Reclassering introduceert thuiswerken in één dag

Reclassering Nederland zocht vorig jaar een oplossing die beter paste bij het huidige beeld van thuiswerken. De organisatie kwam – na al vier jaar naar volle tevredenheid met Citrix XenApp te werken – uit bij Citrix NetScaler 5500 en startte met een pilot. Na drie weken werd er asbest in het Rotterdamse kantoor gevonden. De pilot werd afgebroken en de werknemers naar huis gestuurd. Reclassering Nederland heeft toen voor 450 man in één dag het nieuwe werken geïntroduceerd.

Inspelend op de verwachting dat het aantal thuiswerkers gaat toenemen, zocht Reclassering Nederland vorig jaar een oplossing die beter paste bij het huidige beeld van thuiswerken. Men startte met een pilot waarbij enkele tientallen eindgebruikers uit de organisatie testten samen met Citrix Consulting Services de nieuwe omgeving. Na drie weken kreeg de pilot echter een totaal onverwachte wending. In het ruim vijftig jaar oude kantoorpand in Rotterdam-West werd asbest gevonden. Reclassering Nederland besloot daarom begin 2012 direct het gebouw te ontruimen en alle medewerkers naar huis te sturen. Omdat er al een virtuele desktop met XenApp aanwezig was, werd besloten de pilot met Citrix Netscaler af te sluiten, de omgeving op te schalen en de oplossing meteen in productie te nemen. Door deze onvoorziene omstandigheid introduceerde Reclassering Nederland in één dag voor 450 medewerkers versneld en probleemloos ‘het nieuwe werken’.

Oplossing om thuis te werken

Om thuis te werken, gebruikte Reclassering Nederland een oplossing die als dienst werd afgenomen bij een andere organisatie. De oplossing werkte op basis van een zware authenticatie-methode en oude technologie. Verder was het organisatorisch soms een maanden durend proces om een aanvraag af te handelen voordat een medewerker thuis kon werken.

‘We zochten een oplossing die beter paste bij ons huidige beeld van thuiswerken’, zegt Michel Eindhoven, hoofd I&A bij Reclassering Nederland. ‘Als het aantal thuiswerkers gaat toenemen –  en dat was de verwachting op het moment dat het project startte –  moet het een eenvoudige organisatorische procedure zijn. Het meest logisch was om een eigen interne oplossing te implementeren. Ook technisch moest het moderner en simpeler. In plaats van een ingewikkelde oplossing met fysieke smartcards en certificaten willen we gebruik maken van Active Directory voor authenticatie.’

Implementeren Citrix NetScaler

Reclassering Nederland werkt al een jaar of vier naar volle tevredenheid met Citrix XenApp om gehoste desktops aan te bieden aan ruim 3200 medewerkers in een twintigtal vestigingen. Op de werkplekken bevinden zich thin clients van HP en Fujitsu. ‘De voordelen van deze oplossing zijn evident en hebben zich bewezen’, zegt Tim Poots, projectmanager bij de afdeling I&A. ‘Het beheer is gecentraliseerd en sterk vereenvoudigd, onderhoud van applicaties is eenvoudig, werkplekken worden voor 100 procent uitwisselbaar en zijn op afstand te bedienen, ook vanaf huis. Verder werken we met Citrix XenServer waarop we de XenApp-systemen hebben gevirtualiseerd: twee virtuele servers met elk circa 25 eindgebruikers op een HP BL-serie host. Hierdoor zijn we zeer schaalbaar en is de omgeving erg stabiel.’

De organisatie besloot te starten met een pilot van de Citrix NetScaler 5500 appliance voor het verlenen van toegang vanaf huis tot de remote desktops als vervanging van de extern gehoste oplossing. In deze pilot, die samen met Citrix Consulting Services is uitgevoerd, zijn geleidelijk enkele tientallen eindgebruikers uit de organisatie toegevoegd om de nieuwe omgeving te testen. ‘De pilot kreeg na drie weken echter een totaal onverwachte wending’, vervolgt Poots.

