Ik heb het zelf weer aan den lijve ondervonden. Verhuizen is geen prettige aangelegenheid. Het levert veel stress op, vreet energie en kost vaak meer geld dan van te voren ingecalculeerd. Hoewel ik refereer aan een verhuizing in de privésfeer zijn er toch meer gelijkenissen met een ICT- verhuizing dan je vooraf misschien denkt. Onderstaand enkele tips die kunnen bijdragen aan het succes van een verhuizing. Onderwerp van de verhuizing is een storage omgeving, inclusief de bijbehorende servers en applicaties van een middelgrote organisatie.
Zonder een heldere scope is een verhuizing gedoemd te mislukken. Het moet vooraf goed duidelijk zijn wie, wat, waar, waarom, wanneer en hoe? Inventarisatie is de eerster stap. Wat moet er allemaal verhuisd worden? Waar staat het en wie is er verantwoordelijk voor? Dat zijn vragen die vooraf beantwoord moeten worden. Dit proces wordt vaak nog handmatig uitgevoerd. Op zich niets mis mee. Maar bij grote omgevingen ondoenlijk en tijdrovend. Ook is bij een handmatige inventarisatie de kans op het maken van fouten groter. Dus probeer hier slim mee om te gaan en maak gebruik van tooling en CMDB’s ( mits up to date ).
Hier gaat het echter meestal fout. Er is vaak wel netjes geïnventariseerd wie, wat, waar en wanneer, maar de onderlinge relaties en afhankelijkheden zijn nog wel eens onduidelijk. Levensgevaarlijk natuurlijk. Want hoe kun je iets verhuizen als je niet weet wie en wat er allemaal bij elkaar hoort?
Het is daarom van groot belang om de onderlinge relatie en afhankelijkheden vooraf in kaart te brengen. Welke processen maken gebruik van de bedrijfskritische applicatie? Hoe zijn deze opgebouwd? Wat zijn de afhankelijkheden? Wat is hier voor benodigd? Welke servers en services maken hier gebruik van? Zo kan ik nog wel tig vragen bedenken. Breng deze relaties en afhankelijkheden goed in kaart. Definieer ‘move-groups’ of ‘workloads’. Je ontkomt er gewoon niet aan en je kunt geen zaken los en apart migreren.
Planning en kosten
Zodra de scope en afhankelijkheden geïnventariseerd en vastgesteld zijn kun je beginnen met het opstellen van de planning en het daarbij horende kostenplaatje. Wees niet te ambitieus en plan niet te strak. Hier zie ik het tijdens verhuizingen nog wel eens mis gaan. Natuurlijk snapt iedereen dat je de verhuizing zo snel mogelijk achter de rug wilt hebben maar dit moet niet ten koste gaan van alles. Een te strakke planning levert uiteindelijk alleen maar veel stress, discussie en frustratie op.
Definieer vooraf per fase de kosten. Vergeet hier niet mogelijke aanpassingen op het gebied van hardware, software, netwerk en mensen in op te nemen. En blijf dit dagelijks bewaken. Uit ervaring blijkt dat een verhuizing vaak meer kosten met zich mee brengt dan vooraf verwacht. Laat dit kostenplaatje daarom altijd door een ervaren verhuizer dubbelchecken.
Infrastructuurproblemen
Ook een heikel punt zijn de infrastructuurproblemen. Apparatuur die al een aantal jaar onafgebroken staat te draaien kan soms moeilijk worden aan- en uitgezet. Ook is deze apparatuur over het algemeen wat kwetsbaarder. Het is daarom zaak om voorafgaand aan de verhuizing een goede back-up van de data te hebben. Definieer ook een fail/roll-back scenario. Alleen met een goede back-up ben je er nog niet. Het aanwezig hebben van spare en swing apparatuur is ook cruciaal. Alles wat draait kan een keer stuk gaan dus het is geen overbodige luxe om wat op de plank te hebben liggen of stand-by te hebben staan.
Netwerkverbindingen en andere problematiek
Het fysiek verhuizen van ict-omgevingen heeft nogal wat impact op de netwerkinfrastructuur. Denk hierbij aan netwerk- en internetverbindingen en connectiviteit, DNS, ip,wan, vpn’s en dergelijke. Tijdens de inventarisatiefase moet dit ook goed in kaart gebracht worden. Helaas wordt dit nog wel eens vergeten. Met alle gevolgen van dien.
