De manier waarop het Rijk grote ict-projecten beheert is sinds 2008 verbeterd, maar moet nog verder doorontwikkeld worden. De departementale chief information officer (cio), die de verbinding moet leggen tussen beleid en informatiesystemen, heeft de afgelopen jaren een positie verworven op de ministeries, maar functioneert nog niet overal zoals bedoeld. Ook andere instrumenten die helpen bij de beheersing van vaak complexe ict-projecten, zoals ict-haalbaarheidstoetsen en een ict-dashboard, kunnen beter gebruikt worden. Dat schrijft de Algemene Rekenkamer in het rapport ‘Aanpak van ict door het Rijk 2012; lessons learned’.
De Algemene Rekenkamer deed in 2007 en 2008 op verzoek van de Tweede Kamer onderzoek naar het falen van ict-projecten bij de rijksoverheid. Daaruit bleek onder andere dat ict-projecten niet altijd de gewenste resultaten opleveren, langer duren dan gepland en meer kosten dan begroot. Sindsdien heeft het Rijk verschillende instrumenten ingezet om hier verbetering in te brengen. In het rapport dat op 28 maart 2013 verschijnt bekijkt de Algemene Rekenkamer wat de huidige stand van zaken is. Bij de Rijksoverheid liepen eind 2011 49 grote en risicovolle ict-projecten die samen 2,4 miljard euro kosten.
Cio
Alle ministeries beschikken sinds enkele jaren over een cio die een schakelfunctie moet vervullen tussen de leiding van het departement en de informatievoorziening. Een cio is een functionaris op het strategische niveau van een organisatie die de schakel is tussen de organisatie en de informatievoorziening. De cio is ook degene die informatiemanagement op de bestuurlijke agenda kan krijgen. De cio is als het ware de souffleur van de leiding van een organisatie, en zit bij die leiding ‘aan tafel’ als het gaat om organisatievraagstukken in relatie tot de informatievoorziening, meende de Algemene Rekenkamer al in het rapport ‘Lessen uit ict-projecten bij de overheid; Deel B’ uit 2008.
Feitelijk richten de cio’s zich echter vooral op de bedrijfsvoering, zoals de zorg voor de ict-infrastructuur. Een voorbeeld daarbij is de ontwikkeling van één type Rijkswerkplek voor alle ambtenaren. Daardoor kan het gebeuren dat vraagstukken over de informatievoorziening op de beleidsterreinen nog altijd onvoldoende aandacht krijgen.
Volgens de Algemene Rekenkamer zouden cio’s meer prioriteit moeten geven aan de informatievoorziening ten behoeve van het beleidsveld en op alle departementen een plaats moeten hebben in de bestuursraad van het departement. Vanuit zo’n positie in de ambtelijke top kan de cio tijdig advies geven en meebeslissen over de ict-component van beleidsvraagstukken.
Gateway Review
De Gateway Review is een kwaliteitstoets om ict-projecten op cruciale beslissingsmomenten door te lichten. Hierbij worden ook deskundigen van buiten het project betrokken. Een Gateway Review kan bijvoorbeeld leiden tot het stoppen van een project, wanneer uit de review blijkt dat het gewenste resultaat niet haalbaar is. Uit het onderzoek van de Algemene Rekenkamer blijkt dat het instrument van de Gateway Review steeds meer gebruikt wordt en dat de ervaringen van gebruikers positief zijn.
Tegelijkertijd constateert de Algemene Rekenkamer dat andere instrumenten, zoals projectportfoliomanagement, ict-haalbaarheidstoetsen, business cases en het ict-dashboard, weliswaar regulier worden toegepast, maar nog niet volwassen zijn. De Algemene Rekenkamer beveelt daarom aan dat het ict-dashboard een compleet beeld van de kosten en de baten over de hele levensduur van een project zou moeten bevatten. Dan is het met de informatie uit het ict-dashboard mogelijk om de business case van ict-projecten en de ontwikkeling daarin te beoordelen.
