Natuurmonumenten heeft 692 medewerkers, 3500 vrijwilligers en is een van de kartrekkers van het NMLAN ict-samenwerkingsverband. Via dit samenwerkingsverband realiseren groene non-profitorganisaties een gezamenlijke ict-infrastructuur met ruim negenhonderd werkplekken verspreid over 125 locaties. 'En toch moeten onze belangrijkste applicaties overal beschikbaar zijn', zegt teamleider systeem- en netwerkbeheer Gerard ter Haar. Daartoe wordt Conservation Management System international (CSMi) geïmplementeerd.
Op het moment van het interview zitten Ter Haar en zijn collega , middenin zo’n ‘uitdaging’: de uitrol van het Conservation Management System international (zie ook bijgaand kader). Een omvangrijk project, zo begrijpen we.
‘CMSi wordt onze ‘kernapplicatie’ waarin alles samenkom’, vertelt Hennie Blikman, bij Natuurmonumenten afdelingshoofd Vastgoed en Projecten. ‘Hier zitten alle gegevens in die een beheerder van een natuurgebied nodig heeft, zoals alle planningen voor werkzaamheden en alle vastgoedgegevens. Maar ook waarnemingen die worden gedaan in het veld komen uiteindelijk in CMSi terecht.’
‘CMSi is als het ware ons enterprise resource planning-systeem’, vervolgt Ter Haar, ‘en dat moet overal toegankelijk zijn. Dus niet alleen in de grotere kantoren, maar ook letterlijk in het ‘hutje op de hei’. Dat vraagt wel wat van de verbindingen, want het gaat om een vrij zware applicatie met veel kaarten en digitale documenten. Per locatie bepalen we wat de beste verbinding is en dat is altijd een beetje schipperen. In sommige gevallen is een glasvezelverbinding aanleggen de beste optie, maar dat is kostbaar en alleen te betalen als je de aansluiting met meerdere organisaties kunt delen. In andere gevallen kiezen we voor dsl maar dat werkt weer niet als je te ver van de centrale vandaan zit. Om diezelfde reden zijn mobiele verbindingen meestal helemaal geen optie.’
Mobiel ontsluiten
‘Als CMSi klaar is en volledig geïmplementeerd, dan is mobiele ontsluiting de volgende grote stap”, voorspelt Blikman. “Voor de beheerders in het veld is het handig als ze de informatie echt bij zich dragen en bijvoorbeeld op locatie direct contracten kunnen raadplegen. Maar mobiliteit is ook belangrijk om sociale media effectief te kunnen inzetten. Sociale media worden de belangrijkste spil in de communicatie met onze leden. Waar voorheen op elk groot kantoor één persoon verantwoordelijk was voor de communicatie, heeft tegenwoordig ook de boswachter een communicatieverantwoordelijkheid. Op elke locatie wil je kunnen twitteren, filmpjes maken, uploaden, et cetera.’
De vaste medewerkers maken nu vooral gebruik van iPhones en Android-smartphones die eigendom zijn van Natuurmonumenten en die worden beheerd met de mobile device management-oplossing van MobileIron. ‘Maar het is belangrijk dat ook vrijwilligers bijvoorbeeld waarnemingen van planten en dieren met de mobiele telefoon kunnen doorgeven’, zegt Blikman. ‘Die groep wil je ook iets bieden.’
Voor deze groep overweegt Natuurmonumenten een bring your own device-aanpak te gaan hanteren, wat ook betekent dat meerdere platformen en meerdere typen mobiele toestellen moeten worden ondersteund. Ter Haar: ‘Technisch is het allemaal prima mogelijk, maar je moet jezelf wel afvragen welke ondersteuning deze groep mag verwachten en wat het betekent voor onze helpdesk als die er ineens 2500 telefoontjes bij krijgt. Aan de voorkant ligt de grootste uitdaging; dat moet je goed regelen.’
