Bij Spir-it is de geest weer in de fles

In 2015 werkt de rechtspraak volledig digitaal. Service-organisatie Spir-it speelt een cruciale rol in het halen van deze ambitie. De ict-organisatie verkeerde een paar jaar terug nog in grote problemen maar geldt inmiddels als lichtend voorbeeld voor andere automatiseringsafdelingen binnen de rijksoverheid. Directeur Ron Kolkman en Jeroen Geerdes, hoofd HRM, leggen uit hoe hun organisatie weer de geest kreeg.

Eind 2008 zag het er somber uit voor het toenmalige Ictro (Ict-bedrijf van de rechterlijke organisatie). De organisatie dreigde vast te lopen. Zowel onder de gebruikers van de rechtspraak als van het openbaar ministerie was de ontevredenheid hoog. De eigen medewerkers vonden geen gehoor bij het management. Tot overmaat van ramp trok het OM zich in 2010 als mede-eigenaar terug en wilde het voortaan zijn eigen ict-boontjes doppen. Zo’n tachtig man werden uiteindelijk overgeheveld van het Ictro naar het OM.

Een schok en een zegen

Vijf jaar later ziet de toekomst er voor de in 2011 doorgestarte nieuwe organisatie Spir-it veel rooskleuriger uit. Het werkplezier is terug, de klanttevredenheid is stijgende, de ict is vernieuwd en de prestaties zijn marktconform. Een opmerkelijke metamorfose die voor veel ict-afdelingen bij overheden als lichtend voorbeeld kan gelden. Er nemen dan ook regelmatig ict-managers van andere overheidsinstellingen poolshoogte. ‘Er komen zelfs open sollicitatiebrieven binnen van ervaren automatiseerders die graag bij ons willen komen werken vanwege de state-of-the-art-werkomgeving’, vertelt Jeroen Geerdes, hoofd HRM van Spir-it.  

Dat het OM aankondigde zijn eigen weg te willen gaan, was een schok, maar misschien ook wel een zegen, zegt directeur Ron Kolkman van Spir-it. ‘Het waren barre tijden, iedereen was ontevreden. Door het vertrek van het OM brak het besef door dat het zo niet langer ging.’ De zonder het OM-gedeelte overgebleven Ictro-deel fuseerde met Bistro (Bureau Internetsystemen en -Toepassingen Rechterlijke Organisatie) en ging vanaf 1 januari 2011 verder onder de naam Spir-it. Er werd onder aanvoering van een nieuw management een actieplan opgesteld om de business weer op de rit te krijgen. Doel was om Spir-it uit te bouwen tot een fullservice ict-provider die kan wedijveren met de marktpartijen.

Wegsnijden en besparen

Een van de actiepunten was het vernieuwen van de infrastructuur, zowel hardware als software, vertelt Kolkman. Onder Ictro was er al een begin gemaakt met een centrale opzet en een gestandaardiseerde omgeving om een einde te maken aan de lappendeken van oplossingen die decentraal in het land bij de rechtbanken en gerechtshoven draaiden. Het aantal datacentra werd teruggebracht en er werd eindelijk werk gemaakt van de werkplekvernieuwing. ‘Wij hadden Windows 2000 en kozen voor Windows 7. Spir-it fungeerde als de eerste grote uitrol naar Windows7 voor Microsoft in Nederland. Het ging om zo’n twaalfduizend werkplekken. We oriënteren ons nu op de overgang naar Windows 8.’

Om tot de zo gewenste solide it-infrastructuur te komen sneed Spir-it fors in de applicaties: van 450 naar zo’n honderdvijftig nu. Ook het aantal servers is teruggebracht van ruim veertienhonderd naar zo’n achthonderd. Kolkman: ‘Waar we voorheen bij het Ictro haast elke dag een verstoring hadden, komt dat vandaag de dag amper meer voor. Bovendien heeft de standaardisatie geleid tot een behoorlijke kostenbesparing. Alleen op het beheer alleen al hebben we zeven miljoen bespaard.’

Uniforme manier van werken

Het migratieproject, dat een paar jaar duurde, is afgelopen 1 april afgerond na de ict-inrichting van de nieuw geformeerde rechtbanken Gelderland en Overijssel. Daarmee kwam ook een eind aan de herindeling van de gerechtelijke kaart in Nederland waarbij uiteindelijk elf rechtbanken en vier gerechtshoven als werkgebieden zijn overgebleven. Voor Spir-it hielp de herindeling om bij de gerechten een uniforme manier van werken binnen een standaard omgeving door te voeren.

Onder gebruikers drong het besef door dat dit de basis legde voor een betere gebruikerservaring en de mogelijkheid om nieuwe technologie toe te passen. In een aantal zalen op de Utrechtse hoofdlocatie staat tegenwoordig bijvoorbeeld apparatuur waarmee videovergaderd kan worden of via een iPad een presentatie gegeven kan worden. ‘Voor de mensen binnen de rechtspraak die het gewend waren om met verouderde spullen te werken, is dat een verademing. Onze rechters bijvoorbeeld lopen nu met iPads rond en gebruiken een MySite voor het delen van kennis’, stelt Geerdes vast.