Jammer
De minister van Wonen en Rijksdienst deelt veel conclusies van het onderzoek. De Algemene Rekenkamer noemt het in haar nawoord ‘jammer’ dat de minister de aanbeveling om de cio lid te maken van de bestuursraad niet overneemt. De Algemene Rekenkamer wijst in dat kader op de mogelijkheden die ict biedt om een continue en open informatievoorziening te realiseren tussen de verschillende onderdelen van de rijksoverheid, maar ook tussen rijksoverheid en decentrale overheden en rijksoverheid en Tweede Kamer. Die informatievoorziening is cruciaal om sturing op de uitvoering van beleid en de verantwoording daarover met gebruikmaking van nieuwe technieken mogelijk te maken.
De titel: Rijk pakt ICT-projecten beter aan,
wordt niet onderbouw door de tekst die volgt. Er wordt allen aangegeven dat er wat gebeurt, sterker nog: ook uit het artikel: “weliswaar regulier worden toegepast, maar nog niet volwassen zijn” geeft aan dat het nog niet goed zit…., hoe zo pakt beter aan…..
Ik verbaas me wel dat er rond de deelname aan verbeterinitiatieven zoals het ICT dashboard sprake is van deelname op basis van vrijwilligheid. Wat ik daar zie is slechts een fractie van het aantal grote ICT investeringsprojecten binnen de Rijksoverheid. De constatering van de Algemene Rekenkamer dat een aantal middelen beter benut zouden kunnen worden is op zich juist, maar wie gaat daar vervolgens werkelijk iets mee doen? De Rijks CIO kan dat nu niet afdwingen, de departementale CIO’s zijn kennelijk nog niet bij machte. Ik ben erg geïnteresseerd in de acties die uit het rapport gaan voortvloeien en hoe die gaan uitpakken.
@Martin,
ik ben het met je eens, het is te vrijblijvend. Deels zal dat komen door lokale beheer(s)belangen, wellicht ook te weinig kennisdeling. Blijft als je het gehele verhaal leest dat de titel een positivistische inslag heeft. Wanneer je bijvoorbeeld van een 2 naar een 3 op je schoolrapport gaat, gaat het ook beter, maar ja lang niet voldoende o.i.d. en daar draait het toch om. Die maat maakt het rapport niet duidelijk.
@Maarten: Het is natuurlijk op zich goed nieuws dat er verbeteringen zijn, maar inderdaad, wat is de schaal? En hoe zou die tot stand moeten komen? Zeker binnen de Rijksoverheid zijn it-projecten beladen met een zware last van politieke besluitvorming. Zowel departementaal als landelijk worden regelmatig beslissingen genomen die van grote invloed zijn op (lopende) ict-projecten. Als cio zou ik niet zitten springen om mijn project in het rood te zien op een publiek dashboard en zeker niet als die in het rood is gekomen door oorzaken waar ik geen invloed kan uitoefenen. Als er een schaal van 0-10 komt moet dit ‘politieke’ aspect worden meegenomen om een reëel vergelijk mogelijk te maken voor de ict-prestaties.
Ik lees hier alleen over hoe een ict-traject loopt! Wat ik in dit artikel mis is het onderzoek naar de aanpak rondom ‘aanbesteding’ van de ict-projecten bij het rijk! Veel zaken gaan al vroeg in deze fase fout. Een valse start, verkeerde werkwijze (aanbestedingstraject) om tot een leverancier te komen en nog veel andere onderwerpen zijn de zaken die zeker invloed hebben op de verdere verloop van een ict-traject bij het rijk. Begin maar daar aan en probeer eerst veel zaken in die fase waar te borgen.
@Reza
Ik ben het met je eens, aanbesteden is 1, maar wie doet er mee voor de overheid, welk deeltje, deel, hoe vrijblijvend of verplichtend is een deelname, waar kan de gelukkige op rekenen aan afname… Zo zijn er nog wel wat issues inderdaad.
Maar inderdaad, de crux zit bij het begin en niet op het eind, maar helaas niet alleen bij de overheid…
Net als bij aannemer overgaan op ‘no cure no pay’ en vast bedrag vooraf afspreken met in het contract uiteraard ook opgenomen ‘gratis oplossen’ als naderhand iets niet goed blijkt te werken/onveilig is e.d.
Beter, ja veel beter zelfs, maar nog steeds wordt er 50 procent over de balk gegooid door slecht beheer, slechte projectleiding en verkeerde afspraken.
