Onlangs zag ik een interessante discussie op LinkedIn over het opslaan van documenten in de cloud. De noodkreet luidde: Door het werken in de cloud hebben we last van dubbele documenten, we raken documenten kwijt en tot overmaat van ramp zijn sommige documenten voor bepaalde collega’s wél en voor andere niet zichtbaar. Dit kan toch niet de bedoeling zijn? Dit soort problemen zijn zeker niet de bedoeling, maar helaas wel een bekend probleem voor veel organisaties.
De uitdaging waar veel organisaties tegenwoordig mee te maken hebben wanneer het gaat om samenwerken in de cloud, is dat iedereen zijn eigen cloud meeneemt. Dat klinkt misschien wat vreemd, maar bring your own software (byos, de trend die volgt op byod) begint steeds grotere vormen aan te nemen. Veel medewerkers maken gebruik van consumentgeoriënteerde gratis software om documenten mee op te slaan en stellen collega’s voor dit ook te gebruiken. Dit is nog niet direct een probleem, alleen zie je dat vervolgens verschillende soorten software de organisatie binnendringt – ‘Piet’ werkt met Dropbox en ‘Jan’ met Googledocs – waardoor documenten op verschillende plekken gaan zwerven en de structuur vaak ver te zoeken is.
Voor organisaties is het daarom belangrijk om deze trend serieus te nemen en medewerkers een goede cloudstructuur te bieden, zodat documenten niet zomaar kunnen kwijtraken of in acht verschillende versies worden opgeslagen. Leveranciers van cloudoplossingen herkennen deze struikelblokken en proberen hun diensten steeds meer te verbeteren op dat vlak. Het is belangrijk dat er bijvoorbeeld alert-opties bestaan in de cloud-oplossing, zodat medewerkers gewaarschuwd worden wanneer ze iets in een document veranderen of opslaan waar de eigenaar van het document niet van op de hoogte is. Ook autorisatiecodes kunnen helpen, zodat niet iedereen zomaar een document kan bewerken of verwijderen. Daar ligt ook een verantwoordelijkheid bij medewerkers, zij zullen bij het werken in de cloud extra secuur moeten zijn en bij twijfel nooit zomaar iets weggooien of overschrijven. Sommige organisaties leggen zoiets vast in een gedragsprotocol, waarin ook vermeld staat welke gegevens niet geschikt zijn om op te slaan in de cloud.
Specialisten in documentbeheer spelen bij documentopslag in de cloud een steeds belangrijkere rol, want ook papieren documenten worden gescand, in de cloud opgeslagen en bewerkt. Het is de kunst om deze documenten op een snelle en veilige manier in de cloud te krijgen via scan, e-mail of mobiele toepassingen, bijvoorbeeld met behulp van multifunctionele printers. Deze krijgen een steeds grotere rol binnen het workflowproces, omdat ze documenten kunnen converteren naar een ander soort bestand en eenvoudig in de cloud kunnen opslaan. Dankzij geïntegreerde beveiligingssoftware zijn gebruikers er bovendien zeker van dat hun documenten virusvrij in de cloud gezet worden.
Om medewerkers van die veelvoud aan clouds af te helpen, is het belangrijk om als organisatie een bedrijfscloud aan te bieden die aantrekkelijk is voor werknemers. Zij zullen dan de meerwaarde ervaren van het veilig én eenvoudig werken met digitale en papieren documenten. Wanneer leveranciers, organisaties en medewerkers hun verantwoordelijkheid nemen met betrekking tot het werken in de cloud, zullen die noodkreten op LinkedIn in de toekomst hopelijk niet meer nodig zijn.
De kunst is om documenten opslag zo intuïtief en makkelijk is dat iedereen vanzelfsprekend voor dezelfde oplossing kiest.
Denk aan de eenvoud van skydrive en dropbox om te begrijpen wat ik bedoel.
Dat is voor een bedrijfsomgeving te eenvoudig, daar moet je van folders naar metadata om je documenten te vinden.
M.i. ligt daar de uitdaging voor organisaties om hun systeem als beste onder de alternatieven op een natuurlijke manier te laten gebruiken.
Afspraken met groepen van mensen gelden tot de eerste uit de groep de groep verlaat.
Dus waarom , kiest iemand voor iets? Omdat het makkelijk is en iets oplevert voor die persoon.
Maak dus je systeem zodanig dat iedereen begrijpt wat het voor hem/haar oplevert en jij als organisatie krijgt wat je wilt.
Op de achtergrond wel security en compliance regelen.
Het maakt niet uit hoe je systeem heet, de uitdaging is daar.
Zoals Bert zegt, je moet met je gebruikers communiceren. Meestal zoeken gebruikers oplossingen buiten de regulaire omdat de regulaire oplossingen niet voldoen.
Beleid en beheer werken alleen als je met de gebruikers communiceert, dan zijn ze ook te overtuigen dat een oplossing bedrijfsbreed moet werken en niet de belangen van een enkeling boven die van het bedrijf mogen staan. Dat zelfde geldt evengoed voor de beheerder die heeft zich net zo goed aan te passen aan het bedrijfsbeleid.
In doorsnee zijn gebruikers heel goed in staat verantwordelijk te handelen en mee te denken hoe je tot een voor iedereen werkbare oplossing kan komen. Of dat tot een cloudoplossing leidt hangt volledig af van de randvoorwaarden en de eisen die aan het verwerken van dokumenten worden gesteld.