Bij een verhuizing komt het geregeld voor dat er ook zaken gemigreerd dienen te worden. Dit maakt het vaak nog complexer. Dus probeer het aantal migraties te beperken. Vaak ontkom je er niet aan omdat apparatuur fysiek vervangen dient te worden. Mijn ervaring is dat je beter vooraf aan de verhuizing kan migreren dan tijdens..
Kennis, ervaring en documentatie
Zorg dat er voldoende kennis en ervaring op het gebied van verhuizingen aanwezig is. Is dit nieuw voor de organisatie huur dit dan in. Want verhuizen is en blijft een vak apart. En al doende leert men. Dergelijke kennis kan worden ingehuurd bij ict-partijen (intergrators ) die hier in gespecialiseerd zijn.
Verhuizen is de ultieme manier van het testen van je documentatie. Mijn ervaring is dat de kwaliteit en actualiteit van de documentatie nog wel eens te wensen over laat. En veel kennis nog bij de mensen zelf aanwezig is en niet op papier staat. Hoe voorkom je dit? Definieer een aantal testen. Welke functionaliteiten moeten het doen? Wat zijn onze eisen op basis van performance? Hoe zet ik data terug? En documenteer deze testen vooraf kort en bondig. Te veel informatie zorgt nu eenmaal voor verwarring. Goede en bijgewerkte documentatie is cruciaal bij een verhuizing. Niet alleen vooraf maar ook achteraf. Documenteer ook goed waarom er bepaalde beslissingen gemaakt zijn.
Testen- Fallback scenario
Na iedere stap in je verhuisplan dient er getest te worden. Is alle functionaliteit nog aanwezig? Werkt dit hetzelfde als voor de verhuizing? Dit zijn de twee belangrijkste vragen die je je als projectteam dient af te vragen. Het is daarom zaak om vooraf een goed, duidelijk en functioneel testplan op te stellen. Ook is het van cruciaal belang een fall-back plan/scenario hier in op te nemen. Ervaring leert dat het bij verhuizingen nog wel anders loopt dan als vooraf verwacht. Vaak zie je dan dat er keihard gewerkt wordt om het alsnog voor elkaar te krijgen. Belangrijk daarin is om goed de energie, tijd en kosten van deze inspanning in beeld te houden. En dit wordt juist dan nog wel eens vergeten. Natuurlijk is het van belang om het weer aan de praat te krijgen maar niet tegen alle kosten. Soms is het gemakkelijker en effectiever om gebruik te maken van het fall-back-scenario.
Verhuizen blijft zoals ik al eerder aangaf, een vak apart. Ik ben daarom erg benieuwd naar jullie ervaringen, tips en trucs op het gebied van verhuizen.
Als we de inrichting voor een compleet kantoor moeten verhuizen, doen we dat niet zelf, maar laten we er een gespecialiseerd bedrijf voor komen
Ook voor particulieren bestaat de mogelijkheid om je hele verhuizing uit te besteden.
Waarom zou je dat niet doen voor je ICT?
Ik heb meerdere verhuizingen van mainframe omgevingen gedaan in het verleden. Als datacentrum hadden we een team welke zich daar mee bezig hield. Al doende leert men, en met de ervaring van dit team zijn de verhuizingen die ik heb mee mogen maken eigenlijk heel soepel verlopen. Eén van de grootste uitdagingen was meestal de logistiek, zeker als je een vrachtwagen met tapes en/of hardware in een weekend door Duitsland of Frankrijk wil laten rijden.
Privé verhuizingen doe je doorgaans te weinig om er geroutineerd in te geraken. Hetzelfde geldt voor verhuizen van bedrijven inclusief infrastructuur. Wellicht een gat in de markt?
Maar … deels off topic: het valt me op dat ik nog geen cloud-fanaten heb zien reageren. Immers, als je alles in de cloud host, kun je toch zorgenloos verhuizen?
@PaVaKe:
Mooie opmerking over cloud! Houd ik mijn mond erover dan begin jij 🙂
Er zijn mensen die alle artikelen op deze site aan (de voordelen van)cloud knopen. Ben benieuwd of dat ze ook gaan doen voor de verhuizing!
