Ict-dienstverlener SB Groep heeft onlangs een nieuwe infrastructuuromgeving opgeleverd aan leverancier van industriële staalproducten NN Netherlands. De vorige infrastructuur van NN was verouderd en het bedrijf schakelde Yacht in voor het specificeren van het it-proces en de leverancierskeuze. Uiteindelijk werd in juli 2012 een vijfjarig contract aan SB Groep aangeboden.
NN is onderdeel van een Amerikaanse, beursgenoteerde organisatie en dient conform de SOX-wetgeving te handelen. Technisch is de ict-omgeving onderdeel van een Europese omgeving, waarbij vanuit Italië de bedrijfskritische zaken als SAP en e-mail worden geleverd. Het resultaat moest worden en dat projectmatig een nieuwe infrastructuuromgeving werd gerealiseerd waarvan vervolgens het beheer vijf jaar aan een partij werd uitbesteed.
Beheer 125 werkplekken
NN Netherlands besloot tot een nieuwe infrastructuur na twee zware crashes. In 2011 was dit de mailserver en mei 2012 volgde de oude dataserver. Hierdoor had NN ruim een week geen toegang tot de data omdat de restore niet snel genoeg lukte en de back-up fouten bevatte. Het invoeren van de nieuwe infrastructuur bij NN Netherlands vond daarom in de twee helft van 2012 plaats. Hiervoor werd eenmalig 225.000 euro uitgetrokken en de infrastructuur kost jaarlijks ongeveer 70.000 euro. Hiervoor werden er 75 pc’s, twaalf laptops en twee servers geleverd en geïnstalleerd. Ook werd er één server uit de oude situatie meegenomen. In totaal worden er 125 werkplekken beheerd.
‘Sinds oktober 2012 is SB Groep verantwoordelijk voor het support en beheer van de servers en de werkplekken, zowel remote als op locatie, de levering van hardware en het geven van adviezen op it-gebied’, zegt ict-servicemanager bij Yacht Gert-Jo van der Heijden. Hij begeleidde NN in de transformatie van het it-proces. ‘De vorige ict-infrastructuur was verouderd en de dienstverlening van de vorige leverancier Detron sloot niet meer bij de bedrijfsvoering van NN aan.’
Yacht begeleidt proces
‘In de loop der jaren waren de bedrijfsculturen van NN Netherlands en Detron uit elkaar gegroeid’, zegt Herman van Barneveld, facilities and it support manager bij NNNetherlands. ‘Voor wat betreft it-kennis waren er geen klachten, maar het betrof meer de wijze van aanpak die minder paste bij onze denk- en werkwijze. Yacht heeft het proces van de it-specificatie en de leveranciersselectie begeleid en waakzaam toegekeken tijdens de implementatie.’
NN verwacht van de toeleverancier, naast een degelijke kennis van it, ook een vorm van ondernemersmentaliteit bij de leverancier. ‘Je nek uit durven steken om uitdagingen aan te gaan en problemen aan te pakken zonder dat eerst alles juridisch en procedureel dichtgetimmerd moet worden in procedures’, verduidelijkt Van Barneveld. ‘Wij hebben geen negen tot vijf-mentaliteit en verwachten dat ook van onze leverancier. Ook vragen we om creativiteit in mogelijke oplossingen, vaak op korte termijn.’
SOX-audits
Van februari tot en met mei 2012 ging NN door de definitie- en contractfase. In workshops werd bepaald wat belangrijk voor NN was. Dit was onder andere de continuïteit van de dienstverlening. NN wilde bijvoorbeeld geen last hebben van ict-leveranciers die gingen fuseren of failliet zouden gaan. Daarnaast verlangde NN transparantie. Zo werden er vanuit de Verenigde Staten diverse SOX-audits uitgevoerd, bij voorbeeld op het gebied van security en recovery.
Ook de inkoopvoorwaarden werd bepaald. Zo werd heel duidelijk bepaald wat er onder de garantie valt, omdat NN slechte ervaringen had op softwarevlak. Iedere update moest betaald worden en dus had er het jaar ervoor weinig onderhoud plaatsgevonden en was er een hele grote achterstand op de laatste versies van software als Windows XP en Server 2000.