Thuis werken als uitwijkoplossing

In het grootste kantoorpand, de kantoortoren in Rotterdam-West die stamtuit de jaren ’60, werden sporen van asbest aangetroffen. Reclassering Nederland besloot daarom begin 2012 per direct het gebouw te ontruimen en alle medewerkers naar huis sturen. ‘We hadden al een virtuele – met XenApp gehoste – desktop die de medewerkers vanuit huis zo zouden kunnen gebruiken. Een simpele, flexibele en veilige toegangsoplossing hadden we echter nog niet. We besloten de pilot met de NetScaler af te sluiten, de omgeving op te schalen en meteen in productie te nemen’, voegt Eindhoven toe. ‘In één dag tijd hebben we versneld ‘het nieuwe werken’ geïntroduceerd voor de pilotgebruikers en de medewerkers in het ontruimde gebouw. Het operationeel maken van 450 noodwerkplekken in één dag is dankzij Citrix NetScaler goed verlopen. De technologie heeft zich meteen bewezen en terugverdiend. Bovendien heeft dit project binnen de organisatie veel goodwill gekweekt voor de it-afdeling.

Reclassering Nederland had voor thuiswerken feitelijk maar twee uitgangspunten: de oplossing diende zo simpel mogelijk te zijn voor de eindgebruikers binnen de organisatie en moest eenvoudig en breed inzetbaar zijn, inclusief toegang vanaf tablets en smartphones voor de vele ambulante medewerkers. Citrix NetScaler bleek eenvoudig te integreren met Active Directory en met de On-Demand SMS authenticatie-oplossing van RSA (nu EMC). Poots: ‘Hiermee voldeed Citrix NetScaler aan onze eisen wat betreft security, flexibiliteit en een eenvoud. Er is slechts een 06-nummer van een medewerker nodig om tweeweg authenticatie mogelijk te maken en SSL-gebaseerde toegang te realiseren tot ons netwerk via NetScaler.“

Organisatorisch was de versnelde invoering van thuiswerken een sprong in het diepe. Het was niet voor iedereen meteen even gemakkelijk. Sommige medewerkers misten bijvoorbeeld directe contacten. Inmiddels zijn de medewerkers aan het idee gewend en heeft de organisatie een thuiswerkregeling uitgewerkt en besloten thuiswerken toe te staan voor alle medewerkers. Medewerkers moeten wel bepaalde voorwaardes accepteren en er is vastgelegd hoe er dient te worden omgegaan met de beveiliging of wat er dient te gebeuren als bijvoorbeeld de telefoon wordt gestolen.

Om deze toename van thuiswerkers – en de andere mobiele werkplekken – te ondersteunen, is het NetScaler 5500 HA pair inmiddels ingewisseld voor een NetScaler 7500 HA pair. ‘We hebben deze vervanging zonder downtime uitgevoerd. Omdat beide machines in High Availability-mode draaien en elkaars fallback zijn, hebben we ze één voor één vervangen. De appliances zijn eenvoudig te onderhouden en we hebben er in de dagelijkse praktijk geen omkijken naar’, concludeert Poots. ‘Inmiddels doet de NetScaler ook dienst als reverse proxy voor Microsoft Lync om samenwerken op afstand te vereenvoudigen.’

Prettig werken

Een asbest-incident als dit heeft gelukkig niet alleen maar nadelen. Reclassering Nederland heeft nu zeer snel het nieuwe werken ingevoerd. Gedwongen door deze omstandigheden hebben medewerkers ontdekt hoe ze thuis, op rechtbanken of op elke gewenste plek kunnen werken. ‘De it-afdeling heeft mogelijk gemaakt dat in een tijdsbestek van enkele dagen alle benodigde accounts zijn aangevraagd en geactiveerd. Dit was van onschatbare waarde om het primaire proces doorgang te laten vinden. De medewerkers waren ook zeer te spreken over het werken met de nieuwe oplossing. Het inloggen is gemakkelijker en functioneert sneller dan voorheen en we hebben toegang tot alle applicaties. Het is zo transparant dat medewerkers geen idee hebben dat ze überhaupt met Citrix-oplossingen werken’, zegt Stella Tempelaar, unitmanager bij Reclassering Nederland.

‘We hebben onlangs geïnventariseerd hoe medewerkers het thuiswerken ervaren. De meesten vinden de flexibiliteit en vrijheid een groot voordeel en kunnen niet meer zonder thuiswerken. De verbondenheid met de organisatie is nagenoeg onveranderd en de onderlinge bereikbaarheid wordt als redelijk tot goed ervaren. Nu alle werkplekken flexibel zijn en er veel vanuit huis wordt gewerkt, is er minder contact met directe collega’s. Collega’s die voorheen echter geen contact hadden, hebben dat nu wel. Zo leer je elkaar en elkaars expertise beter kennen. Een medewerker zei onlangs: Het gevoel dat ik voor de Reclassering werk en niet alleen voor mijn team, is sterker geworden.’