Ik heb het zelf weer aan den lijve ondervonden. Verhuizen is geen prettige aangelegenheid. Het levert veel stress op, vreet energie en kost vaak meer geld dan van te voren ingecalculeerd. Hoewel ik refereer aan een verhuizing in de privésfeer zijn er toch meer gelijkenissen met een ICT- verhuizing dan je vooraf misschien denkt. Onderstaand enkele tips die kunnen bijdragen aan het succes van een verhuizing. Onderwerp van de verhuizing is een storage omgeving, inclusief de bijbehorende servers en applicaties van een middelgrote organisatie.
Zonder een heldere scope is een verhuizing gedoemd te mislukken. Het moet vooraf goed duidelijk zijn wie, wat, waar, waarom, wanneer en hoe? Inventarisatie is de eerster stap. Wat moet er allemaal verhuisd worden? Waar staat het en wie is er verantwoordelijk voor? Dat zijn vragen die vooraf beantwoord moeten worden. Dit proces wordt vaak nog handmatig uitgevoerd. Op zich niets mis mee. Maar bij grote omgevingen ondoenlijk en tijdrovend. Ook is bij een handmatige inventarisatie de kans op het maken van fouten groter. Dus probeer hier slim mee om te gaan en maak gebruik van tooling en CMDB’s ( mits up to date ).
Hier gaat het echter meestal fout. Er is vaak wel netjes geïnventariseerd wie, wat, waar en wanneer, maar de onderlinge relaties en afhankelijkheden zijn nog wel eens onduidelijk. Levensgevaarlijk natuurlijk. Want hoe kun je iets verhuizen als je niet weet wie en wat er allemaal bij elkaar hoort?
Het is daarom van groot belang om de onderlinge relatie en afhankelijkheden vooraf in kaart te brengen. Welke processen maken gebruik van de bedrijfskritische applicatie? Hoe zijn deze opgebouwd? Wat zijn de afhankelijkheden? Wat is hier voor benodigd? Welke servers en services maken hier gebruik van? Zo kan ik nog wel tig vragen bedenken. Breng deze relaties en afhankelijkheden goed in kaart. Definieer ‘move-groups’ of ‘workloads’. Je ontkomt er gewoon niet aan en je kunt geen zaken los en apart migreren.
Planning en kosten
Zodra de scope en afhankelijkheden geïnventariseerd en vastgesteld zijn kun je beginnen met het opstellen van de planning en het daarbij horende kostenplaatje. Wees niet te ambitieus en plan niet te strak. Hier zie ik het tijdens verhuizingen nog wel eens mis gaan. Natuurlijk snapt iedereen dat je de verhuizing zo snel mogelijk achter de rug wilt hebben maar dit moet niet ten koste gaan van alles. Een te strakke planning levert uiteindelijk alleen maar veel stress, discussie en frustratie op.
Definieer vooraf per fase de kosten. Vergeet hier niet mogelijke aanpassingen op het gebied van hardware, software, netwerk en mensen in op te nemen. En blijf dit dagelijks bewaken. Uit ervaring blijkt dat een verhuizing vaak meer kosten met zich mee brengt dan vooraf verwacht. Laat dit kostenplaatje daarom altijd door een ervaren verhuizer dubbelchecken.
Infrastructuurproblemen
Ook een heikel punt zijn de infrastructuurproblemen. Apparatuur die al een aantal jaar onafgebroken staat te draaien kan soms moeilijk worden aan- en uitgezet. Ook is deze apparatuur over het algemeen wat kwetsbaarder. Het is daarom zaak om voorafgaand aan de verhuizing een goede back-up van de data te hebben. Definieer ook een fail/roll-back scenario. Alleen met een goede back-up ben je er nog niet. Het aanwezig hebben van spare en swing apparatuur is ook cruciaal. Alles wat draait kan een keer stuk gaan dus het is geen overbodige luxe om wat op de plank te hebben liggen of stand-by te hebben staan.
Netwerkverbindingen en andere problematiek
Het fysiek verhuizen van ict-omgevingen heeft nogal wat impact op de netwerkinfrastructuur. Denk hierbij aan netwerk- en internetverbindingen en connectiviteit, DNS, ip,wan, vpn’s en dergelijke. Tijdens de inventarisatiefase moet dit ook goed in kaart gebracht worden. Helaas wordt dit nog wel eens vergeten. Met alle gevolgen van dien.
