Verhuizen van ICT levert vaak hoofdpijn op

Ik heb het zelf weer aan den lijve ondervonden. Verhuizen is geen prettige aangelegenheid. Het levert veel stress op, vreet energie en kost vaak meer geld dan van te voren ingecalculeerd. Hoewel ik refereer aan een verhuizing in de privésfeer zijn er toch meer gelijkenissen met een ICT- verhuizing dan je vooraf misschien denkt. Onderstaand enkele tips die kunnen bijdragen aan het succes van een verhuizing. Onderwerp van de verhuizing is een storage omgeving, inclusief de bijbehorende servers en applicaties van een middelgrote organisatie.

Zonder een heldere scope is een verhuizing gedoemd te mislukken. Het moet vooraf goed duidelijk zijn wie, wat, waar, waarom, wanneer en hoe? Inventarisatie is de eerster stap. Wat moet er allemaal verhuisd worden? Waar staat het en wie is er verantwoordelijk voor?  Dat zijn vragen die vooraf beantwoord moeten worden. Dit proces wordt vaak nog handmatig uitgevoerd. Op zich niets mis mee. Maar bij grote omgevingen ondoenlijk en tijdrovend. Ook is bij een handmatige inventarisatie de kans op het maken van fouten groter. Dus probeer hier slim mee om te gaan en maak gebruik van tooling en CMDB’s ( mits up to date ).

Hier gaat het echter meestal fout. Er is vaak wel netjes geïnventariseerd wie, wat, waar en wanneer, maar de onderlinge relaties en afhankelijkheden zijn nog wel eens onduidelijk.  Levensgevaarlijk natuurlijk. Want hoe kun je iets verhuizen als je niet weet wie en wat er allemaal bij elkaar hoort? 

Het is daarom van groot belang om de onderlinge relatie en afhankelijkheden vooraf in kaart te brengen. Welke processen maken gebruik van de bedrijfskritische applicatie? Hoe zijn deze opgebouwd? Wat zijn de afhankelijkheden? Wat is hier voor benodigd? Welke servers en services maken hier gebruik van? Zo kan ik nog wel tig vragen bedenken. Breng deze relaties en afhankelijkheden goed in kaart. Definieer ‘move-groups’ of ‘workloads’. Je ontkomt er gewoon niet aan en je kunt geen zaken los en apart  migreren.

Planning en kosten

Zodra de scope en afhankelijkheden geïnventariseerd en vastgesteld zijn kun je beginnen met het opstellen van de planning en het daarbij horende kostenplaatje. Wees niet te ambitieus en plan niet te strak. Hier zie ik het tijdens verhuizingen nog wel eens mis gaan. Natuurlijk snapt iedereen dat je de verhuizing zo snel mogelijk achter de rug wilt hebben maar dit moet niet ten koste gaan van alles.  Een te strakke planning levert uiteindelijk alleen maar veel stress, discussie en frustratie op.

Definieer vooraf per fase de kosten. Vergeet hier niet mogelijke aanpassingen op het gebied van hardware, software, netwerk en mensen in op te nemen. En blijf dit dagelijks bewaken. Uit  ervaring blijkt dat een verhuizing vaak meer kosten met zich mee brengt dan vooraf verwacht. Laat dit kostenplaatje daarom  altijd door een ervaren verhuizer dubbelchecken.

Infrastructuurproblemen

Ook een heikel punt zijn de infrastructuurproblemen. Apparatuur die al een aantal jaar onafgebroken staat te draaien kan soms moeilijk worden aan- en uitgezet. Ook is deze apparatuur over het algemeen wat kwetsbaarder. Het is daarom zaak om voorafgaand aan de verhuizing een goede back-up van de data te hebben. Definieer ook een fail/roll-back scenario.  Alleen met een goede back-up ben je er nog niet. Het aanwezig hebben van spare en swing apparatuur is ook cruciaal.  Alles wat draait kan een keer stuk gaan dus het is geen overbodige luxe om wat op de plank te hebben liggen of stand-by te hebben staan.

Netwerkverbindingen en andere problematiek

Het fysiek verhuizen van ict-omgevingen heeft nogal wat impact op de netwerkinfrastructuur. Denk hierbij aan netwerk- en internetverbindingen en connectiviteit, DNS, ip,wan, vpn’s en dergelijke. Tijdens de inventarisatiefase moet dit ook goed in kaart gebracht worden. Helaas wordt dit nog wel eens vergeten. Met alle gevolgen van dien.

Bij een verhuizing komt het geregeld voor dat er ook zaken gemigreerd dienen te worden. Dit maakt het vaak nog complexer. Dus probeer het aantal migraties te beperken. Vaak ontkom je er niet aan omdat apparatuur fysiek vervangen dient te worden. Mijn ervaring is dat je beter vooraf aan de verhuizing kan migreren dan tijdens..

Kennis, ervaring en documentatie

Zorg dat er voldoende kennis en ervaring op het gebied van verhuizingen aanwezig is. Is dit nieuw voor de organisatie huur dit dan in. Want verhuizen is en blijft een vak apart.  En al doende leert men. Dergelijke kennis kan worden ingehuurd bij ict-partijen (intergrators ) die hier in gespecialiseerd zijn.

Verhuizen is de ultieme manier van het testen van je documentatie. Mijn ervaring is dat de kwaliteit en actualiteit  van de documentatie nog wel eens te wensen over laat. En veel kennis nog bij de mensen zelf aanwezig is en niet op papier staat. Hoe voorkom je dit? Definieer een aantal testen. Welke functionaliteiten moeten het doen? Wat zijn onze eisen op basis van performance? Hoe zet ik data terug? En documenteer deze testen vooraf kort en bondig. Te veel informatie zorgt nu eenmaal voor verwarring. Goede en bijgewerkte documentatie is cruciaal bij een verhuizing. Niet alleen vooraf maar ook achteraf. Documenteer ook goed waarom er bepaalde beslissingen gemaakt zijn.

Testen- Fallback scenario

Na iedere stap in je verhuisplan dient er getest te worden. Is alle functionaliteit nog aanwezig? Werkt dit hetzelfde als voor de verhuizing? Dit zijn de twee belangrijkste vragen die je je als projectteam dient af te vragen.  Het is daarom zaak om vooraf een goed, duidelijk en functioneel testplan op te stellen. Ook is het van cruciaal belang een fall-back plan/scenario hier in op te nemen. Ervaring leert dat het bij verhuizingen nog wel anders loopt dan als vooraf verwacht. Vaak zie je dan dat er keihard gewerkt wordt om het alsnog voor elkaar te krijgen. Belangrijk daarin is om goed de energie, tijd en kosten van deze inspanning in beeld te houden. En dit wordt juist dan nog wel eens vergeten. Natuurlijk is het van belang om het weer aan de praat te krijgen maar niet tegen alle kosten. Soms is het gemakkelijker en effectiever om gebruik te maken van het fall-back-scenario.

Verhuizen blijft zoals ik al eerder aangaf, een vak apart. Ik ben daarom erg benieuwd naar jullie ervaringen, tips en trucs op het gebied van verhuizen.