Juridische aspecten van Mobile Workforce Management (MWM) richten zich op plaats- en tijdonafhankelijk werk – inclusief bring your own device – en reiken nadrukkelijk verder dan de vraag of mobiele werkplekken aan arbonormen voldoen. In de rechtsverhouding met het mobiel personeel zorgt vooral de juridische normering van het gebruik van ict en de verwerking van bedrijfsinformatie voor een beleidsmatige uitdaging. Informatiebeveiliging, digitaal bewaren en archiveren, softwarelicentiemanagement en nog veel meer. Anders gezegd, de overgang naar mobiel werken vereist strategisch-juridisch beleid, inclusief implementatie en naveling.
Ieder tijdperk kent andere, vernieuwende manieren van werken, maar de afgelopen vijftig jaar hebben deze vooral het licht gezien dankzij de beschikbaarheid van ict. Organisatieadviseur Erik Veldhoen schreef in 1995 geschiedenis met zijn boude adagium dat kantoren niet meer bestaan. Tien jaar later spreekt Bill Gates van ´The New World of Work´, gericht op information workers en gedreven door de introductie van unified communications, collaboration tools en de nieuwste generatie productivity software. Al een aantal jaren hebben we het over ‘het nieuwe werken’, maar de kern is ongewijzigd gebleven: de coördinatie en het management van (tijd- en plaatsonafhankelijk) werk, waarbij samenwerking, kennisuitwisseling en klantgerichtheid centraal staan. Nieuwe manieren van werken worden gefaciliteerd door de vrijwel onbeperkte toepassingen van ict, in toenemende mate op basis van cloud computing. Ondertussen vervaagt de grens tussen werk en privé.
Arbeidsrecht
Het is nog altijd aan de werkgever om voor nieuwe manieren van werken te kiezen, mobiel werken incluis. Vice versa kunnen werknemers in beginsel juridisch niet worden gedwongen afstand te doen van hun primaire werkplek op de zaak en vervolgens werk en privé te vermengen. Het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid heeft in 2011 laten onderzoeken in hoeverre de huidige arbeidswetgeving knellend en beperkend werkt bij het invullen van de nieuwe arbeidsrelatie. Al jaren betogen werkgevers en arbeidsrechtjuristen dat mobiel werken juridisch niet kan plaatsvinden, omdat het arbeidsrecht invoering ervan in de weg staat. En wie dat toch doet, begeeft zich op glad ijs. De hoofdconclusie luidt echter dat er in het arbeidsrecht geen echte beperkingen zijn. Wel is er sprake van aansprakelijkheid en zorgplicht vanuit de werkgever, maar ook het recht van instructie.
Dat wisten we al. Toch is het werken in een café met wifi of op een andere plek dan bij de werkgever of thuis nog gemakkelijker geworden. Het Arbeidsomstandighedenbesluit voor deze vormen van plaats- en tijdonafhankelijk werk is namelijk verlicht. De soepelere eisen golden overigens al bij telethuiswerk van werknemers, maar gelden sinds 1 juli 2012 ook voor het werken op andere plekken buiten de zaak, zoals in een horecagelegenheid of bij een klant. Dit moet leiden tot minder kosten, minder administratieve lasten en minder regels voor werkgevers.
Computerwerk
Pas in de jaren tachtig werd in de Verenigde Staten erkend dat de invoering van op afstand werken met computers, zowel thuis als in telecenters, bijzondere juridische consequenties met zich meebrengt. Om deze reden zagen telecommuting agreements het licht. Daardoor veranderde de rechtspositie van de kenniswerker overigens niet. Een werknemer die deels of volledig mobiel ging werken bleef gewoon in loondienst en werd niet ineens een zzp’er. Dat is nog steeds zo. Mogelijk ligt hierin de oorzaak dat dit soort contracten zich tot aan de dag van vandaag vaak beperken tot een aantal eenvoudige, praktische zaken, zoals de bruikleenovereenkomst voor een computer of de financiering van een thuiswerkplek; soms gecompleteerd met prestatie- en controlemaatregelen.
Deze aanpak was echter vanaf het begin ontoereikend, omdat ze klakkeloos voorbijgaat aan de bijzondere rechtsaspecten van de digitale technologie en bedrijfsinformatie. Licenties voor software, updates, informatiebeveiliging, privacy-issues, juridisch kader van de zakelijke toepassing van e-mail, bewaarverplichtingen en meer.
Web 2.0
Het tijd- en plaatsonafhankelijke kenniswerk met ict is e,r na het ontstaan van het world wide web en vervolgens Web 2.0, nog anders uit gaan zien. Zoals gezegd, kantoren kennen nu geen muren meer, ict ontsluit onbegrensde mogelijkheden, terwijl werk en privé zijn verweven. Allemaal omstandigheden die om nieuwe beleidskaders vragen. Werkgevers willen bedrijfsrisico’s graag beperken of uitsluiten, maar ze waren zich in het verleden onvoldoende bewust van de bijzondere aspecten van werken op afstand. Deze situatie herhaalt c.q. versterkt zich in geval van de moderne arbeidsrelatie waar mobiliteit een typisch kenmerk is..