Bij een verhuizing komt het geregeld voor dat er ook zaken gemigreerd dienen te worden. Dit maakt het vaak nog complexer. Dus probeer het aantal migraties te beperken. Vaak ontkom je er niet aan omdat apparatuur fysiek vervangen dient te worden. Mijn ervaring is dat je beter vooraf aan de verhuizing kan migreren dan tijdens..
Kennis, ervaring en documentatie
Zorg dat er voldoende kennis en ervaring op het gebied van verhuizingen aanwezig is. Is dit nieuw voor de organisatie huur dit dan in. Want verhuizen is en blijft een vak apart. En al doende leert men. Dergelijke kennis kan worden ingehuurd bij ict-partijen (intergrators ) die hier in gespecialiseerd zijn.
Verhuizen is de ultieme manier van het testen van je documentatie. Mijn ervaring is dat de kwaliteit en actualiteit van de documentatie nog wel eens te wensen over laat. En veel kennis nog bij de mensen zelf aanwezig is en niet op papier staat. Hoe voorkom je dit? Definieer een aantal testen. Welke functionaliteiten moeten het doen? Wat zijn onze eisen op basis van performance? Hoe zet ik data terug? En documenteer deze testen vooraf kort en bondig. Te veel informatie zorgt nu eenmaal voor verwarring. Goede en bijgewerkte documentatie is cruciaal bij een verhuizing. Niet alleen vooraf maar ook achteraf. Documenteer ook goed waarom er bepaalde beslissingen gemaakt zijn.
Testen- Fallback scenario
Na iedere stap in je verhuisplan dient er getest te worden. Is alle functionaliteit nog aanwezig? Werkt dit hetzelfde als voor de verhuizing? Dit zijn de twee belangrijkste vragen die je je als projectteam dient af te vragen. Het is daarom zaak om vooraf een goed, duidelijk en functioneel testplan op te stellen. Ook is het van cruciaal belang een fall-back plan/scenario hier in op te nemen. Ervaring leert dat het bij verhuizingen nog wel anders loopt dan als vooraf verwacht. Vaak zie je dan dat er keihard gewerkt wordt om het alsnog voor elkaar te krijgen. Belangrijk daarin is om goed de energie, tijd en kosten van deze inspanning in beeld te houden. En dit wordt juist dan nog wel eens vergeten. Natuurlijk is het van belang om het weer aan de praat te krijgen maar niet tegen alle kosten. Soms is het gemakkelijker en effectiever om gebruik te maken van het fall-back-scenario.
Verhuizen blijft zoals ik al eerder aangaf, een vak apart. Ik ben daarom erg benieuwd naar jullie ervaringen, tips en trucs op het gebied van verhuizen.
@Ruud,
zoals gebruikelijk van je een goed en helder verhaal.
Maar netwerktechnsich zijn verhuizingen, wanneer alles op een cleane manier op basis van IP is ingericht relatief veel makkelijker dan ” vroeger”, toe er nog “dedicated” netwerken waren. Blijft onverlet dat effectief verhuizen je niet uit een boekje (oeps wat schrijf ik nu toch) leert en dat daar inderdaad veel kennis en ervaring voor nodig is.
Ruud,
De benoemde zaken zijn terecht en zeker al bekend bij een projectleider die een beetje kennis heeft met transitietrajecten.
Misschien twee aanvulling en aandachtspunten:
1- Je kunt beter eerst je huidige omgeving opruimen, consolideren en daar waar het mogelijk is moderniseren. Hoe minder objecten, hoe minder verwevenheden en relaties, hoe minder ouderdom binnen je omgeving hoe veiliger je transitie.
2- Het wordt een uitdaging als je de zaak van een leverancier naar andere gaat overbrengen. Je komt waarschijnlijk in een tussenfase terecht waarin je een deel van je spullen in het nieuwe en andere deel nog in het oude datacenter hebt staan, dit terwijl de business van de klant door moet gaan. De leverancier waar je van afscheid neemt voelt zich niet meer verantwoordelijk voor de klant die weggaat. Hij stelt zijn resources niet makkelijk beschikbaar om deze transitie snel af te ronden want zijn trouwe klanten zijn belangrijker voor hem dan een overloper. Besteedt veel tijd en aandacht aan je huidige leverancier en probeer hem ergens tegemoet te komen.
