Softwareleverancier Microsoft Nederland start een experiment met werken zonder e-mail. Verschillende Microsoft-medewerkers en externe geïnteresseerden, zoals partners en leveranciers, gaan gedurende een periode werken zonder e-mail. In plaats daarvan gebruiken zij externe sociale middelen als intranet, blogs en instant messaging. De testers onderzoeken hoe hun productiviteit wordt beïnvloed.
Wie er mee doen en hoe de test precies vorm zal krijgen, is nog niet bekend, zegt Microsoft-woordvoerder Julie de Widt. ‘We spelen nu al zes maanden met Yammer en gebruiken het voor het delen van bestanden en discussies. Maar ik merk dat ik nog steeds berichten verstuur via Twitter en we hebben natuurlijk Sharepoint. Het is goed de mogelijkheden van de eigen technologie aan den lijve te ondervinden.’
De eerste ervaringen met Yammer hebben al verbeterpunten opgeleverd, vertelt De Widt. Zo is het na het uploaden van een bestand in Yammer niet mogelijk nog wijzigingen aan te brengen. In plaats daarvan moet een tweede versie worden verstuurd.
Niet alle medewerkers zullen e-mail direct kunnen afzweren, beseft Microsoft. ‘Wie veel contact heeft met klanten zal ook bereikbaar moeten blijven via e-mail. Maar die medewerkers kunnen wij wel verplichten intern van andere communicatiemiddelen gebruik te maken.’
E-mail vormt een flinke belasting van medewerkers en draagt daardoor niet bij aan de productiviteit, weet De Widt uit eigen ervaring. ‘Ik werk vandaag een dagje thuis om 330 ongelezen e-mails weg te werken.’ Uit internationaal onderzoek door Microsoft blijkt dat het gebruik van sociale communicatiemiddelen medewerkers productiever maakt.
Sociale media
Daar waar veel Nederlandse organisaties het gebruik van social media op de werkvloer zien als afleiding, blijkt dat 46 procent van de werknemers wereldwijd van mening is dat de inzet van social media juist de productiviteit verhoogt. Nederland staat bekend als een land dat voorop loopt in de adoptie van nieuwe technologie, echter in een onderzoek door Microsoft in 32 landen blijkt dat het gebruik van sociale hulpmiddelen op de werkvloer in Nederland achter blijft.
In Nederland zijn werknemers nog niet voortvarend in de keuze van social tools op de werkvloer. Negen van de tien ondervraagden gebruikt voornamelijk e-mail in de samenwerking met collega’s. Slechts iets meer dan een kwart van de respondenten gebruikt externe social media zoals LinkedIn, Twitter en Facebook voor werkgerelateerde activiteiten. Een kleine 18 procent maakt in Nederland gebruik van interne social media, zoals Yammer. Dit in tegenstelling tot Amerikanen, waar bijna de helft van de ondervraagde werkgevers zegt ook het gebruik van instant messaging te stimuleren.
Productiviteitsverlies
De belangrijkste reden waarom er in Nederland nog maar weinig gebruik wordt gemaakt van tools zoals interne instant messaging of social media-kanalen, is dat het management vreest voor productiviteitsverlies. Toch staat meer dan de helft van de ondervraagden (61 procent) open voor technologische ontwikkelingen voor het verhogen van de productiviteit.
Het wereldwijde onderzoek is uitgevoerd door Altimeter Group onder 9908 respondenten in 32 landen, van wie 4787 ondervraagden in Europa. Het onderzoek maakt een onderscheid tussen mail, team sites, intranet, videoconferencen, interne (Yammer) en externe sociale netwerken (Twitter, Facebook en LinkedIn).
Ik ben het met Henri eens, welk probleem wordt er nu opgelost? En is de oplossing dan beter? Naar mijn idee wordt hier het probleem van niet kunnen omgaan met mail opgelost door een andere oplossing die net zo slecht gebruikt gaat worden.
Ik krijg dagelijks veel mail maar ik heb een goed filter op de mailbox zitten. Alles wordt dan wel ergens opgeslagen en ik kan het lezen wanneer het uitkomt. Bovendien heb ik dan een centraal archief. Effectief heb ik in de loop van de dag maar een klein aantal mails in de inbox, allemaal dingen waar ik daadwerkelijk iets mee moet doen. Efficienter kan niet, ik hoef maar 1 plek in de gaten te houden. Zonder dat ik eerst nog door een hoop overbodig ballast heen moet worstelen.
Zero-email zal nooit voorkomen. Dus elke applicatie die hiervoor wordt bedacht komt niet in plaats van mail maar ernaast. Gevolg: meerdere plekken om te controleren (Mail, bluekiwi, sharepoint etc) en een gefragmenteerd archief.
Als auteur van het boek ‘Grip op je e-mail = grip op je werk’ plaats ik graag een reactie.
Ik vraag me aldoor af of de genoemde alternatieven (Yammer, Lync, Twitter, e.d.) niet meer berichtenverkeer genereren. Mogelijk neemt de hoeveelheid e-mail af, maar de hoeveelheid berichten allerminst! Er wordt alleen van je verwacht meerdere systemen te gebruiken en bij te houden, dat is op den duur ook niet meer te doen.
In veel ondernemingen zie ik een zeer groot gebrek aan e-mailvaardigheden en veel onduidelijkheid over interne communicatieregels. Begin met afspraken maken over hoe je intern met elkaar wilt communiceren. Hoe ga je om met CC’s, spoedzaken, discussies, enz? Dat voorkomt al veel e-mails en veel ergernissen! Vervolgens efficiënt met je e-mail leren werken en die 330 berichten zijn zo weg!
Zouden we ook weer met elkaar gaan bellen?
Wij werken bij Vicus op kantoor al jaren heel veel met chat en communicatie via ons interne ticketsysteem en crm-sycteem.
Dat scheelt al heel veel interne e-mails op en neer en zeker heel veel cc-tjes. Zeker ook de externe communicatie via de tickets en klantportaal scheelt veel e-mail. Voordeel is dat alle communicatie in dergelijke systemen ook meteen chronologisch te volgen is. En je kunt je beperken tot de feiten. Alle chit-chat uit de e-mails is niet meer zo van belang. Als je dan even met elkaar belt kun je juist daaraan de aandacht besteden. De feiten weet je immers al van elkaar.
Ook op lange termijn heb je dan alles lekker bij elkaar en je dossier dus op orde. Ook als specifieke medewerkers uit dienst zijn of toevallig hun mail hadden opgeschoond.
Ik ben zeer geïnteressseerd in deze werkwijze. Ben zelf bezig met dit onderzoek en uitwerking hiervan. Graag wordt ik op de hoogte gehouden. Zeer interessante benadering.
Het is een hele reis en het implementeren van een tool leidt nooit tot het gewenste resultaat.
Zorg goed dat je een changen management process hebt en na denkt over gedragsverandering want daar gaat het over.
Binnen Atos doen we het ook als een olievlek principe. hebben Bluekiwi als Enterprise Social Netwerk, hebben Microsoft Lync met Enterprise Voice voor alle medewerkers en enablen team voor team als zero email compliant.
https://www.computable.nl/artikel/nieuws/softwarebeheer/4613430/4480179/afschaffen-van-email-door-atos-wint-prijs.html
Atos is hier trend setter en op 7-12-2012 heeft hier al een artikel op Computable gestaan.
Hier vind je de details over Zero email
http://atos.net/en-us/home/we-are/zero-email.html en een blog http://blog.atos.net/blog/category/themes/zero-email/