@Van Ingen, ja, helemaal eens. Zoveel mogelijk analoog organiseren met woning-, kantoor- en bedrijfsruimte-bouw. Dus vergunning aanvragen op ict-technische aspecten bij een onafhankelijke instantie bij investeringsaanvragen (en achteraf de realisatie controleren en goedkeuren). Aannemers/architecten/fabrikanten gelegenheid geven hun technologie te laten certificeren zodat correcte toepassing daarvan goedkoper leidt tot goedkeuring (echter, zonder dat nieuwe of ad-hoc oplossingen automatisch tot afkeuring leiden, maar in dat geval getoetst worden op het achterliggend belang van de certificatie-eisen).
Dus – voor alles – criteria aanleggen voor certificatie/goedkeuring op basis van een eerder geformuleerde verzameling doelstellingen.
Op 25 maart werd het ICT Safe voor de CIO’s van de Overheid gehouden. Via Twitter werden berichten werd de buitenwereld op de hoogte gehouden. Ik heb vervolgens de volgende reactie geschreven:
-begin-
CIO Café: verslag via Twitter geeft fundamentele problemen in Overheidsprojecten weer – vooral veroorzaakt door de CIO’s zelf!
Vandaag werd blijkbaar een CIO Café georganiseerd, vooral voor CIO’s van de overheid. Via Twitter werd hiervan verslag gedaan. Hoewel niet onverwacht – de praktijk bij de Overheid is mij wel bekend – viel mij toch weer een aantal zaken op. Zoals bijvoorbeeld dat de Overheid zich niet aan hun eigen standaarden houdt,
Neem nu deze tweet:
“@jwboissevain: Onderzoek wijst uit dat 64% van gevraagde functionaliteit van IT-systemen nooit wordt gebruikt. #CIOCafe”
De gevraagde functionaliteit is toch onderhevig aan een kosten/baten analyse? Of liever: een Business Case? Dan worden toch vragen gesteld als: waarom is dit nodig? En: wat levert dit op?
Deze tweet toont aan dat dit onvoldoende gebeurt. Men kan blijkbaar alles vragen zonder consequenties en verliest daardoor focus aan het beoogde resultaat, zoals deze tweet aantoont:
“@jwboissevain: Wijze les aan opdrachtgevers IT-projecten: “Als je alles vraagt, krijg je niets.” #CIOCafe”
Bovenstaande punten zijn verklaarbaar door deze tweet:
“@jwboissevain: Advies aan een ambtenaar: “Laat ook eens een IT-systeem voor eigen rekening ontwikkelen, dan word je een stuk voorzichtiger.” #CIOCafe”
Mijn reactie is: waarom doe je dat dan niet?!
Blijkbaar is de ontwikkeling van IT-systemen voor de rekening van de CIO. De gebruiker merkt daardoor niets van de financiële gevolgen.
Toen ik als consultant bij een Europese instelling de vraag kreeg hoe de kosten van ICT konden worden beperkt, was mijn antwoord: haal het budget voor IT-projecten weg bij de CIO en leg het neer bij de klant van die projecten. Alleen zo zullen weloverwogen beslissingen over bestedingen en opbrengsten worden gemaakt.
Bovenstaande tweets tonen fundamentele problemen aan. IT-projecten falen omdat ze IT-projecten zijn. De focus komt te liggen op de techniek en de focus ligt niet op de toegevoegde waarde.
Juist de Overheid zou beter moeten weten. Men heeft daar veel geld geïnvesteerd in opleidingen en de invoering van een aanpak waarop ik mijn bovenstaande commentaren baseer: PRINCE2. Maar helaas heeft de aanpak slechts in naam, niet in daden ingevoerd. De principes worden niet gevolgd. Zie: http://www.viergever.info/nl/prince2principle.aspx
Ook blijkt dat CIO’s hun eigen rol in projecten niet goed invullen. Het is niet logisch om een interne leverancier een budget voor projecten toe te kennen. Ook daarmee wordt de eigen methode niet gevolgd. Zie: http://www.viergever.info/nl/prince2lev.aspx
-eind-
Daarnaast een aanvulling op het bovenstaande artikel: de Gateway Reviews zijn meer dan beoordelingsmechanismen voor ICT projecten. Sterker nog: wanneer goed uitgevoerd (en door de juiste personen: dus niet door CIO’s of andere ICT-ers) zou een Gateway Review onmiddellijk moeten aanslaan op een “ICT project” om de redenen die ik hierboven al heb beschreven.