Wie geen oog heeft voor de nieuwe risico’s – onder meer de verantwoordelijkheid voor de werkplekken en werkomgevingen mobiel en het fysieke en vooral elektronische gedrag van zijn werknemers – komt zichzelf waarschijnlijk tegen. Zo maakt arbeid in de beslotenheid van eigen woning of hotelkamer allerlei afwijkend gedrag mogelijk. Fervente voorstanders van telethuiswerk in de Verenigde Staten plakten begin jaren negentig de bumpersticker ‘Teleworkers Do It Naked’ op hun auto. Wel de camera uitzetten of bij een videoconferentie een badjas aanschieten. De aard van de zaak verandert wanneer mobiele werknemers in dronkenschap of onder invloed van drugs e-mails beantwoorden, bloggen of aan een conferentietelefoongesprek deelnemen.
Hoewel de jongste generaties opgroeien met chat, blijft e-mail als zakelijk communicatiemiddel vooralsnog de killer application. Naast het feit dat interne of externe elektronische communicatie ongewenst als bewijsmiddel in juridische procedures fungeren (en dus openbaar worden), kunnen bedrijfsgeheimen en andere vertrouwelijke informatie in verkeerde handen vallen, onrechtmatige marketingacties worden uitgevoerd en ongewenste verbintenissen worden aangegaan. Een en ander vroeg van de werkgever het opstellen van preventieve maatregelen in samenhang met controle op naleving dat naar Nederlands arbeidsrecht nadrukkelijk toelaatbaar is. Amerikaanse ondernemingen liepen voorop en formuleerden in die periode op grote schaal e-gedragsregels. Geen pornografie op de computer, niet surfen voor privédoeleinden, zorgvuldig en netjes handelen in e-mailcorrespondentie. Typisch Web 1.0 beleid.
Sociale media
De regels uit de vorige eeuw vragen dringend om herziening. Nog niet eerder in de geschiedenis waren de communicatie- en publicatiemogelijkheden zo grootschalig, veelzijdig, laagdrempelig en tijd- en plaatsonafhankelijk als op dit moment. Internet veranderde ingrijpend van karakter: het eenrichtingsverkeer werd dankzij samenwerkingssoftware tweerichtingsverkeer en de grens tussen werk en privé vervaagde in toenemende mate. Vaststellen of werknemers privé bloggen, twitteren en meer, of wellicht namens hun werkgever publiceren of reageren, wordt steeds moeilijker. Bovendien kan zelfs onmiskenbaar privégebruik – publiceren van eigen meningen en privéfoto´s of versturen van persoonlijke tweets – de belangen van de werkgever schaden.
Cloud computing, byod en Whatsapp
De Moblie Workforce wordt in optima forma gefaciliteerd door cloud computing, waardoor ‘information at your fingertips’ immers volledig tijd- en plaatsonafhankelijk mogelijk wordt. De nieuwe leveringswijze – digitale technologie en informatie als dienst via Internet – heeft een afwijkend rechtskader, dat bovendien volop in ontwikkeling is. Contractuele afspraken moeten meer dan ooit taken en verantwoordelijkheden helder maken, rechten bepalen en de bijzondere risico’s van het afnemen van digitale technologie als dienst beperken. Zo maken mobiele werknemers uit eigener beweging gebruik van cloud computing, bijvoorbeeld door de inzet van eigen smartphones en tablets met allerlei apps.
Een van de gevolgen hiervan is dat bedrijfsinformatie zonder toestemming van de werkgever in diensten zoals Dropbox, SkyDrive of iCloud ‘ergens’ wordt opgeslagen. Deze ‘rogue clouds’ vormen onder meer een bedreiging voor de vertrouwelijkheid van bedrijfsinformatie. Ondertussen heeft een Whatsapp-bericht van de Nederland rechter bewijskracht gekregen in een ontslagzaak en blijft de werkgever verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van softwarelicenties; ook van het mobiele personeel.
Gedragsregels per organisatie gewenst
Een op maat ontwikkelde juridische kadering van mobiel werken creëert economische waarde, optimaliseert bedrijfsmiddelen en beheert bedrijfsrisico´s. Dat zijn voor iedere organisatie essentiële voordelen, die het beste worden gerealiseerd door middel van op de arbeidsovereenkomst aanvullende afspraken in de vorm van een arbeidsreglement of gedragcode voor de Mobile Workforce. Deze regels zijn essentieel voor een blijvend succes van nieuwe manieren van werken en vallen binnen de bevoegdheid van de werkgever om voorschriften te stellen aan het gebruik van elektronische bedrijfsmiddelen en bedrijfsinformatie en maatregelen te nemen ter bevordering van de goede orde in de onderneming.
De WFM-gedragsregels staan niet op zichzelf. Verbinding met technologische en informatievoorzieningsaspecten van andere beleidsterreinen is onontkoombaar. Denk aan informatiebeveiliging, technische en organisatorische beveiliging van persoonsgegevens van derden en van eigen personeel, digitaal bewaren en archiveren, en softwarelicentie-management. Geconsolideerd en geïntegreerd strategisch-juridisch beleid voor ict en bedrijfsinformatie per organisatie is onvermijdelijk.
