Wat is de return on investment (roi) van een online collaboration platform nu precies? Die vraag is niet eenvoudig te beantwoorden. Terwijl de giganten steeds vaker rondstrooien met termen als de 'sociale economie' en ‘sociale’ technologieën daar onvermijdelijk in verweven zijn, worden de vraagtekens steeds groter.
Een online collaboration platform kan een intranet zijn, of juist een online document sharing tool, of misschien tool waarmee een projectgroep online met elkaar kan communiceren.
Om een poging te wagen en een inschatting te maken van de roi op jaarbasis, is een objectief en zo compleet mogelijk beeld geschetst van alle mogelijke kosten en winsten voor de werkgever. Hierbij ging ik vooral uit van een gemiddelde per medewerker en heb hierbij de meest recente cijfers uit de Nederlandse markt gezocht. Waar geen recente cijfers voor waren gepubliceerd, maak ik gebruik van andere inschattingen en ‘logisch verstand’ maar volgt er sowieso uitleg voor mijn redenatie. Ik heb de volgende gebieden zijn bekeken: it-investeringen, documenten en informatie, vergaderingen en reiskosten.
Algemene aannames:
We nemen het fictieve bedrijf Modaal BV als voorbeeld. Modaal BV is een midden- en kleinbedrijf en er zijn tien medewerkers. Dit is niet heel ongewoon in Nederland, als we kijken naar recente cijfers uit het EIM, in het rapport ‘Prognose kerngegevens MKB’ van april 2013. In deze blog richt ik me op de ROI voor werkgevers, dus de groep zelfstandigen laat ik verder buiten beschouwing. Het kantoor van Modaal BV bevindt zich in de Randstad. De medewerker heeft het standaardpakket van 25 vakantiedagen per jaar, waarmee zijn ‘werkende’ dagen, exclusief feestdagen in 2013 neerkomt op 227 ‘werkdagen’, dus 45 weken. De omzet is 85.000 euro per jaar, ook een gemiddelde afkomstig uit het eerder genoemde prognoserapport van het EIM.
It-investeringen
We beginnen gelijk met de lastigste, want it-structuren zijn van zoveel factoren afhankelijk. Databeheer, prestatievermogen, schaalbaarheid, wat wil je wel/niet in de cloud… We stellen dat vanwege de grootte van Modaal BV het verstandig is om hun it-platform uit te besteden. Er zijn vele verschillende manieren om dit te doen, maar het makkelijkste is om het rekenvoorbeeld dat KPN al eerder maakte te volgen. Zij tonen aan dat er met het uitbesteden van de werkomgeving aan een externe omgeving, per gebruiker per jaar 4320 euro bespaard kan worden, theoretisch gezien dus 40.320 euro voor tien medewerkers, mits je een platform hebt dat aan de gestelde voorwaarden van KPN in het onderzoek voldoet.
Daarnaast kan er ook bespaard worden op het aantal vierkante meters op kantoor, aangezien er in het kader van flexibel en thuiswerken meestal geen tien werkplekken nodig zijn voor tien medewerkers.
Documenten en informatie
Het zoeken naar informatie kan vaak een lastige taak zijn. Het it-bureau Butler Group onderzocht eens dat medewerkers zo’n 10 procent van hun werktijd besteden met het zoeken naar de juiste informatie. Voor Modaal BV betekent dit dat het efficiënt opslaan van de juiste informatie, een flinke besparing oplevert van zo’n 10 procent – vier uur per week. Voor het bedrijf komt dit neer op dit achttienhonderd uur per jaar.
Vergaderingen
Uit onderzoek van Londen School of Economics en Harvard Business School blijken dat Chiefs van grote bedrijven vaak tot 25 uur in overleg kunnen zitten. Dat is bijna de helft van hun werkweek. Nu hoeft een gemiddeld mkb uit de Randstad misschien minder te overleggen, dus laten we stellen; acht uur gemiddeld vergaderen in de week. Maar voor een kantoor met tien werknemers is dat al snel tachtig uur in de week dat men aan productiviteit mist en 3600 uur per jaar! Als er eenvoudig en snel met de benodigde personen online het een en ander aan zaken afgewikkeld kan worden, zal dat waarschijnlijk zo’n drie uur aan onnodige vergaderingen schelen en bespaar je 1350 uur per jaar uit voor het gehele kantoor. Uren die ingezet kunnen worden voor brainstorms of productievere zaken.
