Mobility wordt een commodity dus de vraag is niet of maar wanneer je als bedrijf mobiel moet gaan. Maar kijk dan wel eerst goed naar de eigen organisatie en bedrijfsprocessen, zeggen de Computable-experts. Dit is volgens hen stap één en daarmee de belangrijkste stap op het moment dat een bedrijf overweegt mobiel werken in te voeren.
Toepassingen van mobiel werken zijn er voor elke organisatie, maar de definitie van mobiel werken is wel voor elk bedrijf anders. Om erachter te komen wat mobiel werken voor de organisatie kan betekenen, moet een bedrijf zichzelf volgens projectleider Reza Sarshar van Ictivity een aantal vragen stellen: Hoe zien mijn bedrijfsprocessen eruit, welke delen van mijn organisatie en processen hebben een bepaalde mate van flexibiliteit nodig en wat kunnen wij met deze flexibiliteit bereiken? ‘Bij elk bedrijf is een deel van het bedrijf geschikt voor mobiel werken, maar er zijn ook genoeg functiegroepen waarvoor mobiliteit niets toevoegt’, legt hij uit.
Beleid
Information Systems Architect Ruud Pieterse van HP vult aan: ‘De grote vraag is hoe de gebruikersorganisatie eruit ziet. Aan de hand daarvan bepaal je welke functies je beschikbaar wilt stellen voor mobiele gebruikers, hoe en welke devices en informatietoegang je beschikbaar stelt en met die kennis begin je met het bepalen van een beleid voor mobiliteit.’ Daarnaast hebben verschillende mobiele apparaten op verschillende momenten en plekken toegevoegde waarde. Sarshar: ‘Met een mobiele telefoon is e-mail snel te lezen, maar als er een bijlage bijzit, heb je al snel een tablet nodig. Als je daar snel en efficiënt veranderingen in aan wilt kunnen brengen, is een laptop een effectiever middel.’
Een duidelijk plan opstellen omtrent mobiel werken is dan ook van groot belang, vinden de twee experts. Want mobiel werken kan klein zijn en betekenen dat medewerkers alleen toegang hebben tot hun e-mail via hun mobiele telefoon, maar ook een interne app-store of desktopomgeving omvatten, waar medewerkers terecht kunnen.
Tablet
Toch is de keuze voor mobiel werken volgens Pieterse niet alleen maar een keuze van de organisatie zelf. ‘Het gebeurt vaak al. Medewerkers nemen hun eigen tablet of mobiele telefoon mee naar hun werk. Als organisatie is het dan goed om te doorgronden waarom gebruikers dit doen. Vervolgens is het van belang om na te gaan of een medewerker hier ook daadwerkelijk productiever van wordt’, zegt hij. Pieterse illustreert dit aan de hand van een voorbeeld. ‘Als een medewerker zijn tablet meeneemt om notities te maken tijdens vergaderingen, omdat hij het teveel gedoe vindt om zijn laptop mee te slepen, maar vervolgens deze notities opnieuw moet invoeren en uitwerken op zijn desktop; dat is zinloos. Als bedrijf is het dan misschien handig te overwegen om deze medewerker op zijn tablet toegang te geven tot opslagruimte waar hij ook vanaf zijn desktop gebruik van kan maken.’
Efficiencywinst
Dit betekent echter niet dat een bedrijf alles maar moet faciliteren. Juist niet, vindt Sarshar. ‘Niet elk mobiel apparaat creëert overal en voor iedereen toegevoegde waarde. Aan de hand van de bedrijfsprocessen kun je kijken welke efficiencywinst er te behalen valt. Vervolgens moeten de werkprocessen hierop worden aangepast.’ Kritisch blijven is dus belangrijk. Ook al willen medewerkers graag een tablet, dit betekent niet dat dit ook de beste keuze is. De efficiencyverbetering van bedrijfsprocessen moet voorop staan. Sarshar: ‘Het democratiseren van werknemers is niet per definitie een positieve ontwikkeling. Zeg dus niet blind ‘we willen mobiel werken invoeren’. Kijk eerst goed naar de mogelijke winst die hiermee te behalen valt en wat ermee te bereiken is. Een werknemer heeft niet altijd weet van de ict achter bedrijfsprocessen. En de investering die je doet, moet je er wel uit kunnen halen.’
uit het artikel: Mobility wordt een commodity
Wanneer mobility een commodity is, dan is er geen sprake van maatwerk, maar meer van 15 krentenbollen in een dozijn….
Verder mobility is geen doel, maar gericht op de bereikbaarheid van mensen en de bereikbaarheid van informatie, plaatsongebonden, indirect ook tijd ongebonden. Op basis daarvan kan voor een oplossing met mobiele elementen gekozen worden of voor een andere oplossing. In de praktijk zit er een significant verschil in prijsplaatje aan de ene of de andere oplossingsvorm. Ook de financieringsvorm speelt vaak mee. Mobile oplossingen worden vaak aangeboden op basis van exploitatie achtige financieringsstructuren in plaats van investeringsstructuren.
TCO bepaling als onderdeel van de oplossing en het keuzeproces is daardoor vrij cruciaal om tot een gefundeerde keuze te komen van de drieluik: functionaliteit, organisatie/beheer, en niet in de laatste plaats de financien.
Maarten,
Zoals altijd, mooie reactie.
============
Het democratiseren van werknemers is niet per definitie een positieve ontwikkeling. Zeg dus niet blind ‘we willen mobiel werken invoeren’. Kijk eerst goed naar de mogelijke winst die hiermee te behalen valt en wat ermee te bereiken is. En de investering die je doet, moet je er wel uit kunnen halen.
============
We hebben het o.a. over TCO-zaken. Komt dit niet overeen met wat je hierboven aangaf?
@Reza,
dank voor je eerste zin (:-) (alle volgenden natuurlijk ook),
Op zich ben ik het wel met je eens, maar het expliciet benoemen ervan (TCO) in je blog kan voorkomen dat mensen stoppen bij de functionele evaluatie en dan maar gaan voor de functionaliteit of byod of wat dan ook, vanuit de gedachte: velen doen het dus wij ook maar, of het is de markttrend, dus er is niets mis mee etc. Juist de financiële terugkoppeling op beleid, strategie, functionele keuzes etc geeft, zoals ik vaak in advies trajecten ervaren heb, een beter, scherper en soms ander beeld op de genoemde stappen in het blog.
Daarnaast bij de realisatie is er meteen een goede richtlijn wat de financiële consequenties zijn, die gerealiseerd moeten worden. Dat geeft in de projectfase duidelijkheid.
De business case om mobiel werken in te voeren zit oa in de invoering van flexwerkplekken, het creeren van voordelen tov de concurrentie en een grotere tevredenheid van de medewerkers. Natuurlijk zal dit voor het ene bedrijf anders zijn dan Vorrink het andere. Mobiel werken kan worden aangeboden met een prijs per gebruiker. Dus investeringen zijn niet nodig.p