In de mobiele plannen van Natuurmonumenten ontbreken momenteel nog de populaire tablet computers. ‘De iPad hebben we even geparkeerd en we wachten nu op de Windows 8-tablets, want daar verwachten we veel van’, zegt Ter Haar. ‘De iPad is toch nog lastig te integreren en beheren in een omgeving met overwegend Microsoft Windows.’
Houding rondom beveiliging verandert
Volgens Ter Haar en Blikman heeft de toenemende mobiliteit, maar ook het steeds groter wordende belang van kennisdeling met collega’s en een hechtere samenwerking met instanties als Staatsbosbeheer en De12Landschappen, ervoor gezorgd dat Natuurmonumenten anders met ict-beveiliging om zal moeten gaan. ‘Mensen willen overal vandaan overal bij kunnen en daar zul je als ict-organisatie je beheer, processen en afspraken op af moeten stemmen. De houding ‘iedereen mag via internet naar buiten en naar binnen kom je niet’ zal moeten veranderen.’ Blikman: ‘Het is bijvoorbeeld heel nuttig om via een ‘inzienmodus’ te kunnen kijken hoe een collega een heidegebied beheert, maar dan moet je aan de autorisatiekant veel meer gaan regelen. Daar hebben we externe expertise voor nodig, van zowel de ict-securityspecialisten onder onze vrijwilligers als van partijen zoals Motiv.’
Het securitybeleid heeft Natuurmonumenten opgesteld in samenwerking met Motiv. ‘En ook onze firewalls en onze Juniper-thuiswerkoplossing met RSA-tokens komen bij Motiv vandaan’, zegt Ter Haar. ‘Het beheer doen we zo veel mogelijk zelf. Onze omgeving is ook zo complex dat je het wel zelf in de vingers moet hebben.’ Tegelijkertijd onderkent Ter Haar dat ook Natuurmonumenten steeds meer zaken gaat uitbesteden. ‘De tijd dat je zelf je infrastructuur beheert, is echt eindig. We gaan ons richten op het niveau van de virtuele machine en daarboven en niet meer op de onderliggende infrastructuur en storage. Zo willen we mensen vrij maken om aan de advieskant een grotere rol te kunnen gaan spelen, dan ga je ict effectiever inzetten. Dat wil elk bedrijf en dat is bij Natuurmonumenten niet anders.’
CMSi
Het Conservation Management System international wordt ontwikkeld door Natuurmonumenten, Staatsbosbeheer en De12Landschappen in een consortium met Britse natuurorganisaties. Het biedt een systeem voor het beheer van natuur en landschap, grond, gebouwen, recreatie en cultuurhistorie.
Bij Natuurmonumenten is CMSi de opvolger van het Natuur en Landschappen Informatiesysteem (NeLIS). ‘NeLIS stamt uit de jaren tachtig en draaide op de ArcView gis-software die is uitgefaseerd en een oude database van Oracle’, vertelt Hennie Blikman van Natuurmonumenten. ‘Toen stonden we voor de afweging: proberen over te gaan van ArcView naar ArcGIS wat een volledige herprogrammering met zich mee zou brengen, of de applicatie volledig herbouwen?”
Gekozen is voor de laatste optie. ‘Omdat in Nederland eigenlijk niemand een volledige oplossing voor ons probleem had, zijn we over de grens gaan kijken’, vervolgt Blikman. ‘Toen kwamen wij in contact met een consortium van Britse natuurorganisaties die met hetzelfde probleem zaten en precies zochten wat wij ook wilden hebben en hebben we de koppen bij elkaar gestoken. Eind 2010 zijn we begonnen met de bouw van een prototype waarin alle technieken die we wilden toepassen ook echt moesten werken.’ Daarna is de ontwikkeling in drie stappen gegaan. ‘Het planningendeel is nu operationeel. Het tweede deel bevat de vastgoedinformatie en dat bevindt zich nu in de afrondende acceptatiefase. Het derde stuk, waarin de waarnemingen van planten en dieren worden opgeslagen, zal begin volgend jaar worden opgeleverd. Het geheel zal uiteindelijk door het consortium op een non-profitbasis worden aangeboden.’