Reiskosten
We gaan ervan uit dat je dankzij sociale technologieën makkelijker op afstand kan werken. De kosten daarvan zijn eenvoudig te berekenen. De Nederlandse medewerker in de Randstad legt gemiddeld iedere dag twaalf kilometer af om bij zijn werk te komen. Ervan uitgaande dat de werkgever de maximale wettelijke vergoeding uitreikt, 0,19 euro per kilometer, kost dit de werkgever:
- 4,56 euro per dag per medewerker
- 1.035,12 euro per jaar per medewerker
- 10.351,20 euro per tien medewerkers op jaarbasis
Mocht dit vervangen worden door het feit dat de medewerker bijvoorbeeld een dag in de week thuis gaat werken, komen we op de volgende kosten uit:
- 828,09 euro per jaar per medewerker
- 8.280,90 euro per tien medewerkers op jaarbasis
Dat komt neer op een verschil van 2.071 euro op jaarbasis. Maar daarbij mogen we ook rekenen op meer productieve uren en een meer ontspannen werkdag voor de medewerker omdat hij de drukke ochtendspits kan vermijden – niet uit te meten in eenheden zoals geld of arbeidsuren winst.
Totaalplaatje
Het loopt qua kosten en urenwinst erg uiteen. Op de kop af kan Modaal BV met een goed, sociaal interactief samenwerkplatform zo’n 3150 arbeidsuren ‘terugwinnen’ en zo’n 42.391 euro per jaar besparen.
Je kunt je afvragen of het de moeite is van het proberen. Het is toch een aardig bedrag dat je als mkb’er prima kunt gebruiken voor bijvoorbeeld investeringen in het bedrijf. Maar natuurlijk is het niet alleen om het ‘bezuinigen’ te doen. Het gaat juist ook om de medewerkerstevredenheid, de betrokkenheid en de uiteindelijke winst die dat óók oplevert. Was je hier nog niet van overtuigd, dan helpt deze rekensom ‘uit de losse pols’ je wellicht een weloverwogen beslissing te maken om al dan niet te starten met online collaboration.
Leuk Marc dat je nu schrijft voor Computable. Het charmante aan dit artikel vind ik dat je nu eindelijk eens een berekening maakt, ROI wordt veel in de mond genomen, maar dit is een concrete invulling.
Wel heb ik een paar vragen.
Viadesk is toch een collaboration platform? Ik de site zie ik 9 euro per medewerker per maand. 10 mensen maal 9 maal 12 maanden = 1080 euro per jaar. Waarom neem je dat niet als uitgangspunt? Of mis ik iets?
Persoonlijk heb ik geen problemen met het noemen van merken of het praten over een eigen product als dit als disclaimer in het artikel vermeld wordt.
In mijn ogen zou ieder bedrijf een tool moeten bieden om samen te werken, kennis te delen en zien wat er speelt in de organisatie. Mijn ervaring is echter dat zoiets pas werkt als het gedragen wordt door de mensen die er toe doen en die het echt adopteren.
Zoals met alle tools hangt het succes maar beperkt af van de technische kant. Ook usability en gebruikerservaring zijn factoren, maar de grootste is toch echt de menselijke kant, en als dat goed wordt ingezet is de ROI een no-brainer.
Al met al, goed om te lezen 🙂
Als ik dit lees, krijg ik het gevoel dat het volkomen microsoft-georienteerd is.
Ooit gekeken naar een Linuxserver voor 10 gebruikers?
Dan wordt dat plaatje bepaald anders.
Gister werd op computable woozl genoemd, ook dat heeft een beter kosten plaatje.
Dit is me een veel te beperkte opsomming, er yijn geen alternatieven genoemd.
Grappig artikel. Het sluit een beetje aan bij een artikel dat in vrij recentelijk las of de nonsens die steeds meer een vaker in artikelen van en over IT worden uit of rondgestrooid.
Ik zal meteen met de deur maar eens in huis vallen.
Veel verstand van calculeren, weinig verstand van IT
Dit is klaarblijkelijk nog steeds niet echt vernderd t.o.v. pakbeet vijftien twintig jaar geleden. Ik kwam toen heel veel mensen tegen, die een ‘cursusje’ hadden gedaan, IT-er zijn geworden maar als je even met ze sprak, geen idee hadden van IT. Niet als materie, niet als product, niet als …. noemt het maar.
Het waren wel mensen die met allerhande uitspraken en bererkeningen kwamen die steeds moeilijker en lastiger te begrijpen waren of te implementeren. Dat is klaarblijkelijk nog steeds zo.