Ruud,
Helemaal mee eens en zeker het gedeelte van documentatie.
Zelf heb ik veel bedrijven begeleid met verhuizen van hun SAN en alleen al de basis vraag hoe log je in met welk ip en welk wachtwoord krijg je als antwoord: ja dat weten we niet we komen er nooit op, dit was altijd de taak van Jan maar deze is al een tijdje weg bij ons.
Maak zeker voordat je gaat verhuizen altijd je documentatie up to date en kijk fysiek ook of het klopt en eigenlijk niet alleen bij een verhuizing, van tijd tot tijd bijhouden is een must.
@ Pavake,
Verhuizen in of naar de Cloud levert in mijn ogen bijna dezelfde uitdagingen. Maar dat raken we weer aardig off topic.
@ Frank,
Bedankt voor je reactie. De voorbeelden die je aanhaalt zijn pijnlijk en herkenbaar. Zeker de menselijke factor in het geheel wordt nog wel eens vergeten. Cruciale zaken zijn vaak niet (goed) gedocumenteerd. En zoals je al aangeeft is het up to date houden van kennis en documentatie cruciaal.
Reza geeft in zijn eerste reactie aan waarom verhuizingen in de cloud een uitdaging is (punt 2). Maar je hebt ook varianten van on-premise naar de cloud, of terug. Maar dit zijn in feite migratie trajecten. En vallen niet zozeer onder een verhuizing, maar een onderdeel van een exit strategie.
Een groot verschil van het verhuizen van IT en van je huis vind ik dat een verhuizer wel verstand heeft van verhuizen en jijzelf vaak (als bedrijf) niet.
Het verhuizen van IT is echter moeilijker uit te besteden anders dan het fysieke vervoer.
Maar wat betreft het “cloud” inkoppertje, ik hield wijselijk mijn mond 🙂
Cloud. mmm, daar wordt dus te weinig over gezegd 🙂
Verhuizen naar de Cloud is niet veel anders dan verhuizen tussen eigen DC’s of DC’s van klassieke hosters of outsourcers.
Wat wel anders is dat je niet je volledige IT ecosysteem zult verhuizen naar 1 enkele cloud. Je wilt cloud op maat toepassen en brengt je systemen dus onder in de omgeving die het best past.
De hybride omgeving die je zo creeerd geeft, ook rond verhuizingen, zijn eigen uitdagingen. Eerst moet je helder krijgen wat je waar heen wilt brengen, je moet inregelen dat systemen waar nodig nog steeds met elkaar kunnen communiceren en je moet je spullen zo in de cloud plaatsen dat je het er ook weer uit kunt halen.
ok…, misschien wel een leuk onderwerp om ook eens een stukkie over te schrijven.
Ruud,
Als gebruikelijk weer een goed artikel,allemaal bruikbare tips en met de extra tips van Reza een compleet verhaal.
En nog een kleine tip, doe de verhuizing in een weekend of in ieder geval op een tijdstip dat je rek hebt om de boel weer op te krijgen. Niet nadat je je hebt voorbereid natuurlijk zodat je weet wat je kunt verwachten. Verhuizen van bestaande applicaties/functionaliteit naar een externe cloud lijkt me een project apart en in het geheel niet triviaal. Buiten de vraag of je dat wil.
@ Boris,
Goede toevoeging. Op dat punt gaat het nog te vaak fout.
@ Guido/Henri,
Ik denk dat de Move to/from the Cloud discussie genoeg discussie oplevert om in een vervolg artikel verder op in te haken.
@ Arthur,
Goede toevoeging. Een green field opbouwen naast je bestaande omgeving heeft veel voordelen. Echter kost dit meer tijd en vaak is de tijdsdruk tijdens verhuizingen/migraties hoog. Maar nogmaals absoluut een zeer bruikbare tip.
@ Ron,
Thnx voor je positieve feedback.
@ Wim,
Timing is cruciaal en het verhuizen van bedrijfskritische zaken gebeurt zoals je al aangeeft vaak in het weekend. Echter zijn er ook genoeg organisaties die ook in het weekend open zijn. Dus het maintenance/move window wordt tegenwoordig steeds beperkter.