling dat Epe fungeert als een ‘regiegemeente’ die zich op kleinere schaal bezighoudt met beleidsmatig- en controlewerk en die regie voert op het meeste ‘doe-werk’. Dit kan dan uitbesteed zijn aan een andere gemeente of worden opgepakt via een samenwerkingsverband met andere gemeenten. Iedere gemeente loopt immers tegen dezelfde dilemma’s en vraagstukken aan.
De dienstverlening rondom belastingen bijvoorbeeld, verzorgt de gemeente Apeldoorn voor de gemeente Epe. ‘Alle medewerkers zijn naar Apeldoorn verhuisd’, vertelt Poot. Epe voert wel de regie en er is iemand die de contacten voor deze dienstverlening met Apeldoorn onderhoudt. ‘De component ict vraagt ook de nodige aandacht; er is voor een deel nog altijd sprake van handmatige gegevensoverdracht. Dat is ook een belangrijk leerpunt voor de toekomst. Dat je heel goed inzichtelijk moet maken met welke systemen er hoe en waar gegevensuitwisseling plaatsvindt.’
