Hoe verbind je medewerkers met elkaar en deel je kennis binnen je organisatie als deze verspreid is over verschillende vestigingen? Dat is een vraag waar De Jong & Laan mee worstelde. Deze ondernemende accountantsorganisatie heeft 25 vestigingen, 750 medewerkers en zit verspreid over vijf provincies. Daardoor staat De Jong & Laan altijd dichtbij de klant, maar is het anderzijds moeilijk om in een bepaalde vestiging gebruik te maken van de beschikbare kennis die zich elders binnen de organisatie bevindt.
De Jong & Laan is ooit met twee man begonnen. Inmiddels is het uitgegroeid tot de organisatie die het nu is. Met hun uitgebreide dienstverlening ondersteunen en adviseren zij al jarenlang ondernemers in het midden- en kleinbedrijf, maar ook grote ondernemingen en non-profitorganisaties. In een bedrijf als De Jong & Laan zit veel van de kennis in de hoofden van de medewerkers, bijvoorbeeld van specifieke opdrachten, branches of klanten.
‘Deze kennis, die binnen een bepaalde vestiging of bij een bepaalde medewerker aanwezig is, wilden wij beschikbaar stellen voor de gehele organisatie’, zegt Ebo Roek, één van de drie directieleden van De Jong & Laan. ‘De grote vraag was hoe we dat gingen doen. In het verleden hadden we al een intranetoplossing, maar deze was heel statisch. Er werden wel directienieuwtjes en handboeken op geplaatst, maar er was geen interactie mogelijk. De nadruk lag op e-mailverkeer. Samen met de kennismanager gingen wij op zoek naar een oplossing die gebruikt kan worden om kennis te verzamelen en toegankelijk te maken voor al onze medewerkers.’
Verkennen
Om tot de juiste oplossing te komen, heeft De Jong & Laan heel wat speurwerk verricht. Meerdere partijen zijn bij de organisatie over de vloer geweest en er zijn gesprekken gevoerd met een brede delegatie van de staf. ‘Van tevoren weet je niet welke keuzes je moet maken, hoe dingen vormgegeven worden en hoe de uiteindelijke oplossing eruit komt te zien’, vervolgt Roek. ‘Dan zoek je een partij waarmee je samen optrekt gedurende de rit. Uiteindelijk maak je natuurlijk gebruik van bepaalde software, maar de oplossing moet wel geconfigureerd kunnen worden op basis van onze wensen. Dan heb je een partij nodig die mee kan schakelen en ons kan adviseren tijdens de rit. Die partij vonden wij in Ilionx.’
De Jong & Laan besprak met Ilionx de eisen waaraan de software moest voldoen. Roek: ‘We wilden de medewerkers zichtbaar maken in de hele organisatie, organisatiebreed de kennis ontsluiten en interactie tussen de medewerkers tot stand brengen. Ook een belangrijke doelstelling is om op een Google-achtige wijze snel informatie te pakken. Samen met Ilionx kwamen we tot de juiste oplossing.’
Sociaal werken
De ict-oplossingen waarmee De Jong & Laan werkt, is voor een groot gedeelte gebaseerd op IBM-technologie. Al jarenlang vertrouwt de accountantsorganisatie op de producten van IBM. Daarom was het geen moeilijke keuze om wederom voor software van deze leverancier te kiezen. ‘Wij vinden dat IBM het verst is op het gebied van programmatuur rondom social business. Daarbij past IBM ook het beste in onze bestaande ict-structuur’, licht Roek toe.
Daarom is er gebruik gemaakt van IBM’s Social Business-oplossing: IBM Connections in combinatie met WebSphere Portal. Ilionx implementeerde en integreerde de software bij De Jong & Laan en begeleidde de medewerkers bij het gebruik van het nieuwe intranet. ‘De oplossing voldoet aan al onze eisen’, meent Roek. ‘We kunnen nu heel snel informatie vinden. Voorheen spitte je daarvoor een handboek door. Nu tik je bijvoorbeeld de zoekterm ‘studieregeling’ in en vervolgens komt je benodigde informatie eruit rollen. We hebben onze handboeken daarmee Google-achtig ingericht. Ook is het nu veel gemakkelijker om middels ‘tags’, de termen waarop je zoekt, de juiste personen voor een bepaalde vraag of klus te vinden. Iedere medewerker heeft een profiel met informatie over wie hij is, in welke vestiging hij werkt en van welke branches, projecten of klanten hij kennis heeft. We hebben dit door de coöperatieve samenwerking met Ilionx kunnen bewerkstelligen en we zijn trots op het resultaat.’
Cadeautje van het systeem
Nu de software is geïmplementeerd en De Jong & Laan er effectief mee werkt, wordt de toegevoegde waarde duidelijk zichtbaar. Bepaalde onderdelen van de oplossing worden onverwacht goed gebruikt. Roek: ‘Wat ik zelf een heel mooie winst van het systeem vind, is de rubriek ‘durf te vragen’. Daar stellen medewerkers een vraag aan de hele organisatie. Ik volg dat, en tot mijn verbazing zie ik dat er binnen een aantal dagen drie tot vier bruikbare antwoorden komen uit diverse hoeken van de organisatie. Dat is uniek, dat vind ik een cadeautje van dit systeem. We hebben nu tevens op ons intranet meer dan honderd communities, specifiek voor branches of opdrachten. Medewerkers vormen op het platform dus zelf groepen om specifieke kennis te delen. In snel tempo heeft dat zijn vlucht genomen. Na een tijdje heb je het gevoel: we kunnen helemaal niet meer zonder.’