Maarten,
Thanks voor je toevoeging. Ik deel je mening dat het vroeger netwerktechnisch gezien wat uitdagender was. Toch is het nu nog steeds belangrijk om je huiswerk vooraf goed te doen en de afhankelijkheden goed in kaart te brengen.
Nog te vaak worden IP omnummeringen, DNS aanpassingen en allerei andere zaken vergeten. Ook zie ik nog wel eens dat er te weinig geld wordt uitgegeven aan degelijke verbindingen ( lees bandbreedte ) met alle gevolgen van dien. Je moet er niet aan denken dat je tijdens een data migratie beperkte bandbreedte tot je beschikking hebt. Maar daar heb ik al eerder wat over geroepen in een artikel ( Bandbreedte is nog steeds een ondergeschoven kindje ).
En ik ben heel benieuwd naar je boek. Dus ik hou me aanbevolen 🙂
@ Reza,
Helemaal eens en bedankt voor je reactie. Helaas heeft niet iedere projectleider de ervaring en kennis/kunde om hier vooraf goed over na te denken. Je verhuist namelijk niet ieder jaar. Tenminste laten we hopen van niet. Ik weet wel 1 ding. Ik doe het zelf nooit meer. Prive gezien dan 🙂
1. Eens. Probeer alle kinderziektes vooraf te adresseren en waarbij mogelijk op te lossen. Doe je dit niet dan levert dit tijdens de verhuizing cq. migratie alleen maar problemen en vertragingen op.
2. Zeer herkenbaar in Cloud of Hosting scenario’s. Afscheid nemen doet nu eenmaal pijn en niet iedereen gaat daar even proffesioneel mee om.
Ruud,
Leuk stukje.
Mijn ervaring is dat het definieren van zo’n move-group een lastige, maar crusiale rol is bij het verhuizen van een grote organisatie. Het lastige is vaak dat alles aan alles hangt en er weinig splitsing te maken valt.
In de projecten die ik heb meegemaakt ging dit pas werken als de business werd betrokken en de verhuizing gedaan werd in business ketens. Op deze manier werd het risico duidelijk in kaart gebracht en konden de acceptatietesten ook op de juiste manier worden uitgevoerd
Maarten,
Kleine toevoeging nog. IP is nu gemakkelijker te verhuizen. Maar SAN verhuizingen leveren nog wel eens wat onvoorziene uitdagingen op.
Netwerk is natuurlijk meer dan IP.
Goed artikel Ruud en goede aanvulling van Reza. Vooraf puin ruimen, migraties doen en waar nodig consolideren, bespaart tijd en ruimte.
Soms wordt geconstateerd dat een server vervangen moet worden. Juist dan is de verhuizing ideaal. De nieuwe omgeving kan op het nieuwe adres geinstalleerd worden, met alle bestaande applicaties erop kan er rustig getest worden of alles werkt. Is alle ok, dan kan de oude machine op het oude adres achter blijven of ergens anders ingezet worden als backup/uitwijk systeem.
Hi Ruud,
Net als thuis je kunt zelf een busje huren en je vrienden of familie inschakelen. Ja, het is goedkoper dan een verhuizer inhuren maar meestal niet verstandiger. Een verhuizing zelf doen zal niet de eerste vriendschap kosten. Dus wees na je studententijd verstandig en laat je verhuizen door een verhuisbedrijf.
Goed advies van je dus om kennis en ervaring in te huren bij je leverancier of bij gespecialiseerde bedrijven. Alleen al het fysiek verplaatsen van de apparatuur is een vak apart laat staan de rest. Als je je leverancier in de arm neemt heeft deze meestal ook handige tools of tijdelijke systemen beschikbaar om de verhuizing soepel te laten verlopen.
Remko
@ Remco,
Bedankt voor je reactie. Je maakt meestal de fout van het zelf verhuizen maar 1x.
Je toevoeging van tijdelijke systemen is een zeer bruikbare. Servers, switches, disken gaan nog wel eens stuk dus wat extra spare/swing capacity is geen overbodige luxe. Zeker omdat de MTBF van hardware aanzienlijk afneemt tijdens verhuizingen.
@ Ruud,
zeker er is nog werk te doen, maar wat dacht je er van om een dedicated netwerk te verhuizen…. dan snak je naar een IP omgeving, ook al is die nog zo beroerd geconfigureerd. 🙂