Heel veel IT-ers die niet kunnen rekenen
Zo heb je aan de andere kant heel veel IT profeesionals die erg moeilijk kunnen rekenen of plannen of het grote overzicht kunnen maken en bewaren. Zij zijn wel hete grote ‘cracks’ in hun vak. Hoe groter die ‘crack’ des te moeilijker de communicatie met die ‘crack’.
Publicaties en nut/doel
Publicaties van en over IT staan vaak bol van zienswijzen, meningen, visie. Soms zijn ze redelijk doorzichtig waar die van daan komt en commercieel van karakter en doel, soms worden ze zo vaag dat ze alleen nog maar voor ‘ingewijden’ lijken te kunnen worden begrepen. Maar niet meer door de ‘goegemeente’ van of binnen IT.
De wetmatigheden van IT als Materie
Waar je het vrijwel nooit over ziet hebben, en velen hebben dat niet eens door, is dat de allereerste winst van en met IT hem zit in de stap voor dat je gaar investeren en implementeren.
Dat zijn namelijk twee vragen die je jezelf zal MOETEN stellen, like it or not…. want die moeten namelijk de basis zijn van de opvolgende stap.
1. ‘Waarom automatiseer je?’
2. ‘Waarom zou je automatiseren?’
Als namelijk deze twee vragen niet op eenvoudige en doelmatige wijze kunnen worden beantwoord, weet je in elk geval één ding zeker. Dat Roi of geen Roi, IT je geld zal gaan kosten.
Want believe it or not. IT is namelijk een vehicle waarmee je besparingen kan bewerkstelligen. Nadruk op kan. Want als je niet goed begrijpt dat je niet alles persé hoeft te automatiseren, of dat niet alles nu eenmaal geautomatiseerd kan worden, komt er van roi namelijk ook weinig tot niets terecht.
Stel jezelf, en de klant eerst die twee vragen voor de volgende stap. Weinig commercieel soms, daarom heten die twee vragen als wetmatigheden namelijk niet voor niets ‘het commerciele paradox van de IT’.
@NumoQuest
“Veel verstand van calculeren, weinig verstand van IT”
Ik vindt hier geen goede calculatie. Wanneer je de MS-prijslijst volgt is dat nog geen calculatie.
“Dit is klaarblijkelijk nog steeds niet echt vernderd t.o.v. pakbeet vijftien twintig jaar geleden.”
Ik ben meer als 10 weg geweest uit de zuivere IT (systemmanager VAXVMS) en sinds zo’n 6 jaar weer terug. Het eerste dat me opviel is hoe weinig er veranderd was. Snellere processoren en langzamere software, meer grafisch en multimedia maar weinig voortgang in gebruiksvriendelijkheid.
Organisatorisch worden nog steeds de zelfde spelletjes gespeeld waar de schuld van fouten heen en weer geschoven wordt in plaats van oplossingen te bieden.
Het “totaalplaatje” dat hier gepresenteerd wordt door Marc is wat zijn bedrijf aanbiedt. Er zijnn diverse (ook commerciele) oplossingen die goedkoper zijn.
Zitten te veel aannames in om echt iets te kunnen betekenen.
Waarom 2 servers voor maar 10 gebruikers?
Wat voor werk doen de 10 gebruikers?
Waarom met dure software beginnen terwijl het juist makkelijk is, als je nog klein bent met goedkope software te beginnen?
Belangrijkste kosten zoals stalling, stroom en koeling worden niet meegenomen?
Dank allen voor jullie reacties.
Het klopt dat deze berekeningen gebaseerd zijn op aannames, het is een fictive situatie. De werkelijkheid zal in de praktijk per bedrijf anders zijn. Mijn punt is vooral dát er allerlei manieren zijn om te kosten te besparen (en niet alleen IT-kosten!) als je meer gaat online samenwerken.
Ook in onze ervaring is de ‘menselijke kant’ de belangrijkste succesfactor. Even een tool naar binnen schuiven is natuurlijk niet de oplossing. Per geval zal je moeten bekijken welke oplossing het beste bij je past.
In dit stuk wilde ik zo onafhankelijk mogelijk benaderen en laten zien welke kosten je kunt besparen door met een collaboration tool te werken. Voor sommigen zal ons product (Viadesk dus) goed werken, voor anderen die van KPN of Microsoft (waarmee wij allebei trouwens geen banden hebben).
Allereerst, bedankt voor het artikel. Ik was tijdens het lezen wel benieuwd naar de kosten die je maakt voor de adoptie van nieuwe software.
Daarmee bedoel ik kosten voor trainingen aan medewerkers, opstellen van naslagwerk, begeleiding e.d.
Hier vind ik verder niets over terug.