Custom fitting
Op het gebied van risk management werd besloten om de complexiteit beheersbaar te maken, door geen nieuwe versies van software te realiseren, nog minimale inspanning van de exit-partner te vragen en de netwerkstructuur niet aan te passen. Feitelijk werd ervoor gekozen om alleen de infrastructuur en de kantoorautomatiseringsomgeving te vervangen, de rest was ‘out-of-scope’. Gekozen werd voor de aanpak ‘custom fitting’, waarbij de leverancier dezelfde, pragmatische instelling moest hebben als NN. Dit werd gedefinieerd en gecontroleerd in een transparant RFQ-proces, waarbij rekening werd gehouden met de wetgeving in commerciële trajecten. De nieuwe leverancier wordt uiteindelijk SB Groep.
Vervolgens vond in het hele traject de contractering plaats. Hierin werd gekeken hoe NN zelf een contract kon opstellen, in plaats van dat een leverancier dit zou doen. NN was dus zelf de pen-voerder. Uiteindelijk werd er een contract opgesteld met daarin een plan van aanpak, service level agreements en penaltys die passen bij de organisatie.
Verstoring in project
In verband met een investeringsstop en de vakantie worden er in de periode juni tot en met augustus 2012 geen activiteiten uitgevoerd. Echter vindt in deze periode wel een verstoring in het project plaats dat een grote impact heeft op het verdere verloop. De huidige leverancier Detron functioneert niet meer volgens afspraak en de nieuwe leverancier SB Groep doet dit wel. Gevolg is dat er in deze relatief rustige periode pittige discussies worden gevoerd over juridische zaken als contractaanpassingen en het niet nakomen van verplichting en financiële zaken.
Gevolg is wel dat in september en oktober het project weer conform projectplan wordt uitgevoerd. Waar NN had verwacht de nodige tijd te moeten stoppen in afstemming van de exit van leverancier Detron, pakt deze zijn rol zeer goed op. Ook vindt er een duidelijke afstemming plaats met de applicatieleveranciers SAP voor erp, Apipro voor maintenance, Creo Elements voor cad, Kyocera voor scantoepassingen, Csolutions voor Sharepoint en ADP voor personeelsadministratie. Intern wordt er via het resource management geschakeld met de key-users en users. Daarnaast zijn binnen de vooraf gedefinieerde planning ook nog de nodige netwerkaanpassingen verricht, waarbij de straalverbinding is vervangen door vaste verbindingen en de glasvezelverbindingen zijn uitgebreid. Tevens zijn diverse applicaties voorzien van de laatste versie. Er vonden updates plaats van Apipro, de scansoftware en algemene software als Adobe Reader, de printerdrivers, Microsoft Sharepoint, Microsoft Office Professional en de virusprotectie.
Continuïteit geborgd
In november 2012 vindt vervolgens de transitie van het project naar de beheerfase plaats. Zo wordt NN de eigenaar van alle hard- en software, draagt SB Groep zorg voor de registratie van alle werkstation- en serverlicenties en draagt deze over. Vervolgens vindt de inrichting van de Active Directory plaats. Dit moet zodanig gedocumenteerd en geregistreerd gebeuren dat er een security audit plaats kan vinden. Deze wordt in de zomer van 2013 gedaan. Hiermee is de continuïteit geborgd. Mocht bijvoorbeeld de leverancier omvallen, dan kan NN zo overstappen naar een ander.
‘Het grootste struikelblok in het project was het ontkoppelen van de it-infrastructuur uit het Italiaanse NN Europe-domein’, vervolgt Van Barneveld. ‘Hierbij moesten de mensen tijdens de overgang zonder overlast kunnen werken in zowel het nieuwe NN-domein als het oude NN Europe-domein.’
Innovatief project
Daar zat volgens Van Barnevel ook meteen het innovatieve karakter van het project. ‘We hadden er namelijk voor gekozen om, tegen de gangbare trends in, toch te kiezen voor lokale servers gecombineerd met back-up van data zowel intern, op een andere gebouwlocatie binnen NN, als extern. Bepaalde processen zijn wel extern ondergebracht. Dit is SAP op servers in Italië en de personeelstijdregistratie op servers van ProTime. Wat ook een uitdaging was, was het beschikbaar stellen van de Sharepoint-omgeving voor andere NN-vestigingen in de wereld. Ook kwam aanvullende functionaliteit beschikbaar, zoals webmail. Op zich niet innovatief, maar was voor ons voorheen niet mogelijk vanwege de verouderde Italiaanse it-infrastructuur en software.’