Agile-ontwikkelen

Een ander actiepunt is de vernieuwing van de informatie- en registratiesystemen. De rechtspraak heeft op dat terrein een dubieuze reputatie van peperdure, langlopende ontwikkeltrajecten die mislukte of haperende toepassingen opleverden. Een nieuwe poging tot vernieuwing, VIRO (Vernieuwing Informatiesystemen Rechterlijke Organisaties), werd in 2011 definitief stopgezet.

Volgens Kolkman past de bouw van grote informatiesysteem, die op de tekentafel worden ontworpen, niet meer in deze tijd. ‘Nieuwbouw vindt plaats door in kleine stappen en met korte doorlooptijden te vernieuwen. We wilden geen monolithische systemen meer. Wij hebben voor de Agile-methode gekozen: een systeem onder onze regie en in kleine brokjes ontwikkelen. Intern gebruik we daarvoor de kreet Indoors: Incrementele doorontwikkeling rechtssysteem.’

Ambities

Want ondanks het spoor van moeizaam opgeleverde primaire systemen blijven de ambities bij de rechterlijke organisatie overeind staan. Ditmaal is het streven onder de noemer KEI (Kwaliteit en Innovatie) dat de rechtspraak in 2015 volledig digitaal kan opereren met digitale dossiers, webportalen en het onderliggende systeem IRIS waarbij ook derden, zoals de advocatuur, stukken elektronisch kunnen toesturen en ontvangen.

Spir-it is drukdoende het inmiddels tweeëntwintigjaar oude Rechtspraakinformatiesysteem (REIS) te vervangen door IRIS over alle rechtbanken heen. ‘Daarvoor gebruiken we het Application Development Framework en de middleware van Oracle. Dat doen wij per rechtsvorm. Het kantonrecht-deel is klaar, nu is bestuursrecht aan de beurt, dan straf en als laatste civiel. Het gaat om een standaardsysteem waarbij we per rechtsgebied bekijken welke aanpassingen nodig zijn om de specifieke bedrijfsprocessen te kunnen ondersteunen. We kunnen ook delen van ons legacysysteem, dat met Oracle Forms is gebouwd, overzetten naar ADF. Helemaal opnieuw beginnen hoeft gelukkig ook niet.’

Op de schop

Om de grootscheepse infravernieuwing in goede banen te leiden moest de oude ict-organisatie wel op de schop. Een aantal managementlagen werd weggesneden en er werd meer aandacht besteed aan klantgericht denken en het werken in kleine, slagvaardiger teams. Ook nam Spir-it het personeelsbestand onder de loupe. Zoals bij veel overheidsorganisaties het geval is, werken er relatief veel oudere ict’ers die zich hebben gespecialiseerd in een bepaald werkveld. De hamvraag was of zij ook in staat waren de overstap te maken naar de nieuwe situatie en hoe zij daarin ondersteund konden worden.

‘We hebben een aantal kennisdomeinen afgebakend en per domein laten vaststellen wat je daar als medewerker voor bagage mee moest nemen’, licht hoofd personeelszaken Geerdes toe. ‘Vervolgens hebben we honderd man geïdentificeerd als de kennisdragers van de organisatie. Die hebben we met hulp van Global Knowledge en Meurs HRM een ontwikkelassessment laten ondergaan en getoetst op technische kennis. Daaruit kwam naar voren of en hoe ze de switch konden maken van hun legacy-omgeving naar de nieuwe Oracle- en Microsoft-omgevingen.’

Assessments

Volgens Geerdes brachten de assessments bij de werknemers verborgen kwaliteiten aan het licht. Een groot deel bleek bijvoorbeeld met het Oracle Application Development Framework aan de slag te kunnen. ‘Het gaat er om dat je mensen uitlegt wat je aan het doen bent, en waar je heen wilt. Dat maakt ze gedreven. Daarnaast is opleiden en ondersteuning onontbeerlijk. We zijn begonnen met een nulmeting en een POP, een persoonlijk ontwikkelplan, gevolgd door een 1-meting om te bepalen of er verdere stappen nodig zijn.’

Hij wijst bijvoorbeeld op de zogeheten Microsoft University die medewerkers kunnen doorlopen om kennis en vaardigheden rond het Windows 7-platform op te doen. ‘Oracle heeft zoiets nog niet. We zijn nu met het bedrijf aan het praten of we daar ook zo’n gestructureerde opleiding voor onze medewerkers op poten kunnen zetten.’

Plezierig werken

Directeur Kolkman erkent dat er ook mensen zijn ontslagen tijdens de herstructurering. Niet iedereen kon of wilde de overstap naar Spir-it maken. Maar, benadrukt hij, daardoor ontstond er ook ruimte om vers bloed binnen te halen. De fusie met Bistro, waar kennis zit van internet en frontoffice-toepassingen, zorgde eveneens voor meer dynamiek in het bedrijf.

Geerdes: ‘We hebben de afgelopen jaren veel tijd en aandacht besteed om een cultuurverandering tot stand te brengen. Om een omgeving te creëren waar het plezierig werken is met een open communicatie en ruimte voor eigen initiatief en het nemen van verantwoordelijkheid. Om de bedoelingen van ons actieplan te verduidelijken hebben we het bureau Visual Strategy een strip laten maken: ‘The making of spir-it’. Daaruit blijkt ook dat we ons hebben laten inspireren door de levensfilosofie van Stephen Covey, ‘De zeven eigenschappen van effectief leiderschap.’